SF3TECHNOLOGIES
الأدلةالأدلة · النسخ الاحتياطي والاسترداد

هل يتم إجراء نسخ احتياطي لـ Microsoft 365 أو Google Workspace؟ ما الذي يتم الاحتفاظ به، وكم المدة، وما الذي لا يتم الاحتفاظ به

تحرص كل من «مايكروسوفت» و«جوجل» على استمرار تشغيل خدماتك وتوفران لك سلال المهملات وسجل الإصدارات، لكن لا تعتبر أي منهما نسخة احتياطية بالمعنى الذي يقصده محاسبك أو شركة التأمين الخاصة بك. فيما يلي ما تحتفظان به، ومدة الاحتفاظ به، وأين تكمن الثغرات، وكيفية تحديد ما إذا كانت شركتك بحاجة إلى المزيد.

تستغرق القراءة 8 دقائقآخر تحديث

الإجابة المختصرة

تواصل كل من «مايكروسوفت» و«جوجل» تشغيل خدماتهما. واستعادة بياناتك هي مهمة مشتركة.

  1. تظل رسائل البريد الإلكتروني والملفات المحذوفة موجودة في سلة المحذوفات وسجل الإصدارات لعدة أيام إلى بضعة أشهر، ثم تختفي.
  2. لا شيء يحميك من حذف لم يلاحظه أحد في الوقت المناسب، أو هجوم ببرنامج فدية أدى إلى تشفير الملفات المتزامنة، أو حساب مغلق انتهت صلاحية بياناته.
  3. يصف كلا المزودين ذلك بأنه «مسؤولية مشتركة»، ويحيلانك إلى سياسات الاحتفاظ بالبيانات أو خدمة Vault أو نسخة احتياطية منفصلة.

اتخذ قرارك بناءً على العواقب، لا على الخوف: إذا كان فقدان ثلاثة أشهر من رسائل البريد الإلكتروني أو مجلد «المالية» سيشكل مشكلة، فقم بعمل نسخة احتياطية. أما إذا كان الأمر لا يهمك، فقد تكفيك الأدوات المدمجة وسياسة الاحتفاظ بالبيانات.

ما الذي يعنيه «النسخ الاحتياطي» بالنسبة لشركتي مايكروسوفت وجوجل

تقوم كلتا الشركتين بتشغيل بريدك الإلكتروني وملفاتك على أنظمة متكررة في عدة مراكز بيانات. فإذا تعطل قرص أو خادم أو مبنى بأكمله، فلن تلاحظ ذلك أبدًا. هذا هو ما يُعرف بـ«التوافر»، وكلا المزودين يتفوقان في هذا المجال.

لا يتعهد أي من المزودين باستعادة البيانات التي فقدتها شركتك نتيجة لأفعالها الخاصة بعد انتهاء فترات الاحتفاظ بها. تصف «مايكروسوفت» هذا الأمر بأنه «مسؤولية مشتركة»: فهي تضمن أمن المنصة، بينما يمتلك العميل بياناته ويقرر بنفسه إجراء النسخ الاحتياطي لها. وتؤكد وثائق «جوجل» نفس الفكرة بعبارات أخرى. فهم يتولون رعاية المنصة، وأنت تتولى رعاية البيانات الموجودة فيها.

ما الذي تحتفظ به Microsoft 365، ومدة الاحتفاظ به

ماذا حدثما الذي ينقذككم من الوقت
حذف رسالة بريد إلكترونيمجلد «العناصر المحذوفة»، ثم «العناصر القابلة للاستعادة»إلى أن تقوم بإفراغ مجلد «العناصر المحذوفة»، ثم 14 يومًا بشكل افتراضي، ويمكن للمسؤول زيادة هذه المدة إلى 30 يومًا
حذف ملف في OneDrive أو SharePointسلة المهملات، ثم سلة المهملات من المرحلة الثانية93 يومًا في المجموع
تم استبدال ملفسجل الإصدارات500 نسخة بشكل افتراضي في SharePoint و OneDrive
قامت برامج الفدية بتشفير الملفات التي تمت مزامنتها«استعادة OneDrive»، وخيار «استعادة هذه المكتبة» المماثل في SharePoint، الذي يعيد كل شيء إلى تاريخ معينفي غضون 30 يومًا من وقوع الهجوم
تم حذف حساب مستخدم بالكامليظل الحساب في حالة «محذوف» ويمكن استعادته مع صندوق البريد وOneDriveبعد 30 يومًا من الحذف
صندوق بريد موظف مغادر بعد إزالة الترخيصفترة سماح مدتها 30 يومًا، ما لم يتم جعل صندوق البريد غير نشط مسبقًا بموجب سياسة الاحتفاظ أو تحويله إلى صندوق بريد مشترك أولاًبعد 30 يومًا من إزالة الترخيص، ثم يُحذف
محادثات Teams ورسائل القنواتيتم حفظها في مجلدات بريد مخفية، ولا يمكن استردادها إلا من قِبل المسؤوليتبع سياسة الاحتفاظ بالبيانات؛ يمكن استعادة الفريق المحذوف لمدة 30 يومًا

