마이크로소프트와 구글은 서비스를 지속적으로 운영해 주고 휴지통 기능과 버전 이력도 제공하지만, 두 서비스 모두 회계사나 보험사가 말하는 의미에서의 ‘백업’은 아닙니다. 이 글에서는 이들 서비스가 어떤 데이터를 얼마나 오래 보관하는지, 어떤 부분이 부족한지, 그리고 귀사에 추가적인 조치가 필요한지 판단하는 방법을 살펴보겠습니다.
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마이크로소프트와 구글은 서비스를 계속 운영합니다. 데이터를 되찾는 일은 함께 나누어 맡는 일입니다.
두려움에 휩쓸리지 말고 결과에 따라 결정하세요. 3개월 치의 이메일이나 재무 관련 폴더를 잃어버리면 큰 문제가 된다면 백업해 두세요. 별일 아니라고 생각된다면, 기본 제공되는 도구와 보존 정책만으로도 충분할 수 있습니다.
두 회사 모두 여러 데이터 센터에 구축된 이중화된 시스템에서 사용자의 이메일과 파일을 운영합니다. 디스크나 서버, 심지어 건물 전체에 장애가 발생하더라도 사용자는 전혀 눈치채지 못합니다. 이것이 바로 가용성이며, 두 공급업체 모두 이 부분에서 탁월한 역량을 갖추고 있습니다.
두 공급업체 모두 보존 기간이 만료된 후 귀사가 자체적인 조치로 인해 손실한 데이터를 복구해 주겠다고 약속하지 않습니다. 마이크로소프트는 이를 ‘공동 책임’으로 설명합니다. 즉, 마이크로소프트는 플랫폼을 보호하고, 고객은 자신의 데이터와 백업 여부를 결정할 권한을 갖는다는 것입니다. 구글의 문서에서도 다른 표현을 사용해 동일한 점을 강조하고 있습니다. 구글은 플랫폼을 관리하고, 귀사는 그 안에 있는 데이터를 관리해야 한다는 것입니다.
| 무슨 일이 있었나 | 무엇이 구해 주는가 | 얼마나 오래 |
|---|---|---|
| 삭제한 이메일 | ‘삭제된 항목’ 폴더, 그다음 ‘복구 가능한 항목’ | ‘삭제된 항목’을 비울 때까지, 그 후 기본적으로 14일 동안 보관되며 관리자가 이 기간을 30일로 늘릴 수 있습니다 |
| OneDrive 또는 SharePoint에서 삭제한 파일 | 휴지통, 그리고 2차 휴지통 | 총 93일 |
| 덮어쓴 파일 | 버전 이력 | SharePoint 및 OneDrive에서 기본적으로 500개 버전 |
| 랜섬웨어가 동기화된 파일을 암호화함 | ‘OneDrive 복원’과 SharePoint의 동일한 ‘이 라이브러리 복원’ 옵션으로 모든 내용을 특정 날짜로 되돌립니다 | 공격 발생 후 30일 이내 |
| 삭제한 전체 사용자 계정 | 해당 계정은 삭제된 상태로 남아 있으며, 사서함과 OneDrive와 함께 복원할 수 있습니다 | 삭제 후 30일 |
| 라이선스가 제거된 후 퇴사자의 사서함 | 보존 정책으로 사서함을 비활성 상태로 만들거나 먼저 공유 사서함으로 변환하지 않은 경우, 30일의 유예 기간 | 라이선스 제거 후 30일, 그 다음 삭제됩니다 |
| Teams 채팅 및 채널 메시지 | 숨겨진 사서함 폴더에 보관되며, 관리자만 복구할 수 있습니다 | 보존 정책을 따릅니다. 삭제된 팀은 30일 동안 복원할 수 있습니다 |
두 가지 사항을 알아두면 좋습니다. 14일간의 사서함 보관 기간은 기본 설정이며, 이를 30일로 늘리는 데는 관리자가 2분 정도면 충분합니다. 또한 Business Premium 및 E3 또는 E5 요금제에 포함된 보존 정책을 활용하면, 사용자가 삭제한 모든 항목을 1년, 3년 또는 7년 동안 보관할 수 있습니다. 이 경우 사용자에게는 해당 항목이 보이지 않지만, 관리자는 이를 검색할 수 있습니다. 이는 삭제로부터의 실질적인 보호 수단이지만, 로그인할 수 없는 테넌트의 경우에는 적용되지 않습니다.
