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Cómo implementar ChatGPT, Claude y Copilot de forma segura en una pequeña empresa

Cómo pasar a su equipo de cuentas personales de IA a cuentas de la empresa, corregir los permisos de archivos que heredan las herramientas de IA y redactar una política de una página que la gente realmente cumpla.

Lectura de 8 minutosActualizado

La respuesta corta

Ponga todas las herramientas de IA que usa su equipo en cuentas de la empresa con inicio de sesión único, depure el uso compartido de archivos antes de que Copilot o Gemini puedan leerlos y publique una política de una página con una lista breve de herramientas aprobadas. Después, empiece con un grupo piloto. Si lo hace en ese orden, la IA pasa a ser algo que su empresa controla, en lugar de algo que ocurre en cuentas personales que nadie puede ver.

El riesgo real es cotidiano

El riesgo de IA más común en una pequeña empresa no es una brecha de seguridad espectacular. Es que alguien pegue una lista de clientes, un contrato o código fuente en una cuenta personal de ChatGPT, donde la empresa no tiene visibilidad, ni control de retención, ni forma de eliminarlo cuando esa persona se va.

El segundo riesgo es más silencioso. Los asistentes integrados en Microsoft 365 y Google Workspace pueden leer todo lo que la persona que los usa ya puede abrir. Si hace años una carpeta de recursos humanos se compartió con "todos", el asistente la va a encontrar. La IA no crea ese problema, pero hace mucho más fácil toparse con él.

Paso 1: Averigüe qué se usa ya

A la mayoría de las empresas les sorprende la respuesta. Antes de elegir nada:

  • Pregunte a su equipo, sin buscar culpables, qué herramientas de IA usa y para qué
  • Revise qué aplicaciones de IA ha conectado la gente a sus cuentas de trabajo (en Microsoft Entra, en Aplicaciones empresariales, o en la Consola del administrador de Google, en el control de acceso a aplicaciones)
  • Revise los informes de gastos y las tarjetas corporativas en busca de suscripciones de IA
  • Anote qué tipo de datos se ingresan: datos de clientes, financieros o personales, código o contratos

Paso 2: Elija las herramientas y pase a cuentas de la empresa

No tiene que elegir solo una. Muchas empresas usan dos, por ejemplo Copilot dentro de Microsoft 365 y además ChatGPT o Claude para redacción y análisis. Lo importante es que cada herramienta sea un espacio de trabajo de la empresa con un responsable.

HerramientaPlanes empresarialesIdeal paraQué revisar antes de implementarla
ChatGPTBusiness (antes Team), EnterpriseRedacción general, análisis e investigaciónSSO, retención del espacio de trabajo, qué conectores y GPT personalizados se permiten
ClaudeTeam, EnterpriseDocumentos largos, análisis cuidadoso, programaciónSSO, retención, qué conectores e integraciones se permiten
Microsoft 365 CopilotComplemento para los planes empresariales de Microsoft 365Trabajo dentro de Outlook, Word, Excel, Teams y SharePointUso compartido de archivos y permisos en SharePoint y OneDrive
Gemini para Google WorkspaceIncluido en los planes de Workspace o disponible como complementoTrabajo dentro de Gmail, Documentos, Hojas de cálculo y DriveUso compartido en Drive, unidades compartidas y uso compartido externo

OpenAI, Anthropic, Microsoft y Google declaran que, de forma predeterminada, los datos empresariales de estos planes no se usan para entrenar sus modelos. Esa es la principal razón para dejar las cuentas personales. Lea los términos vigentes de cada proveedor antes de firmar, porque los planes y sus nombres cambian a menudo.

