SF3TECHNOLOGIES
РуководстваРуководства · Готовность к ИИ

Как безопасно внедрить ChatGPT, Claude и Copilot в небольшой компании

Как перевести команду с личных ИИ-аккаунтов на корпоративные, исправить права доступа к файлам, которые наследуют ИИ-инструменты, и написать одностраничную политику, которой люди действительно будут следовать.

8 минут чтенияОбновлено

Краткий ответ

Переведите все ИИ-инструменты, которыми пользуется команда, на корпоративные аккаунты с единым входом, наведите порядок в общем доступе к файлам до того, как Copilot или Gemini смогут их читать, и опубликуйте одностраничную политику с коротким списком одобренных инструментов. Затем начните с пилотной группы. Если действовать в таком порядке, ИИ становится тем, что контролирует ваша компания, а не тем, что происходит в личных аккаунтах, которых никто не видит.

Реальный риск вполне обыденный

Самый распространённый риск ИИ в небольшой компании это не громкая утечка. Это сотрудник, который вставляет список клиентов, договор или исходный код в личный аккаунт ChatGPT, где у компании нет ни видимости, ни контроля над хранением, ни возможности удалить эти данные, когда человек уходит.

Второй риск менее заметен. Ассистенты, встроенные в Microsoft 365 и Google Workspace, могут прочитать всё, что их пользователь и так может открыть. Если несколько лет назад папка отдела кадров была открыта «всем», ассистент её найдёт. Эту проблему создаёт не ИИ, но с ним на неё гораздо проще наткнуться.

Шаг 1. Выясните, что уже используется

Ответ удивляет большинство компаний. Прежде чем что-то выбирать:

  • Спросите команду, без поиска виноватых, какими ИИ-инструментами люди пользуются и для чего
  • Проверьте, какие ИИ-приложения сотрудники подключили к своим рабочим учётным записям (в Microsoft Entra в разделе «Корпоративные приложения» или в консоли администратора Google в разделе управления доступом приложений)
  • Просмотрите отчёты о расходах и выписки по корпоративным картам на предмет подписок на ИИ-сервисы
  • Отметьте, какие данные туда попадают: данные клиентов, финансовые данные, персональные данные, код или договоры

Шаг 2. Выберите инструменты и перейдите на корпоративные аккаунты

Выбирать только один не обязательно. Многие компании используют два, например Copilot внутри Microsoft 365 плюс ChatGPT или Claude для текстов и анализа. Важно, чтобы каждый инструмент был корпоративным рабочим пространством с владельцем.

ИнструментБизнес-планыДля чего подходитЧто проверить перед запуском
ChatGPTBusiness (ранее Team), EnterpriseТексты, анализ и исследования общего характераSSO, настройки хранения в рабочем пространстве, какие коннекторы и пользовательские GPT разрешены
ClaudeTeam, EnterpriseДлинные документы, вдумчивый анализ, программированиеSSO, хранение данных, какие коннекторы и интеграции разрешены
Microsoft 365 CopilotДополнение к бизнес-планам Microsoft 365Работа в Outlook, Word, Excel, Teams и SharePointОбщий доступ к файлам и права доступа в SharePoint и OneDrive
Gemini для Google WorkspaceВходит в планы Workspace или подключается к нимРабота в Gmail, Docs, Sheets и DriveОбщий доступ в Drive, общие диски и внешний доступ

OpenAI, Anthropic, Microsoft и Google заявляют, что бизнес-данные в этих планах по умолчанию не используются для обучения их моделей. Это главная причина уходить с личных аккаунтов. Перед подписанием ознакомьтесь с актуальными условиями каждого поставщика, потому что планы и их названия часто меняются.

