Cách nhận biết email lừa đảo và phải xử lý như thế nào

1. Thực sự thì nó đến từ ai? Nhấn hoặc di chuột qua tên người gửi để hiển thị địa chỉ. Hãy chú ý đến các tên miền trông giống nhau (một từ thừa, một chữ cái bị hoán đổi, .co thay vì .com), địa chỉ miễn phí tự xưng là của công ty, hoặc tên đồng nghiệp xuất hiện trên một địa chỉ lạ.
2. Nó muốn gì? Các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) hầu như luôn yêu cầu một trong năm điều sau: mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập, tiền hoặc thẻ quà tặng, thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng, mở tệp đính kèm, hoặc tạo cảm giác khẩn cấp và bí mật ("hôm nay", "đừng nói với ai", "tài khoản của bạn sẽ bị đóng").
3. Các liên kết này dẫn đến đâu? Trên máy tính, hãy di chuột qua liên kết và xem địa chỉ ở góc cửa sổ. Trên điện thoại, hãy nhấn và giữ liên kết để xem trước. Một thông báo từ Microsoft dẫn đến một tên miền mà bạn chưa từng thấy, hoặc một liên kết rút gọn, chính là dấu hiệu nhận biết.
4. Bạn có ngờ tới điều này không? Một hóa đơn từ nhà cung cấp mà bạn không sử dụng, một tin nhắn thoại mà bạn chưa bao giờ nhận được qua email, một tài liệu được chia sẻ từ người không bao giờ chia sẻ tài liệu, một đơn hàng giao hàng mà bạn không đặt.
5. Điều này có phá vỡ mô hình thông thường không? Một nhà cung cấp thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng qua email, sếp yêu cầu một việc bất thường và khẩn cấp, Microsoft hoặc Google yêu cầu bạn xác minh tài khoản qua một liên kết. Các công ty và sếp thực sự không làm việc theo cách đó.

1. Không nhấp vào, trả lời hoặc chuyển tiếp email này cho đồng nghiệp. Việc chuyển tiếp làm phân tán rủi ro và loại bỏ bằng chứng mà bộ phận CNTT cần.
2. Báo cáo từ Outlook. Chọn tin nhắn, chọn "Báo cáo" trên thanh công cụ, sau đó chọn "Báo cáo lừa đảo". Nút này cũng có sẵn trong Outlook trên web, Outlook mới cho Windows, Outlook cho Mac và các ứng dụng trên iPhone và Android, miễn là công ty của bạn đã kích hoạt tính năng này. Tin nhắn sẽ bị xóa và một bản sao sẽ được gửi đến đội ngũ CNTT của bạn và Microsoft.
3. Báo cáo từ Gmail. Mở tin nhắn, nhấp vào ba chấm bên cạnh "Trả lời" và chọn "Báo cáo lừa đảo". Trong ứng dụng Gmail, hãy sử dụng ba chấm ở góc trên bên phải của tin nhắn. Google sẽ nhận được bản sao và quản trị viên Workspace của bạn có thể xem báo cáo này.
4. Xác minh bằng cách khác. Nếu tin nhắn tự xưng là từ nhà cung cấp, đồng nghiệp hoặc ngân hàng của bạn, hãy gọi đến số điện thoại mà bạn đã có sẵn hoặc trực tiếp đến gặp họ. Đừng bao giờ sử dụng số điện thoại hoặc địa chỉ trả lời trong tin nhắn.
5. Nếu bạn đã nhấp vào hoặc nhập mật khẩu, hãy hành động trong vòng một giờ. Hãy thay đổi mật khẩu từ một thiết bị mà bạn tin cậy, không chấp nhận bất kỳ yêu cầu xác thực nào từ ứng dụng Authenticator mà bạn không khởi tạo, và thông báo ngay cho bộ phận CNTT. Nếu bạn đã mở tệp đính kèm, hãy ngắt kết nối Wi-Fi và gọi điện ngay. Nếu có liên quan đến tiền bạc, hãy gọi cho nhà cung cấp và ngân hàng của bạn ngay trong ngày; thời hạn xử lý chỉ tính bằng giờ.

Những người báo cáo kịp thời chính là lá chắn tốt nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có được. Một đội ngũ CNTT chuyên nghiệp sẽ cảm ơn bạn ngay cả khi đó là báo động giả và tuyệt đối không bao giờ khiến bạn cảm thấy ngượng ngùng khi đó là báo động thật.