Microsoft 365 veya Google Workspace yedekleniyor mu? Neler saklanır, ne kadar süreyle ve neler saklanmaz

Her iki şirket de e-postalarınızı ve dosyalarınızı çeşitli veri merkezlerindeki yedekli sistemler üzerinde çalıştırmaktadır. Bir disk, bir sunucu veya bütün bir bina arızalanırsa, siz bunu asla fark etmezsiniz. İşte bu, hizmet kullanılabilirliğidir ve her iki sağlayıcı da bu konuda mükemmeldir.

Her iki sağlayıcı da, saklama süreleri sona erdikten sonra şirketinizin kendi eylemleri nedeniyle kaybettiği verileri geri getireceğini taahhüt etmemektedir. Microsoft bunu “ortak sorumluluk” olarak tanımlamaktadır: Microsoft platformun güvenliğini sağlarken, verilerin mülkiyeti ve yedekleme kararı müşteriye aittir. Google’ın belgeleri de aynı noktayı farklı bir ifadeyle vurgulamaktadır. Onlar platformla ilgilenir, siz ise içindeki verilerle ilgilenirsiniz.

Business Plus ve Enterprise planlarına dahil olan ve Business Starter ile Standard planları için ek bir özellik olarak satılan Google Vault, Microsoft'un saklama ilkelerinin karşılığıdır: kullanıcı ne silerse silsin, e-postaları, dosyaları ve sohbetleri kuralda belirtilen süre boyunca saklar. Bu bir saklama ve yasal bekletme aracıdır; günlük bir hata için geri yükleme düğmesi değildir ve Workspace aboneliğinin kendisi iptal edilirse hiçbir şeyi korumaz.

Kendi şirketiniz için bu soruları dürüstçe yanıtlayın.

1. Bir kişinin son üç aylık e-postalarını kaybetmek zarar verir mi? Satış, finans veya yönetimdeki herhangi biri için cevap evet ise, bu bir puandır.
2. Kayıt tutmakla yükümlü müsünüz? Düzenlemeye tabi bir sektör, halka açık ya da halka açılmayı planlayan bir şirket, kayıtlarla ilgili sözleşme şartları olan kamu veya kurumsal müşteriler ya da herhangi bir vergi dairesi. Bir puan.
3. Hiç kimse çoktan silinmiş bir dosyayı ya da e-postayı istedi mi? Bir puan. Bu yine olacak.
4. Çalışanlar ayrılıyor ve işten ayrılma süreci aceleye mi geliyor? İşten ayrılma süreci bir kontrol listesine göre değil de zamanı olan kişi tarafından yürütülüyorsa, bir puan.
5. Tenant'ınıza erişiminizin olmadığı bir gün işinizi durdurur mu? Bir puan ve verilerin bir kopyasını tenant dışında tutmak için bir neden.

Sıfır ya da bir puan: Aşağıdaki yerleşik korumaları etkinleştirin ve bir yıl sonra yeniden değerlendirin. İki ya da daha fazla puan: Bir yedekleme ekleyin. Bu hizmetin maliyeti kullanıcı başına aylık birkaç dolardır; eklerden bir finans klasörünü yeniden oluşturmak için harcanacak bir öğleden sonradan çok daha azdır.

• Tenant dışında depolanır. Yedekleme sağlayıcısının kendi bulutunda ya da sizin kontrol ettiğiniz bir depolama hesabında; böylece bir tenant'ın erişiminin engellenmesi, yedeklere erişimin de engellenmesi anlamına gelmez.
• Otomatik ve en az günlük. Birinin hatırlaması gereken yedeklemeler, yedekleme değildir.
• Tek bir öğeyi geri yükler. Tek bir e-posta, tek bir dosya, tek bir sürüm; orijinal konumuna ya da bir klasöre, dakikalar içinde. Tenant genelinde geri yüklemeler nadirdir; tek öğe geri yüklemeleri her ay yapılır.
• Posta, takvimler, kişiler, OneDrive veya Drive, SharePoint veya paylaşımlı Drive'lar ile Teams veya Chat'i kapsar. Listeyi kontrol edin; bazı ürünler Teams'i veya paylaşımlı Drive'ları sessizce atlar.
• Saklama süresini siz seçersiniz. Finans ve hukuk için yedi yıl, diğer herkes için bir yıl yaygın bir uygulamadır.
• Test edilmiştir. Her çeyrekte rastgele bir öğeyi geri yükleyin ve bunu yaptığınızı yazılı olarak kaydedin. Denetçiler tam olarak bunu ister, biz de öyle.

Microsoft artık Microsoft 365 için veri miktarına göre faturalandırılan kendi yedekleme hizmetini satıyor ve Google iş ortakları da Workspace için aynısını sunuyor. Tek bir tedarikçi isteyen bir şirket için her ikisi de uygundur. Müşterilerimiz için sunduğumuz ve işlettiğimiz bağımsız bir yedekleme hizmeti ise, çoğu şirket için yedeklemenin asıl amacı olan tenant'tan ayrımı sağlar.