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¿Se realizan copias de seguridad de Microsoft 365 o Google Workspace? Qué se guarda, por cuánto tiempo y qué no

Microsoft y Google mantienen tu servicio en funcionamiento y te ofrecen papeleras de reciclaje e historial de versiones, pero ninguno de los dos constituye una copia de seguridad en el sentido en que lo entienden tu contador o tu aseguradora. A continuación te explicamos qué es lo que guardan, por cuánto tiempo, cuáles son las lagunas y cómo decidir si tu empresa necesita algo más.

8 minutos de lecturaActualizado

La respuesta corta

Microsoft y Google mantienen sus servicios en funcionamiento. Recuperar tus datos es una tarea conjunta.

  1. Los correos electrónicos y archivos eliminados permanecen en las papeleras de reciclaje y en el historial de versiones durante días o hasta unos meses; después, desaparecen.
  2. Nada te protege de un borrado que nadie notó a tiempo, un ataque de ransomware que encriptó archivos sincronizados o una cuenta cerrada cuyos datos caducaron.
  3. Ambos proveedores describen esto como una responsabilidad compartida y te remiten a las políticas de retención, Vault o una copia de seguridad independiente.

Toma decisiones basándote en las consecuencias, no en el miedo: si perder tres meses de correos electrónicos o la carpeta de finanzas te afectaría, haz una copia de seguridad. Si no te importa, tal vez basten las herramientas integradas y una política de retención.

Qué significa «copia de seguridad» para Microsoft y Google

Ambas empresas administran tu correo electrónico y tus archivos en sistemas redundantes ubicados en varios centros de datos. Si falla un disco, un servidor o incluso un edificio completo, ni siquiera te das cuenta. A eso se le llama disponibilidad, y ambos proveedores se destacan en ello.

Ninguno de los dos proveedores promete recuperar los datos que tu empresa haya perdido por sus propias acciones una vez que finalicen sus períodos de retención. Microsoft describe esto como una responsabilidad compartida: ellos protegen la plataforma, y el cliente es dueño de sus datos y de la decisión de hacer copias de seguridad. La documentación de Google expresa lo mismo con otras palabras. Ellos se encargan de la plataforma, tú te encargas de los datos que contiene.

Qué guarda Microsoft 365 y por cuánto tiempo

Qué pasóQué te salvaCuánto tiempo
Un correo eliminadoCarpeta «Elementos eliminados» y, a continuación, «Elementos recuperables»Hasta que vacíes la carpeta «Elementos eliminados», después 14 días por defecto, aunque un administrador puede aumentarlo a 30
Un archivo eliminado en OneDrive o SharePointPapelera de reciclaje, y luego la papelera de reciclaje de segunda etapa93 días en total
Un archivo sobrescritoHistorial de versiones500 versiones de forma predeterminada en SharePoint y OneDrive
Un ransomware encriptó los archivos sincronizados«Restaurar OneDrive» y la misma opción «Restaurar esta biblioteca» en SharePoint, que revierte todo a una fecha anteriorEn un plazo de 30 días a partir del ataque
Una cuenta de usuario completa eliminadaLa cuenta se encuentra en estado eliminado y se puede restaurar junto con el buzón de correo y OneDrive30 días después de la eliminación
El buzón de un empleado que se fue, después de retirar la licenciaUn período de gracia de 30 días, a menos que el buzón se haya convertido antes en inactivo mediante una política de retención o en un buzón compartido30 días después de retirar la licencia, después se elimina
Chats de Teams y mensajes de los canalesSe guardan en carpetas ocultas del buzón de correo, a las que solo un administrador tiene accesoSigue la política de retención; un equipo eliminado se puede recuperar durante 30 días

Hay dos cosas que conviene saber. El plazo de 14 días del buzón es un valor por defecto, y aumentarlo a 30 días le toma dos minutos a un administrador. Además, una política de retención, incluida en los planes Business Premium y E3 o E5, puede conservar todo lo que un usuario elimine durante uno, tres o siete años; esto queda oculto para el usuario, pero el administrador puede buscarlo. Esa es una protección real contra la eliminación, aunque no contra un tenant en el que no puedas iniciar sesión.