هناك أمران جديران بالمعرفة. فترة الاحتفاظ بصندوق البريد البالغة 14 يومًا هي الإعداد الافتراضي، ولا يستغرق رفعها إلى 30 يومًا سوى دقيقتين من وقت المسؤول. كما أن سياسة الاحتفاظ، المتوفرة في باقات «Business Premium» و«E3» أو «E5»، تتيح الاحتفاظ بكل ما يحذفه المستخدم لمدة سنة أو ثلاث سنوات أو سبع سنوات، بحيث يظل هذا المحتوى غير مرئي للمستخدم وقابلًا للبحث من قِبل المسؤول. وهذه حماية حقيقية ضد الحذف، وإن لم تكن حماية في حالة مستأجر (tenant) يتعذر عليك تسجيل الدخول إليه.

ما الذي تحتفظ به Google Workspace، ومدة الاحتفاظ به

ماذا حدثما الذي ينقذككم من الوقت
حذف رسالة بريد إلكترونيسلة المهملات، ثم أداة الاستعادة الخاصة بالمسؤول30 يومًا في سلة المهملات، ثم ما يصل إلى 25 يومًا إضافيًا للمسؤول
حذف ملف في Driveسلة المهملات، ثم أداة الاستعادة الخاصة بالمسؤول30 يومًا في سلة المهملات، ثم ما يصل إلى 25 يومًا إضافيًا للمسؤول
تم استبدال ملفسجل الإصدارات في «مستندات Google» و«جداول Google» و«عروض Google»؛ ما يصل إلى 100 إصدار أو 30 يومًا للملفات الأخرىالمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية: غير محدودة فعليًّا؛ الملفات التي تم تحميلها: 30 يومًا ما لم تقم بتثبيت إصدار معين
تم حذف حساب مستخدم بالكامليمكن للمسؤول استعادة المستخدم مع بريده الإلكتروني وDriveبعد 20 يومًا من الحذف
ملفات الموظف الذي ترك العملانقل الملكية عند حذف المستخدم، أو انقل الملفات أولاً إلى مساحة تخزين مشتركةيتم حذفها مع الحساب في حالة عدم نقلها
قام برنامج فدية بتشفير الملفات المتزامنةلا يمكن الرجوع إلى حالة سابقة لمساحة التخزين بأكملها؛ يجب استعادة الملفات واحدًا تلو الآخر من سجل الإصدارات30 يومًا للملفات التي تم تحميلها
رسائل الدردشةيتبع قواعد الاحتفاظ في Vault إذا كان لديك Vaultمتوفر في Business Plus وEnterprise؛ وهو إضافة مدفوعة في Starter وStandard

تُعد خدمة Google Vault، المتوفرة ضمن باقتي Business Plus وEnterprise وتُباع كإضافة لباقتي Business Starter وStandard، المكافئ لسياسات الاحتفاظ لدى Microsoft: فهي تحتفظ بالبريد والملفات والدردشة طوال المدة التي تنص عليها القاعدة، بغض النظر عما يحذفه المستخدم. وهي أداة للاحتفاظ والحجز القانوني، وليست زر استعادة لتصحيح خطأ يومي، كما أنها لا تحمي أي شيء في حالة إلغاء اشتراك Workspace نفسه.

