Đưa AI lên tài khoản công ty, không phải tài khoản cá nhân.

Tài khoản công ty thay cho tài khoản cá nhân

Rủi ro AI phổ biến nhất ở một công ty nhỏ không phải là một vụ xâm nhập. Đó là một nhân viên dán danh sách khách hàng, một hợp đồng hoặc mã nguồn vào tài khoản ChatGPT cá nhân, nơi công ty không thể nhìn thấy, không kiểm soát được việc lưu giữ và không có cách nào xóa khi người đó nghỉ việc.

ChatGPT Business, gói trước đây được bán với tên ChatGPT Team, và ChatGPT Enterprise giải quyết phần lớn vấn đề đó. OpenAI tuyên bố rằng dữ liệu doanh nghiệp trên các gói này theo mặc định không được dùng để huấn luyện mô hình của họ. Quản trị viên có một bảng điều khiển với phân tích không gian làm việc, cài đặt danh tính và truy cập, quyền và vai trò, kiểm soát lưu giữ và đăng nhập một lần SAML; Enterprise bổ sung xác minh tên miền, cấp phát SCIM và một Compliance API cho nhật ký kiểm toán. Chúng tôi thiết lập không gian làm việc, kết nối nó với danh tính Microsoft Entra hoặc Google của bạn, quyết định ai được cấp chỗ, rồi đóng các tài khoản cá nhân một cách có trật tự: dữ liệu mọi người cần được chuyển sang, phần còn lại bị xóa.

Các gói Claude Team và Enterprise của Anthropic hoạt động theo cùng cách. Nội dung theo mặc định không được dùng để huấn luyện mô hình, cả hai gói đều hỗ trợ đăng nhập một lần, và Enterprise bổ sung SCIM, thu nhận tên miền, nhật ký kiểm toán, truy cập theo vai trò và một API tuân thủ. Nếu kỹ sư, luật sư hoặc chuyên viên phân tích của bạn ưa dùng Claude, chúng tôi thiết lập nó với cùng kỷ luật thay vì để nó tồn tại trong bóng tối.

AI bên trong dữ liệu bạn đã có

Gemini cho Google Workspace và Microsoft 365 Copilot khác với một cửa sổ trò chuyện. Chúng đọc thư, tệp và các cuộc trò chuyện mà một người vốn đã có quyền mở, nghĩa là chúng cũng làm lộ ra mọi thứ đã được chia sẻ quá rộng trong nhiều năm.

Về phía Google, chúng tôi rà soát quyền trên Drive, các bộ nhớ dùng chung đã phình to ngoài tầm kiểm soát, cài đặt chia sẻ liên kết mặc định và chia sẻ ra bên ngoài trước khi bất kỳ ai bật Gemini, và chúng tôi thí điểm với một nhóm nhỏ trước.

Về phía Microsoft, chúng tôi thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng cho Copilot: dữ liệu của bạn nằm ở đâu, ai mở được, và điều gì sẽ hiện ra ngay ngày đầu. Sau đó chúng tôi dọn dẹp chia sẻ quá mức trên SharePoint và OneDrive, bắt đầu từ nhân sự, tài chính và pháp lý, áp dụng nhãn độ nhạy cảm Microsoft Purview để nội dung mật vẫn được giữ mật ngay cả khi Copilot nhìn thấy nó, và thiết lập ngăn mất dữ liệu để mọi người không thể dán hoặc gửi những gì chính sách cấm. Một đối tượng thuê có phân quyền đúng sẽ an toàn hơn, dù bạn có mua giấy phép Copilot hay không.

Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat và Grok

Nhân viên của bạn sẽ không dừng lại ở bốn công cụ, nên chúng tôi cũng vậy. Với mỗi công cụ, chúng tôi trả lời cùng ba câu hỏi: có tài khoản doanh nghiệp với quyền kiểm soát quản trị không, bạn có cần nó không, và những nhân viên tiếp tục dùng bản miễn phí cần biết gì.

• Perplexity: được các đội bán hàng và nghiên cứu ưa chuộng. Perplexity Enterprise Pro và Enterprise Max bổ sung SSO và SCIM, quản lý người dùng, nhật ký kiểm toán và lưu giữ tệp có thể cấu hình, và Perplexity tuyên bố không huấn luyện mô hình trên dữ liệu của khách hàng doanh nghiệp. Chúng tôi chuyển những người dùng nhiều sang không gian làm việc doanh nghiệp và để những người dùng thỉnh thoảng tuân theo chính sách.
• Meta AI: được tích hợp trong WhatsApp, Instagram và Facebook. Các cuộc trò chuyện WhatsApp cá nhân vẫn được mã hóa đầu cuối và Meta AI không đọc được, nhưng bất cứ thứ gì một người gửi cho Meta AI đều được Meta tiếp nhận. Ở những công ty mà WhatsApp là kênh khách hàng chính, chúng tôi đặt ra một quy tắc rõ ràng: Meta AI không dành cho dữ liệu khách hàng, hợp đồng hay thông tin tài chính, và các cuộc trò chuyện công việc chạy trên các công cụ WhatsApp Business do công ty bạn kiểm soát.
• Mistral Le Chat: Mistral là một công ty Pháp, điều quan trọng với người mua ở Đức và phần còn lại của EU. Le Chat có các phiên bản Free, Pro, Team và Enterprise; Team bổ sung truy cập theo vai trò và thanh toán tập trung, Enterprise bổ sung đăng nhập một lần SAML, nhật ký kiểm toán, quản lý người dùng tập trung và tùy chọn tự lưu trữ hoặc chạy trên đám mây riêng. Với các công ty muốn một nhà cung cấp châu Âu theo luật châu Âu, đây là một lựa chọn nghiêm túc và chúng tôi thiết lập nó tương xứng.
• Grok: trợ lý của xAI, được tích hợp trong X. Phiên bản dành cho người dùng cá nhân gắn với một tài khoản X cá nhân, nên nó thuộc danh sách "không dành cho dữ liệu công ty" trừ khi công ty bạn đã thiết lập một trong các không gian làm việc doanh nghiệp của xAI với giấy phép và kiểm soát ở cấp tổ chức.

Một chính sách sử dụng AI mọi người sẽ tuân theo, và AI riêng tư khi cần

Hầu hết các chính sách AI dài ba trang và không ai đọc. Chính sách của chúng tôi gói gọn trong một trang: các công cụ và tài khoản được phê duyệt, dữ liệu không bao giờ được đưa vào bất kỳ công cụ AI nào, cách kiểm tra kết quả AI trước khi đến tay khách hàng, và hỏi ai khi cần. Chúng tôi soạn nó cùng bạn, điều chỉnh cho GDPR tại châu Âu và luật bảo vệ dữ liệu địa phương như Ley 1581 của Colombia, và cập nhật khi các công cụ thay đổi.

Một số công việc hoàn toàn không nên đưa lên bất kỳ dịch vụ AI công cộng nào: các vấn đề pháp lý được bảo mật đặc quyền, số liệu tài chính chưa công bố, dữ liệu bệnh nhân, mã nguồn theo hợp đồng. Cho những trường hợp đó, chúng tôi thiết lập AI riêng tư hoặc tự lưu trữ, hoặc là một mô hình mở chạy trên phần cứng hay đám mây do bạn kiểm soát, hoặc là một triển khai doanh nghiệp không lưu giữ dữ liệu, và chúng tôi ghi chép nơi dữ liệu được xử lý để bạn có thể trình bày với cán bộ bảo vệ dữ liệu hoặc khách hàng.