Qué guarda Google Workspace y por cuánto tiempo

Qué pasóQué te salvaCuánto tiempo
Un correo eliminadoLa papelera, y luego la herramienta de restauración del administrador30 días en la papelera, y luego hasta 25 días más para un administrador
Un archivo eliminado en DriveLa papelera, y luego la herramienta de restauración del administrador30 días en la papelera, y luego hasta 25 días más para un administrador
Un archivo sobrescritoHistorial de versiones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google; hasta 100 versiones o 30 días para otros archivosDocumentos, Hojas de cálculo y Presentaciones: prácticamente ilimitados; archivos subidos: 30 días, a menos que fijes una versión
Una cuenta de usuario completa eliminadaEl administrador puede restaurar al usuario con su correo y Drive20 días después de la eliminación
Los archivos de un empleado que se fueTransfiere la propiedad al eliminar al usuario, o mueve antes los archivos a una unidad compartidaSe eliminan junto con la cuenta si no se transfieren
Un ransomware encriptó los archivos sincronizadosNo se puede revertir toda la unidad; restaura los archivos uno por uno desde el historial de versiones30 días para los archivos subidos
Mensajes de chatSigue la retención de Vault si tienes VaultIncluido en Business Plus y Enterprise; un complemento en Starter y Standard

Google Vault, incluido en los planes Business Plus y Enterprise y vendido como complemento para los planes Business Starter y Standard, es el equivalente a las políticas de retención de Microsoft: conserva los correos, los archivos y los chats durante el tiempo que establezca la regla, sin importar lo que el usuario elimine. Es una herramienta de retención y retención legal, no un botón de restauración para un error cotidiano, y no protege nada si se cancela la suscripción a Workspace.

Las carencias que no cubren las herramientas integradas

  • Eliminaciones que nadie notó a tiempo. Una carpeta borrada en marzo que alguien pide en julio ya superó todos los plazos anteriores. La mayor parte de la pérdida de datos en las pequeñas empresas es precisamente de este tipo: lenta y silenciosa.
  • Ransomware y cuentas comprometidas. Un atacante que inicie sesión como usuario puede vaciar las papeleras, eliminar versiones y borrar los elementos recuperables. La reversión de OneDrive ayuda si actúas dentro de los 30 días y el atacante no tenía derechos de administrador. Google no cuenta con una reversión equivalente.
  • Errores en la salida de empleados. Retirar la licencia de un empleado que se va antes de conservar el buzón, o eliminar a un usuario de Google sin transferir los archivos, pierde los datos cuando termina el período de gracia. Muy común, y totalmente evitable con una lista de verificación.
  • Perder el acceso al propio tenant. Una cuenta de administrador secuestrada, una suscripción impaga o una disputa con el revendedor pueden dejarte sin acceso a todo de un solo golpe. Las políticas de retención y Vault viven dentro del tenant, así que quedan bloqueadas junto contigo.
  • Registros que debes conservar durante años. La legislación fiscal, SOX, HIPAA, la rendición de cuentas del RGPD o un contrato con un cliente pueden exigir siete años de correos o archivos financieros. Las políticas de retención pueden hacerlo dentro del tenant, una copia de seguridad puede hacerlo fuera, y los auditores prefieren tener ambas.
  • Cosas fuera del correo y los archivos. Tableros de Planner, Forms, configuraciones de Teams, políticas de Intune, Google Sites, configuraciones para compartir calendarios. Algunos productos de respaldo los cubren; la mayoría solo cubre correo, archivos, calendarios y contactos.

¿Necesitas una copia de seguridad independiente? Una prueba rápida

Responde con sinceridad pensando en tu propia empresa.

  1. ¿Dolería perder los últimos tres meses de correo de una persona? Si la respuesta es sí para alguien de ventas, finanzas o dirección, eso es un punto.
  2. ¿Estás obligado a conservar registros? Sector regulado, empresa que cotiza en bolsa o que planea hacerlo, clientes gubernamentales o corporativos con cláusulas contractuales sobre registros, o cualquier autoridad fiscal. Un punto.
  3. ¿Alguien ha pedido alguna vez un archivo o un correo que ya no existía? Un punto. Va a volver a pasar.
  4. ¿La gente se va y se le da de baja a las apuradas? Si la baja la hace quien tiene tiempo en lugar de seguir una lista de verificación, un punto.
  5. ¿Un día sin acceso a tu tenant pararía el negocio? Un punto, y una razón para mantener una copia de los datos fuera del tenant.

