نشر ChatGPT وClaude وCopilot بأمان في شركة صغيرة

أكثر مخاطر الذكاء الاصطناعي شيوعًا في الشركة الصغيرة ليس اختراقًا مثيرًا. بل هو موظف يلصق قائمة عملاء أو عقدًا أو شفرة مصدرية في حساب ChatGPT شخصي، حيث لا تملك الشركة أي رؤية، ولا تحكم في الاحتفاظ بالبيانات، ولا وسيلة لحذفها عندما يغادر ذلك الشخص.

أما الخطر الثاني فأقل وضوحًا. فالمساعدات المدمجة في Microsoft 365 وGoogle Workspace تستطيع قراءة أي شيء يستطيع مستخدمها فتحه أصلًا. فإذا شورك مجلد للموارد البشرية مع «الجميع» قبل سنوات، فسيعثر عليه المساعد. الذكاء الاصطناعي لا يصنع هذه المشكلة، لكنه يجعل التعثر بها أسهل بكثير.

لست مضطرًا إلى اختيار أداة واحدة فقط. تستخدم شركات كثيرة أداتين، مثل Copilot داخل Microsoft 365 إلى جانب ChatGPT أو Claude للكتابة والتحليل. المهم أن تكون كل أداة مساحة عمل تابعة للشركة ولها مالك.

تؤكد OpenAI وAnthropic وMicrosoft وGoogle جميعها أن بيانات الأعمال في هذه الخطط لا تُستخدم افتراضيًا لتدريب نماذجها. وهذا هو السبب الرئيسي للانتقال من الحسابات الشخصية. اقرأ الشروط الحالية لكل مورّد قبل التوقيع، لأن الخطط وأسماءها تتغير كثيرًا.

لكل أداة:

• أنشئ مساحة عمل واحدة للشركة لها مالك من داخل شركتك
• اربط تسجيل الدخول بـ Microsoft Entra ID أو Google Workspace، حتى ينتهي الوصول في اليوم الذي يغادر فيه الموظف
• حدّد قاعدة احتفاظ للمحادثات والملفات المرفوعة
• قرّر أي الموصلات والإضافات والوكلاء يُسمح لها بالوصول إلى بيانات الشركة، وأوقف الباقي
• أغلق الحسابات الشخصية بطريقة منظمة: انقل ما يحتاجه الموظفون، واحذف الباقي

السياسة التي لا يقرؤها أحد لا تحمي أحدًا. اجعلها في صفحة واحدة:

• الأدوات المعتمدة. القائمة القصيرة، وكيفية طلب أداة جديدة.
• ما لا يُلصق أبدًا. كلمات المرور، والبيانات الشخصية للعملاء خارج الأدوات المعتمدة، والبيانات الصحية أو بيانات الرواتب، وأي شيء مشمول باتفاقية عدم إفصاح (NDA) ما لم تكن الأداة معتمدة لذلك.
• راجع المخرجات. الذكاء الاصطناعي يخطئ بثقة. ومن يرسل النتيجة يتحمل مسؤوليتها.
• أفصح عندما يكون الأمر مهمًا. أخبر العملاء أو الزملاء عندما يكون الذكاء الاصطناعي قد أنتج شيئًا سيعتمدون عليه.
• جهة الاستفسار. اسم واحد أو صندوق بريد واحد للأسئلة.

ثم درّب مجموعة تجريبية من خمسة إلى عشرة أشخاص من فرق مختلفة. اجمع ما نجح وما أربكهم، وعدّل الإعدادات والسياسة، وبعد ذلك فقط افتح الاستخدام للشركة كلها.

للأعمال القانونية والمالية والصحية والهندسية التي يجب ألا تخرج عن سيطرتك أبدًا، فكّر في الخيارات الخاصة: خطط مؤسسية بضوابط أكثر صرامة على البيانات، أو نماذج ذكاء اصطناعي مستضافة في بيئتك الخاصة. يتطلب تشغيل هذه الخيارات جهدًا أكبر، لذا خصّصها للأعمال التي تحتاجها فعلًا.

إذا كان لديك موظفون في الاتحاد الأوروبي، فإن قانون الذكاء الاصطناعي الأوروبي (EU AI Act) يتوقع بالفعل من الشركات التي تستخدم الذكاء الاصطناعي أن تتأكد من امتلاك موظفيها مستوى كافيًا من الإلمام بالذكاء الاصطناعي. وتقطع جلسة تدريبية قصيرة وسياسة من صفحة واحدة شوطًا كبيرًا في إثبات ذلك.