Для каждого инструмента:

  • Создайте одно корпоративное рабочее пространство с владельцем в вашей компании
  • Подключите вход через Microsoft Entra ID или Google Workspace, чтобы доступ прекращался в тот же день, когда сотрудник уходит
  • Задайте правило хранения для чатов и загруженных файлов
  • Решите, каким коннекторам, плагинам и агентам разрешено обращаться к данным компании, а остальные отключите
  • Упорядоченно закройте личные аккаунты: перенесите то, что людям нужно, остальное удалите

Шаг 3. Исправьте то, что инструменты наследуют

Copilot и Gemini соблюдают ваши текущие права доступа. Это и хорошая, и плохая новость. До запуска:

  • Найдите файлы и сайты, открытые для всей компании или для «всех, у кого есть ссылка»
  • Начните с отдела кадров, финансов и юристов, затем двигайтесь дальше
  • Отзовите доступ у тех, кому он больше не нужен
  • В Microsoft 365 добавьте метки конфиденциальности и правила предотвращения потери данных для самых чувствительных файлов и используйте отчёты SharePoint об избыточном общем доступе
  • В Google Workspace проверьте общие диски и настройки внешнего доступа

Эту чистку стоит провести даже без ИИ. Это та же работа, которая уменьшает ущерб, если учётную запись когда-нибудь взломают.

Шаг 4. Одностраничная политика и пилот

Политика, которую никто не читает, никого не защищает. Уложитесь в одну страницу:

  • Одобренные инструменты. Короткий список и порядок запроса нового инструмента.
  • Что никогда не вставлять. Пароли, персональные данные клиентов вне одобренных инструментов, медицинские и зарплатные данные, всё, что подпадает под NDA, если инструмент не одобрен для таких данных.
  • Проверяйте результат. ИИ ошибается уверенно. Ответственность несёт тот, кто отправляет результат.
  • Говорите, когда это важно. Сообщайте клиентам или коллегам, если то, на что они будут опираться, подготовил ИИ.
  • К кому обращаться. Одно имя или один почтовый ящик для вопросов.

Затем обучите пилотную группу численностью от пяти до десяти человек из разных команд. Соберите, что сработало и что вызвало у людей вопросы, скорректируйте настройки и политику и только после этого открывайте доступ всей компании.

Поддерживайте порядок

  • Отключайте доступ к ИИ-инструментам на том же этапе увольнения, что и доступ к почте и файлам
  • Каждый квартал пересматривайте новые ИИ-инструменты и коннекторы, потому что рынок меняется быстро
  • Проверяйте настройки хранения и общего доступа после каждого крупного обновления от поставщика
  • Ведите короткую запись о том, кто одобрил какой инструмент и почему

Регулируемая или конфиденциальная работа

Для юридической, финансовой, медицинской и инженерной работы, которая никогда не должна выходить из-под вашего контроля, рассмотрите частные варианты: корпоративные планы с более строгим контролем данных или ИИ-модели, размещённые в вашей собственной среде. Их сложнее поддерживать, поэтому оставьте их для задач, которым это действительно нужно.

Если у вас есть сотрудники в Европейском союзе, Регламент ЕС об ИИ (EU AI Act) уже требует от компаний, использующих ИИ, обеспечить достаточный уровень ИИ-грамотности своих сотрудников. Короткое обучение и одностраничная политика во многом помогают это подтвердить.

Часто задаваемые вопросы

Вопросы, которые нам задают

Короткие ответы на вопросы, которые основатели и финансовые руководители задают нам чаще всего.

Задайте нам другой вопрос

На бизнес-плане намного безопаснее, чем в личных аккаунтах. ChatGPT Business и Enterprise дают компании административный контроль, единый вход и настройки хранения, а OpenAI заявляет, что бизнес-данные в этих планах по умолчанию не используются для обучения её моделей.

Чем поможет SF3 Technologies

Мы настраиваем ChatGPT, Claude, Copilot и Gemini на корпоративных аккаунтах с административным контролем, наводим порядок в правах доступа, которые наследуют эти инструменты, и даём вашей команде короткую политику, которой она будет следовать. SF3 Technologies является участником Microsoft AI Cloud Partner Program и консультирует по всем платформам без предпочтения какой-либо из них. Каждое рабочее пространство создаётся на имя вашей компании и управляется изнутри вашего собственного Microsoft 365 или Google Workspace через выделенные учётные записи администратора.

Запросите проверку готовности к ИИГотовность к ИИ

Это руководство носит общий информационный характер и не является юридической консультацией. Планы и условия поставщиков часто меняются, поэтому перед покупкой проверьте актуальные условия каждого поставщика.