Para cada herramienta:

  • Cree un espacio de trabajo de la empresa, con un responsable dentro de su organización
  • Conecte el inicio de sesión a Microsoft Entra ID o Google Workspace, para que el acceso termine el mismo día en que alguien se va
  • Defina una regla de retención para los chats y los archivos subidos
  • Decida qué conectores, complementos y agentes pueden llegar a los datos de la empresa, y desactive el resto
  • Cierre las cuentas personales de forma ordenada: traslade lo que la gente necesita y elimine el resto

Paso 3: Corrija lo que las herramientas heredan

Copilot y Gemini respetan sus permisos actuales. Esa es la buena y la mala noticia. Antes de activarlos:

  • Encuentre los archivos y sitios compartidos con toda la empresa o con "cualquier persona que tenga el vínculo"
  • Empiece por recursos humanos, finanzas y legal, y después avance hacia el resto
  • Retire el acceso a quienes ya no lo necesitan
  • En Microsoft 365, agregue etiquetas de confidencialidad y reglas de prevención de pérdida de datos para los archivos más sensibles, y use los informes de exceso de uso compartido de SharePoint
  • En Google Workspace, revise las unidades compartidas y la configuración de uso compartido externo

Vale la pena hacer esta limpieza aunque no use IA. Es el mismo trabajo que reduce el daño si alguna vez se compromete una cuenta.

Paso 4: Una política de una página y un piloto

Una política que nadie lee no protege a nadie. Manténgala en una sola página:

  • Herramientas aprobadas. La lista breve y cómo solicitar una nueva.
  • Lo que nunca debe pegarse. Contraseñas, datos personales de clientes fuera de las herramientas aprobadas, datos de salud o de nómina, y nada protegido por un acuerdo de confidencialidad, salvo que la herramienta esté aprobada para ello.
  • Revise el resultado. La IA se equivoca con total seguridad. Quien lo envía es responsable de ello.
  • Avise cuando importe. Informe a clientes o colegas cuando la IA haya producido algo en lo que se van a basar.
  • A quién preguntar. Un nombre o un buzón para las dudas.

Después, capacite a un grupo piloto de cinco a diez personas de distintos equipos. Reúna lo que funcionó y lo que les generó dudas, ajuste la configuración y la política, y solo entonces ábralo a toda la empresa.

Manténgalo en orden

  • Retire el acceso a la IA en el mismo paso de la baja en que retira el correo y los archivos
  • Revise las nuevas herramientas y conectores de IA cada trimestre, porque el mercado cambia rápido
  • Compruebe la configuración de retención y uso compartido después de cada actualización importante de los proveedores
  • Lleve un registro breve de quién aprobó cada herramienta y por qué

Trabajo regulado o confidencial

Para el trabajo legal, financiero, de salud y de ingeniería que nunca debe salir de su control, considere opciones privadas: planes empresariales con controles de datos más estrictos o modelos de IA alojados en su propio entorno. Operarlos exige más esfuerzo, así que resérvelos para el trabajo que de verdad los necesita.

Si tiene personal en la Unión Europea, la Ley de IA de la UE ya exige que las empresas que usan IA se aseguren de que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Una breve sesión de capacitación y la política de una página ayudan mucho a demostrarlo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan

Respuestas breves a lo que más nos preguntan los fundadores y los responsables de finanzas.

Pregúntenos algo más

Es mucho más seguro con un plan empresarial que con cuentas personales. ChatGPT Business y Enterprise le dan a la empresa controles de administración, inicio de sesión único y configuración de retención, y OpenAI declara que, de forma predeterminada, los datos empresariales de esos planes no se usan para entrenar sus modelos.

Cómo le ayuda SF3 Technologies

Configuramos ChatGPT, Claude, Copilot y Gemini en cuentas de la empresa con controles de administración, depuramos los permisos que esas herramientas heredan y le damos a su equipo una política breve que sí va a cumplir. SF3 Technologies es miembro del Microsoft AI Cloud Partner Program y asesora sobre todas las plataformas sin inclinarse por ninguna. Cada espacio de trabajo se crea a nombre de su empresa y se administra desde su propio Microsoft 365 o Google Workspace mediante cuentas de administrador dedicadas.

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Esta guía es información general, no asesoría legal. Los planes y términos de los proveedores cambian a menudo, así que revise los términos vigentes de cada uno antes de comprar.