SF3TECHNOLOGIES
KılavuzlarKılavuzlar · Yapay zeka hazırlığı

Küçük bir şirkette ChatGPT, Claude ve Copilot'u güvenle kullanıma almak

Ekibinizi kişisel yapay zeka hesaplarından şirket hesaplarına nasıl taşıyacağınız, yapay zeka araçlarının devraldığı dosya izinlerini nasıl düzelteceğiniz ve insanların gerçekten uyacağı tek sayfalık bir politikayı nasıl yazacağınız.

8 dakikalık okumaGüncellendi

Kısa cevap

Ekibinizin kullandığı her yapay zeka aracını tek oturum açmalı şirket hesaplarına taşıyın, Copilot veya Gemini dosyalarınızı okuyabilir hale gelmeden önce dosya paylaşımını temizleyin ve kısa bir onaylı araç listesiyle tek sayfalık bir politika yayımlayın. Ardından bir pilot grupla başlayın. Bu sırayla yapıldığında yapay zeka, kimsenin göremediği kişisel hesaplarda olup biten bir şey olmaktan çıkar ve şirketinizin kontrol ettiği bir şeye dönüşür.

Asıl risk sıradan olandır

Küçük bir şirkette en yaygın yapay zeka riski, büyük bir güvenlik ihlali değildir. Birinin bir müşteri listesini, bir sözleşmeyi veya kaynak kodunu kişisel bir ChatGPT hesabına yapıştırmasıdır; şirketin bu hesapta görünürlüğü, saklama kontrolü ve o kişi ayrıldığında içeriği silme imkânı yoktur.

İkinci risk daha sessizdir. Microsoft 365 ve Google Workspace'e yerleşik asistanlar, onları kullanan kişinin zaten açabildiği her şeyi okuyabilir. Bir İK klasörü yıllar önce "herkes" ile paylaşıldıysa asistan onu bulacaktır. Bu sorunu yapay zeka yaratmaz, ama ona rastlamayı çok daha kolay hale getirir.

1. Adım: Halihazırda neyin kullanıldığını öğrenin

Çoğu şirket cevaba şaşırır. Herhangi bir seçim yapmadan önce:

  • Ekibinize, kimseyi suçlamadan, hangi yapay zeka araçlarını ne için kullandıklarını sorun
  • Çalışanların iş hesaplarına hangi yapay zeka uygulamalarını bağladığını kontrol edin (Microsoft Entra'da Kurumsal uygulamalar altında veya Google Yönetici konsolunda uygulama erişim kontrolü altında)
  • Gider raporlarını ve şirket kartlarını yapay zeka abonelikleri açısından gözden geçirin
  • Bu araçlara ne tür veri girdiğini not edin: müşteri verileri, finansal veriler, kişisel veriler, kod veya sözleşmeler

2. Adım: Araçları seçin ve şirket hesaplarına geçin

Yalnızca birini seçmek zorunda değilsiniz. Birçok şirket iki araç kullanır; örneğin Microsoft 365 içinde Copilot, yazma ve analiz için de ChatGPT veya Claude. Önemli olan, her aracın sahibi belli bir şirket çalışma alanı olmasıdır.

AraçKurumsal planlarEn uygun olduğu işlerKullanıma almadan önce kontrol edin
ChatGPTBusiness (eski adıyla Team), EnterpriseGenel yazı, analiz ve araştırmaSSO, çalışma alanı saklama ayarları, hangi bağlayıcılara ve özel GPT'lere izin verildiği
ClaudeTeam, EnterpriseUzun belgeler, titiz analiz, kodlamaSSO, saklama, hangi bağlayıcılara ve entegrasyonlara izin verildiği
Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 iş planları için eklentiOutlook, Word, Excel, Teams ve SharePoint içinde çalışmaSharePoint ve OneDrive genelinde dosya paylaşımı ve izinler
Google Workspace için GeminiWorkspace planlarına dahil veya eklenti olarakGmail, Dokümanlar, E-Tablolar ve Drive içinde çalışmaDrive paylaşımı, ortak drive'lar ve harici paylaşım

OpenAI, Anthropic, Microsoft ve Google, bu planlardaki iş verilerinin varsayılan olarak modellerini eğitmek için kullanılmadığını belirtir. Kişisel hesaplardan çıkmanın asıl nedeni budur. Planlar ve adları sık değiştiği için imza atmadan önce her sağlayıcının güncel koşullarını okuyun.