الثغرات التي لا تغطيها الأدوات المدمجة

  • عمليات حذف لم يلاحظها أحد في الوقت المناسب. المجلد الذي حُذف في مارس ويطلبه شخص ما في يوليو يكون قد تجاوز كل المهل المذكورة أعلاه. ومعظم حالات فقدان البيانات في الشركات الصغيرة هي من هذا النوع بالضبط: بطيئة وخفية.
  • برامج الفدية والحسابات المخترقة. يمكن للمهاجم الذي يسجل الدخول بصفته مستخدمًا إفراغ سلال المحذوفات، وحذف الإصدارات، ومسح العناصر القابلة للاستعادة. تساعد ميزة الاستعادة في OneDrive إذا تصرفت في غضون 30 يومًا ولم يكن لدى المهاجم صلاحيات إدارية. ولا تتوفر لدى Google ميزة استعادة مماثلة.
  • أخطاء إنهاء الخدمة. إلغاء ترخيص الموظف المغادر قبل حفظ صندوق البريد، أو حذف مستخدم Google دون نقل الملفات، يؤدي إلى فقدان البيانات عند انتهاء فترة السماح. وهذا أمر شائع جدًّا، ويمكن تجنبه تمامًا باستخدام قائمة مراجعة.
  • فقدان الوصول إلى الـ tenant نفسه. قد يؤدي اختراق حساب المسؤول، أو عدم سداد اشتراك، أو نشوب نزاع مع الموزع إلى حجب وصولك إلى كل شيء دفعة واحدة. وتوجد سياسات الاحتفاظ وVault داخل الـ tenant، لذا يتم حجب الوصول إليهما معك.
  • السجلات التي يجب عليك الاحتفاظ بها لسنوات. قد تتطلب قوانين الضرائب، أو SOX، أو HIPAA، أو المساءلة بموجب GDPR، أو عقد مع أحد العملاء الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني أو الملفات المالية لمدة سبع سنوات. يمكن لسياسات الاحتفاظ تحقيق ذلك داخل الـ tenant، ويمكن للنسخ الاحتياطي تحقيقه خارجه، ويفضل المدققون توفر الاثنين معًا.
  • أمور أخرى بخلاف البريد والملفات. لوحات Planner، وForms، وإعدادات Teams، وسياسات Intune، وGoogle Sites، وإعدادات مشاركة التقويم. تغطي بعض منتجات النسخ الاحتياطي هذه العناصر، بينما يقتصر معظمها على البريد والملفات والتقويمات وجهات الاتصال.

هل تحتاج إلى نسخة احتياطية منفصلة؟ اختبار قصير

أجب عن هذه الأسئلة بصدق فيما يتعلق بشركتك.

  1. هل سيضرّ فقدان رسائل البريد الإلكتروني لشخص واحد خلال الأشهر الثلاثة الماضية؟ إذا كانت الإجابة نعم بالنسبة لأي شخص في المبيعات أو الشؤون المالية أو الإدارة، فهذه نقطة واحدة.
  2. هل أنت ملزم بالاحتفاظ بالسجلات؟ قطاع خاضع للتنظيم، أو شركة عامة أو تخطط لأن تصبح كذلك، أو عملاء من الجهات الحكومية أو الشركات الكبرى تنص عقودهم على شروط تتعلق بالسجلات، أو أي سلطة ضريبية. نقطة واحدة.
  3. هل سبق لأحد أن طلب ملفًا أو رسالة بريد إلكتروني لم تعد موجودة؟ نقطة واحدة. سيحدث ذلك مرة أخرى.
  4. هل يغادر الموظفون وتُنجز إجراءات إنهاء خدمتهم على عجل؟ إذا كانت إجراءات إنهاء الخدمة ينفذها أي شخص متفرغ بدلاً من اتباع قائمة مراجعة، فهذه نقطة واحدة.
  5. هل سيؤدي يوم واحد دون الوصول إلى الـ tenant الخاص بك إلى توقف العمل؟ نقطة واحدة، وسبب للاحتفاظ بنسخة من البيانات خارج الـ tenant.

صفر أو نقطة واحدة: فعّل إجراءات الحماية المدمجة المذكورة أدناه، ثم أعد النظر في الأمر بعد عام. نقطتان أو أكثر: أضف نسخة احتياطية. تبلغ تكلفة الخدمة بضعة دولارات لكل مستخدم شهريًّا، وهو مبلغ أقل بكثير من تكلفة قضاء فترة ما بعد الظهر بأكملها في إعادة بناء مجلد مالي من المرفقات.

ما الذي يجب تفعيله اليوم، سواء كان لديك نسخة احتياطية أم لا

Microsoft 365

  • زيادة مدة العناصر القابلة للاستعادة في صندوق البريد من 14 إلى 30 يومًا
  • إنشاء سياسة احتفاظ لمدة لا تقل عن سنة واحدة لكل من Exchange وOneDrive وSharePoint وTeams
  • ضبط OneDrive بحيث يحتفظ بملفات المستخدم المحذوف لمدة 365 يومًا بدلاً من 30 يومًا
  • جعل صناديق بريد الموظفين المغادرين غير نشطة أو مشتركة قبل إزالة الترخيص
  • اشتراط المصادقة متعددة العوامل للجميع، لأن معظم حالات فقدان البيانات تبدأ بسرقة كلمة مرور

