Создаются ли резервные копии данных Microsoft 365 или Google Workspace? Что сохраняется, как долго и что не сохраняется

Обе компании обеспечивают работу вашей электронной почты и файлов на резервированных системах, размещенных в нескольких центрах обработки данных. Даже если выйдет из строя диск, сервер или целое здание, вы этого даже не заметите. В этом и заключается доступность, и оба поставщика отлично с этим справляются.

Ни один из поставщиков не обещает восстановить данные, утраченные вашей компанией в результате её собственных действий, по истечении сроков их хранения. Microsoft описывает это как «совместную ответственность»: компания обеспечивает безопасность платформы, а клиент является владельцем своих данных и самостоятельно принимает решение об их резервном копировании. В документации Google этот же принцип сформулирован другими словами. Они заботятся о платформе, а вы заботитесь о данных, хранящихся на ней.

Google Vault, входящий в тарифные планы Business Plus и Enterprise и продаваемый в качестве дополнения к тарифам Business Starter и Standard, является аналогом политик хранения данных Microsoft: он сохраняет письма, файлы и чаты в течение срока, установленного правилом, независимо от того, что удаляет пользователь. Это инструмент для хранения данных и юридического удержания информации, а не кнопка восстановления для исправления повседневных ошибок, и он не обеспечивает никакой защиты в случае отмены самой подписки на Workspace.

Ответьте на эти вопросы честно, исходя из ситуации в вашей компании.

1. Станет ли проблемой потеря писем одного человека за последние три месяца? Если ответ «да» для кого-либо из отдела продаж, финансов или руководства, это один балл.
2. Обязаны ли вы хранить документацию? Регулируемая отрасль, публичная компания или компания, планирующая ею стать, государственные или корпоративные клиенты с договорными требованиями к документации, либо любой налоговый орган. Один балл.
3. Кто-нибудь когда-нибудь просил файл или письмо, которых уже не было? Один балл. Это повторится.
4. Сотрудники уходят, а их увольнение оформляется в спешке? Если увольнение оформляет тот, у кого есть время, а не по контрольному списку, один балл.
5. Остановит ли бизнес один день без доступа к вашему тенанту? Один балл, и причина хранить копию данных за пределами тенанта.

Ноль или один балл: включите перечисленные ниже встроенные средства защиты и проверьте ситуацию через год. Два или более баллов: добавьте резервное копирование. Услуга обходится в несколько долларов на пользователя в месяц, что гораздо дешевле одного дня, потраченного на восстановление папки с финансовыми документами из вложений.

• Хранится за пределами тенанта. В собственном облаке поставщика резервного копирования или в учетной записи хранилища, которую вы контролируете, чтобы заблокированный тенант не означал заблокированные резервные копии.
• Автоматически и не реже одного раза в день. Резервные копии, о которых кто-то должен помнить, это не резервные копии.
• Восстанавливает отдельный элемент. Одно письмо, один файл, одна версия, обратно на исходное место или в папку, за считанные минуты. Восстановление всего тенанта случается редко; восстановление отдельных элементов происходит каждый месяц.
• Охватывает почту, календари, контакты, OneDrive или Диск, SharePoint или общие диски, а также Teams или Chat. Проверьте список: некоторые продукты незаметно пропускают Teams или общие диски.
• Срок хранения выбираете вы. Семь лет для финансов и юристов, один год для всех остальных, это типичная схема.
• Проверена. Каждый квартал восстанавливайте один случайный элемент и фиксируйте, что вы это сделали. Аудиторы просят именно об этом, и мы тоже.

Microsoft теперь продает собственный сервис резервного копирования для Microsoft 365, оплачиваемый по объему данных, а партнеры Google предлагают то же самое для Workspace. Оба варианта подходят компании, которая хочет иметь одного поставщика. Независимый сервис резервного копирования, который мы предоставляем и обслуживаем для наших клиентов, добавляет отделение от тенанта, что для большинства компаний и является смыслом резервного копирования.