Her araç için:

  • Sahibi şirketinizden biri olan tek bir şirket çalışma alanı oluşturun
  • Oturum açmayı Microsoft Entra ID veya Google Workspace'e bağlayın; böylece biri ayrıldığı gün erişimi de sona erer
  • Sohbetler ve yüklenen dosyalar için bir saklama kuralı belirleyin
  • Hangi bağlayıcıların, eklentilerin ve aracıların şirket verilerine ulaşabileceğine karar verin, gerisini kapatın
  • Kişisel hesapları düzenli bir şekilde kapatın: insanların ihtiyaç duyduklarını taşıyın, gerisini silin

3. Adım: Araçların devraldıklarını düzeltin

Copilot ve Gemini mevcut izinlerinize uyar. Bu hem iyi hem kötü bir haber. Kullanıma açılmadan önce:

  • Tüm şirketle veya "bağlantıya sahip olan herkes" ile paylaşılmış dosyaları ve siteleri bulun
  • İK, finans ve hukuktan başlayın, sonra diğer alanlara geçin
  • Artık ihtiyacı olmayan kişilerin erişimini kaldırın
  • Microsoft 365'te en hassas dosyalar için hassasiyet etiketleri ve veri kaybı önleme kuralları ekleyin, SharePoint'in aşırı paylaşım raporlarını kullanın
  • Google Workspace'te ortak drive'ları ve harici paylaşım ayarlarını gözden geçirin

Bu temizlik, yapay zeka olmasa bile yapmaya değer. Bir hesap ele geçirilirse zararı azaltan iş de tam olarak budur.

4. Adım: Tek sayfalık bir politika ve bir pilot uygulama

Kimsenin okumadığı bir politika kimseyi korumaz. Bir sayfada tutun:

  • Onaylı araçlar. Kısa liste ve yeni bir aracın nasıl talep edileceği.
  • Asla yapıştırılmayacaklar. Parolalar, onaylı araçlar dışında müşterilerin kişisel verileri, sağlık veya bordro verileri ve araç bunun için onaylanmadıkça gizlilik sözleşmesi (NDA) kapsamındaki her şey.
  • Çıktıyı kontrol edin. Yapay zeka kendinden emin bir şekilde hata yapar. Gönderen kişi, gönderdiğinden sorumludur.
  • Önemli olduğunda belirtin. Müşterilerin veya iş arkadaşlarınızın güveneceği bir şeyi yapay zeka ürettiyse bunu onlara söyleyin.
  • Kime sorulacağı. Sorular için tek bir isim veya tek bir posta kutusu.

Ardından farklı ekiplerden beş ila on kişilik bir pilot grubu eğitin. Neyin işe yaradığını ve neyin kafalarını karıştırdığını toplayın, ayarları ve politikayı düzeltin ve ancak ondan sonra tüm şirkete açın.

Düzeni koruyun

  • Yapay zeka erişimini, işten ayrılma sürecinde e-posta ve dosya erişimiyle aynı adımda kaldırın
  • Pazar hızla değiştiği için yeni yapay zeka araçlarını ve bağlayıcıları her çeyrek gözden geçirin
  • Sağlayıcıların her büyük güncellemesinden sonra saklama ve paylaşım ayarlarını kontrol edin
  • Hangi aracı kimin ve neden onayladığına dair kısa bir kayıt tutun

Düzenlemeye tabi veya hassas işler

Kontrolünüzden asla çıkmaması gereken hukuk, finans, sağlık ve mühendislik işleri için özel seçenekleri değerlendirin: daha sıkı veri kontrolleri olan kurumsal planlar veya kendi ortamınızda barındırılan yapay zeka modelleri. Bunları işletmek daha fazla emek ister, bu yüzden gerçekten ihtiyaç duyan işlere ayırın.

Avrupa Birliği'nde çalışanlarınız varsa AB Yapay Zeka Yasası, yapay zeka kullanan şirketlerden çalışanlarının yeterli düzeyde yapay zeka okuryazarlığına sahip olmasını sağlamalarını şimdiden bekliyor. Kısa bir eğitim oturumu ve tek sayfalık politika, bunu göstermek için büyük ölçüde yeterlidir.

SSS

Bize sorulan sorular

Kurucuların ve finans yöneticilerinin bize en sık sorduklarına kısa cevaplar.

Bize başka bir şey sorun

Bir iş planında, kişisel hesaplara göre çok daha güvenlidir. ChatGPT Business ve Enterprise şirkete yönetici kontrolleri, tek oturum açma ve saklama ayarları sunar; OpenAI da bu planlardaki iş verilerinin varsayılan olarak modellerini eğitmek için kullanılmadığını belirtir.

SF3 Technologies nasıl yardımcı olur

ChatGPT, Claude, Copilot ve Gemini'yi yönetici kontrolleriyle şirket hesaplarında kurar, bu araçların devraldığı izinleri temizler ve ekibinize gerçekten uyacakları kısa bir politika veririz. SF3 Technologies, Microsoft AI Cloud Partner Program üyesidir ve hiçbirini kayırmadan tüm platformlar hakkında danışmanlık verir. Her çalışma alanı şirketinizin adına oluşturulur ve özel yönetici hesapları aracılığıyla kendi Microsoft 365 veya Google Workspace ortamınızın içinden yönetilir.

Yapay zeka hazırlık kontrolü talep edinYapay zeka hazırlığı

Bu kılavuz genel bilgi amaçlıdır; hukuki tavsiye değildir. Sağlayıcıların planları ve koşulları sık değişir, bu yüzden satın almadan önce her sağlayıcının güncel koşullarını kontrol edin.