Google Workspace

  • إعداد قواعد الاحتفاظ في Vault لكل من Gmail وDrive وChat إذا كانت باقتك تشمل Vault
  • نقل مستندات الفريق من ملفاتي إلى مساحات التخزين المشتركة، التي تظل موجودة بعد مغادرة منشئها
  • استخدم خيار النقل في كل مرة يتم فيها حذف مستخدم
  • فعّل فرض التحقق بخطوتين على مستوى المؤسسة بأكملها
  • راجع إعدادات تصدير البيانات وTakeout بحيث لا يتمكن سوى المسؤولين من استخراج البيانات

كيف تبدو النسخة الاحتياطية الجيدة

  • تُخزَّن خارج الـ tenant. في سحابة مزود النسخ الاحتياطي نفسه أو في حساب تخزين تتحكم فيه أنت، بحيث لا يعني حجب الوصول إلى الـ tenant حجب الوصول إلى النسخ الاحتياطية.
  • تلقائية ويومية على الأقل. النسخ الاحتياطية التي تحتاج إلى من يتذكرها ليست نسخًا احتياطية.
  • تستعيد عنصرًا واحدًا. رسالة واحدة، ملف واحد، إصدار واحد، إلى مكانه الأصلي أو إلى مجلد، في غضون دقائق. عمليات استعادة الـ tenant بالكامل نادرة؛ أما استعادة العناصر الفردية فتحدث كل شهر.
  • تشمل البريد والتقويمات وجهات الاتصال وOneDrive أو Drive وSharePoint أو مساحات التخزين المشتركة وTeams أو Chat. تحقق من القائمة؛ فهناك عدة منتجات تتجاهل Teams أو مساحات التخزين المشتركة دون أن تذكر ذلك.
  • مدة احتفاظ تختارها أنت. سبع سنوات للشؤون المالية والقانونية، وسنة واحدة لبقية الموظفين، نمط شائع.
  • مُختبَرة. استعد عنصرًا عشوائيًا واحدًا كل ربع سنة وسجّل أنك قمت بذلك. هذا بالضبط ما يطلبه المدققون، ونحن أيضًا.

تبيع Microsoft الآن خدمة نسخ احتياطي خاصة بها لـ Microsoft 365، تُحتسب تكلفتها حسب حجم البيانات، ويقدم شركاء Google الخدمة نفسها لـ Workspace. وكلا الخيارين مناسب لشركة تفضل التعامل مع مزود واحد. أما خدمة النسخ الاحتياطي المستقلة، التي نقدمها ونديرها لعملائنا، فتضيف الفصل عن الـ tenant، وهو الهدف الأساسي من النسخ الاحتياطي بالنسبة لمعظم الشركات.

الأسئلة الشائعة

ما يسألنا عنه الناس

إجابات قصيرة عن أكثر ما يسألنا عنه المؤسسون ومسؤولو الشؤون المالية.

اسألنا عن أي شيء آخر

تحمي Microsoft الخدمة من الأعطال التي قد تحدث من جانبها، وتوفر لك سلال المحذوفات وسجل الإصدارات و30 يومًا لاستعادة حساب محذوف. وهي لا تتعهد باستعادة البيانات التي حذفتها شركتك بعد انقضاء تلك المدد، وتصف حماية البيانات بأنها مسؤولية مشتركة، كما أنها تبيع الآن خدمة نسخ احتياطي خاصة بها. وتسد سياسات الاحتفاظ، المضمنة في Business Premium، جزءًا كبيرًا من الفجوة داخل الـ tenant.

رأيك

هل كان هذا الدليل مفيدًا؟

كيف تساعد SF3 Technologies

نضبط سياسات الاحتفاظ وفترات سلة المحذوفات وخطوات إنهاء الخدمة في Microsoft 365 أو Google Workspace الخاص بك، بحيث تكون الحماية المدمجة في أفضل حالاتها. وحيثما يكون النسخ الاحتياطي منطقيًا، نقدم خدمة النسخ الاحتياطي لبيئتك، مع تخزين البيانات خارج الـ tenant الخاص بك، ومدة احتفاظ تُختار لكل فريق، واختبار استعادة ربع سنوي نجريه معك. ويظل الـ tenant الخاص بك وحساباتك ملكًا لك، وتُدار من خلال وصول إداري مخصص.

تحدث معنا حول النسخ الاحتياطي والاحتفاظ بالبياناتإدارة Microsoft 365

فترات الاحتفاظ هي الإعدادات الافتراضية المنشورة من Microsoft وGoogle اعتبارًا من أكتوبر 2026، وقد تختلف في الـ tenant الخاص بك. تحقق من إعداداتك قبل الاعتماد عليها.