Microsoft 365 hay Google Workspace có được sao lưu không? Những gì được lưu giữ, trong bao lâu, và những gì không

Cả hai công ty đều vận hành hệ thống email và tệp tin của bạn trên các hệ thống dự phòng tại nhiều trung tâm dữ liệu. Ngay cả khi một ổ đĩa, một máy chủ hoặc toàn bộ tòa nhà gặp sự cố, bạn cũng sẽ không hề hay biết. Đó chính là tính sẵn sàng, và cả hai nhà cung cấp đều rất xuất sắc trong lĩnh vực này.

Không nhà cung cấp nào cam kết khôi phục dữ liệu mà công ty bạn đã mất do chính hành động của mình sau khi thời hạn lưu trữ của họ kết thúc. Microsoft mô tả điều này là “trách nhiệm chung”: họ đảm bảo an ninh cho nền tảng, còn khách hàng là chủ sở hữu dữ liệu và quyết định việc sao lưu dữ liệu đó. Tài liệu của Google cũng nêu rõ quan điểm tương tự bằng những từ ngữ khác. Họ chịu trách nhiệm về nền tảng, còn bạn chịu trách nhiệm về dữ liệu trên nền tảng đó.

Google Vault, được tích hợp sẵn trong các gói Business Plus và Enterprise, đồng thời được bán dưới dạng tiện ích bổ sung cho các gói Business Starter và Standard, có chức năng tương đương với các chính sách lưu giữ của Microsoft: tính năng này lưu giữ thư, tệp và nội dung trò chuyện trong khoảng thời gian mà quy tắc quy định, bất kể người dùng xóa gì. Đây là một công cụ lưu giữ và giữ lại dữ liệu theo yêu cầu pháp lý, chứ không phải nút khôi phục cho những sai sót hàng ngày, và nó không bảo vệ bất kỳ dữ liệu nào nếu chính gói đăng ký Workspace bị hủy.

Hãy trả lời những câu hỏi này một cách trung thực cho chính công ty của bạn.

1. Việc mất ba tháng email gần nhất của một người có gây thiệt hại không? Nếu câu trả lời là có đối với bất kỳ ai trong bộ phận bán hàng, tài chính hoặc ban lãnh đạo, thì đó là một điểm.
2. Bạn có bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ không? Ngành chịu sự quản lý, công ty đại chúng hoặc có kế hoạch trở thành công ty đại chúng, khách hàng là cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp lớn có các điều khoản hợp đồng về hồ sơ, hoặc bất kỳ cơ quan thuế nào. Một điểm.
3. Đã bao giờ có ai yêu cầu một tệp hoặc email đã bị xóa chưa? Một điểm. Chuyện đó sẽ lại xảy ra.
4. Có nhân viên nghỉ việc và việc xử lý nghỉ việc diễn ra vội vàng không? Nếu việc xử lý nghỉ việc do bất kỳ ai có thời gian thực hiện thay vì theo một danh sách kiểm tra, một điểm.
5. Một ngày không truy cập được tenant của bạn có làm doanh nghiệp ngừng hoạt động không? Một điểm, và cũng là lý do để lưu giữ một bản sao dữ liệu bên ngoài tenant.

0 hoặc 1 điểm: hãy bật các tính năng bảo vệ tích hợp dưới đây và xem lại sau một năm. 2 điểm trở lên: hãy thêm một bản sao lưu. Dịch vụ này có chi phí vài đô la mỗi người dùng mỗi tháng, rẻ hơn rất nhiều so với một buổi chiều dựng lại thư mục tài chính từ các tệp đính kèm.

• Được lưu trữ bên ngoài tenant. Trong đám mây của chính nhà cung cấp sao lưu hoặc trong tài khoản lưu trữ do bạn kiểm soát, để một tenant bị khóa không có nghĩa là bản sao lưu cũng bị khóa.
• Tự động và ít nhất mỗi ngày một lần. Những bản sao lưu cần ai đó phải nhớ đến thì không phải là bản sao lưu.
• Khôi phục một mục duy nhất. Một email, một tệp, một phiên bản, về đúng vị trí ban đầu hoặc vào một thư mục, trong vài phút. Khôi phục toàn bộ tenant rất hiếm; khôi phục từng mục riêng lẻ diễn ra hàng tháng.
• Bao gồm thư, lịch, danh bạ, OneDrive hoặc Drive, SharePoint hoặc bộ nhớ dùng chung, và Teams hoặc Chat. Hãy kiểm tra danh sách; một số sản phẩm âm thầm bỏ qua Teams hoặc bộ nhớ dùng chung.
• Thời hạn lưu giữ do bạn lựa chọn. Bảy năm cho tài chính và pháp lý, một năm cho những bộ phận còn lại là mô hình phổ biến.
• Đã được kiểm tra. Mỗi quý, hãy khôi phục một mục ngẫu nhiên và ghi lại rằng bạn đã làm. Kiểm toán viên yêu cầu chính xác điều này, và chúng tôi cũng vậy.

Hiện nay Microsoft bán dịch vụ sao lưu riêng cho Microsoft 365, tính phí theo dung lượng dữ liệu, và các đối tác của Google cũng cung cấp dịch vụ tương tự cho Workspace. Cả hai đều phù hợp với doanh nghiệp muốn dùng một nhà cung cấp duy nhất. Dịch vụ sao lưu độc lập mà chúng tôi cung cấp và vận hành cho khách hàng bổ sung sự tách biệt khỏi tenant, và với phần lớn doanh nghiệp, đó chính là mục đích của việc sao lưu.