| 무슨 일이 있었나 | 무엇이 구해 주는가 | 얼마나 오래 |
|---|---|---|
| 삭제한 이메일 | 휴지통, 그다음 관리자의 복원 도구 | 휴지통에 30일, 그 후 관리자가 최대 25일 추가 |
| 드라이브에서 삭제한 파일 | 휴지통, 그다음 관리자의 복원 도구 | 휴지통에 30일, 그 후 관리자가 최대 25일 추가 |
| 덮어쓴 파일 | Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션의 버전 기록; 기타 파일의 경우 최대 100개 버전 또는 30일 | 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션: 사실상 무제한. 업로드된 파일: 특정 버전을 고정하지 않는 한 30일 |
| 사용자 계정 전체 삭제 | 관리자가 메일과 드라이브와 함께 사용자를 복원할 수 있습니다 | 삭제 후 20일 |
| 퇴사자의 파일 | 사용자를 삭제할 때 소유권을 이전하거나, 먼저 공유 드라이브로 이동하십시오 | 이전하지 않은 경우 계정과 함께 삭제됩니다 |
| 랜섬웨어가 동기화된 파일을 암호화했습니다 | 드라이브 전체 롤백은 없으며, 버전 기록에서 파일을 하나씩 복원해야 합니다 | 업로드된 파일은 30일 |
| 채팅 메시지 | Vault를 사용 중인 경우, Vault 보존 정책을 따릅니다 | Business Plus 및 Enterprise에 포함되어 있으며, Starter 및 Standard에서는 추가 기능으로 제공됩니다 |
Business Plus 및 Enterprise 요금제에 포함되어 있고 Business Starter 및 Standard 요금제에서는 추가 기능으로 판매되는 Google Vault는 Microsoft의 보존 정책에 해당하는 기능입니다. 이 기능은 사용자가 무엇을 삭제하든 상관없이, 규칙에 명시된 기간 동안 메일, 파일 및 채팅 기록을 보관합니다. 이는 보존 및 법적 보존을 위한 도구일 뿐, 일상적인 실수를 되돌리기 위한 복원 버튼이 아니며, Workspace 구독 자체가 해지될 경우 어떠한 데이터도 보호하지 않습니다.
자사 상황을 고려하여 다음 질문에 솔직하게 답변해 주십시오.
0점 또는 1점: 아래의 기본 제공 보호 기능을 활성화하고 1년 후에 다시 확인하세요. 2점 이상: 백업을 추가하세요. 이 서비스 요금은 사용자당 월 몇 달러로, 첨부 파일로 재무 폴더를 복구하는 데 드는 오후 한나절보다 훨씬 저렴합니다.
Microsoft는 이제 데이터 양에 따라 요금을 매기는 자체 Microsoft 365 백업 서비스를 판매하고, Google의 파트너들도 Workspace용으로 같은 것을 제공합니다. 공급업체 하나를 원하는 회사라면 둘 다 괜찮습니다. 저희가 고객을 위해 제공하고 운영하는 독립적인 백업 서비스는 테넌트와의 분리를 더해 주며, 대부분의 회사에게 그것이 바로 백업의 목적입니다.
Microsoft는 자사 측 장애로부터 서비스를 보호하고, 휴지통, 버전 기록, 삭제된 계정을 복원할 수 있는 30일을 제공합니다. 그 기간이 지나면 회사가 삭제한 데이터를 복구해 주겠다고 약속하지 않으며, 데이터 보호를 공동 책임으로 설명하고, 이제 자체 백업 서비스를 판매합니다. Business Premium에 포함된 보존 정책은 테넌트 내부의 공백을 상당 부분 메워 줍니다.
Google은 서비스를 계속 운영하면서 휴지통에 30일, 관리자가 메일과 파일을 복원할 수 있는 약 25일, 삭제된 사용자를 복원할 수 있는 20일을 제공합니다. 그 이후에는 Business Plus 이상에 포함되거나 하위 요금제에 추가할 수 있는 Vault 보존 규칙이 여러분이 설정한 기간 동안 데이터를 보관합니다. 랜섬웨어 이후 드라이브 전체를 롤백하는 기능은 없습니다.
지운 편지함을 비울 때까지 보관되고, 그 후 기본적으로 복구 가능한 항목에 14일간 보관됩니다. 관리자는 이를 30일로 늘릴 수 있고, 보존 정책을 사용하면 사용자에게 보이지 않게 삭제된 메일을 수년간 보관할 수 있습니다.
드라이브 휴지통에 30일간 보관되고, 그 후 관리자가 관리 콘솔에서 최대 25일 더 복원할 수 있습니다. 그 이후에는 Vault 보존이나 백업에 사본이 없는 한 사라집니다.
Microsoft 365에서는 라이선스가 제거된 후 30일 동안 사서함 데이터가 보관된 뒤 삭제됩니다. 단, 먼저 보존 정책으로 비활성 사서함으로 만들거나 라이선스가 필요 없는 공유 사서함으로 전환하면 예외입니다. Google Workspace에서는 사용자를 삭제하기 전에 파일 소유권을 이전하고 위임 또는 전달 사서함을 설정하세요. 그렇지 않으면 20일 후 데이터가 계정과 함께 사라집니다.
기록을 보관해야 하거나, 아찔한 순간을 겪었거나, 잃어버린 폴더를 기억만으로 복원할 수 없다면 대체로 그렇습니다. 비용은 사용자당 월 몇 달러입니다. 어느 것도 해당되지 않는다면 위의 보존 정책과 휴지통 설정을 켜고 내년에 다시 검토하세요.
저희는 여러분의 Microsoft 365 또는 Google Workspace에서 보존 정책, 휴지통 보관 기간, 퇴사 처리 절차를 설정하여 기본 제공 보호 기능이 최대한 발휘되도록 합니다. 백업이 필요한 경우에는 여러분의 환경을 위한 백업 서비스를 제공하며, 데이터는 테넌트 외부에 저장되고, 팀별로 보존 기간을 선택하며, 분기별 복원 테스트를 여러분과 함께 진행합니다. 여러분의 테넌트와 계정은 여러분의 것으로 남으며, 전용 관리자 액세스를 통해 관리됩니다.
보존 기간은 2026년 10월 기준 Microsoft와 Google이 공개한 기본값이며, 여러분의 테넌트에서는 다를 수 있습니다. 이에 의존하기 전에 자신의 설정을 확인하세요.