Cero o un punto: activa las protecciones integradas que se indican a continuación y vuelve a revisarlo dentro de un año. Dos o más: agrega una copia de seguridad. El servicio cuesta unos cuantos dólares por usuario al mes, mucho menos que una tarde reconstruyendo una carpeta de finanzas a partir de adjuntos.

Qué activar hoy, con o sin copia de seguridad

Microsoft 365

  • Ampliar la ventana de elementos recuperables del buzón de 14 a 30 días
  • Crear una política de retención de al menos un año para Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams
  • Configurar OneDrive para que conserve los archivos de un usuario eliminado durante 365 días en lugar de 30
  • Convertir los buzones de los empleados que se van en inactivos o compartidos antes de retirar la licencia
  • Exigir la autenticación multifactor a todos, ya que la mayoría de las pérdidas de datos comienzan con una contraseña robada

Google Workspace

  • Configurar reglas de retención de Vault para Gmail, Drive y Chat si tu plan incluye Vault
  • Mover los documentos del equipo de “Mi unidad” a unidades compartidas, que sobreviven cuando el creador se va
  • Utiliza la opción de transferencia cada vez que se elimine un usuario
  • Activa la verificación en dos pasos obligatoria para toda la organización
  • Revisa la configuración de exportación de datos y Takeout para que solo los administradores puedan extraer datos

Cómo debe ser una buena copia de seguridad

  • Almacenada fuera del tenant. En la nube del propio proveedor de copias de seguridad o en una cuenta de almacenamiento que tú administres, de modo que un tenant bloqueado no implique copias de seguridad bloqueadas.
  • Automática y, como mínimo, diaria. Las copias de seguridad de las que alguien tiene que acordarse no son copias de seguridad.
  • Restaura un solo elemento. Un correo electrónico, un archivo, una versión, de regreso al lugar original o a una carpeta, en cuestión de minutos. Las restauraciones de todo el tenant son poco frecuentes; las de un solo elemento ocurren cada mes.
  • Incluye correo, calendarios, contactos, OneDrive o Drive, SharePoint o unidades compartidas, y Teams o Chat. Revisa la lista; varios productos omiten discretamente Teams o las unidades compartidas.
  • La retención que elijas. Siete años para finanzas y legal, y un año para todos los demás: es un patrón común.
  • Probada. Restaura un elemento al azar cada trimestre y anota que lo hiciste. Los auditores piden precisamente esto, y nosotros también.

Microsoft ahora ofrece su propio servicio de respaldo para Microsoft 365, que se cobra según la cantidad de datos, y los socios de Google ofrecen lo mismo para Workspace. Ambos son una buena opción para una empresa que desea contar con un solo proveedor. Un servicio de respaldo independiente, como el que ofrecemos y administramos para nuestros clientes, agrega la separación del tenant, que es precisamente el objetivo de un respaldo para la mayoría de las empresas.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan

Respuestas breves a lo que más nos preguntan los fundadores y los responsables de finanzas.

Pregúntenos algo más

Microsoft protege el servicio contra fallas de su parte y te ofrece papeleras de reciclaje, historial de versiones y 30 días para restaurar una cuenta eliminada. No promete recuperar los datos que tu empresa haya eliminado una vez transcurridos esos plazos, describe la protección de datos como una responsabilidad compartida y ahora ofrece su propio servicio de respaldo. Las políticas de retención, incluidas en Business Premium, cubren gran parte de las carencias dentro del tenant.

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Configuramos las políticas de retención, los plazos de la papelera de reciclaje y los pasos de baja en tu propio Microsoft 365 o Google Workspace, para que la protección integrada sea la mejor posible. Cuando un respaldo tiene sentido, te ofrecemos el servicio de respaldo para tu entorno, almacenado fuera de tu tenant, con la retención elegida por cada equipo y una prueba de restauración trimestral que realizamos junto a ti. Tu tenant y tus cuentas siguen siendo tuyos, administrados a través de un acceso de administrador exclusivo.

Consúltanos sobre respaldo y retenciónAdministración de Microsoft 365

Los períodos de retención son los valores predeterminados publicados por Microsoft y Google a octubre de 2026 y pueden variar en tu tenant. Verifica tu propia configuración antes de basarte en ellos.