SF3TECHNOLOGIES
PanduanPanduan · Pencadangan dan pemulihan

Apakah Microsoft 365 atau Google Workspace dicadangkan? Apa yang disimpan, berapa lama, dan apa yang tidak

Microsoft dan Google memastikan layanan Anda tetap berjalan serta menyediakan fitur tempat sampah dan riwayat versi, tetapi keduanya bukanlah cadangan data dalam arti yang dimaksud oleh akuntan atau perusahaan asuransi Anda. Berikut ini adalah data apa saja yang mereka simpan, berapa lama penyimpanannya, di mana letak kekurangannya, serta cara menentukan apakah perusahaan Anda memerlukan perlindungan tambahan.

Waktu baca: 8 menitDiperbarui

Jawaban singkat

Microsoft dan Google memastikan layanannya tetap berjalan. Mengembalikan data Anda merupakan tanggung jawab bersama.

  1. Email dan file yang dihapus tetap tersimpan di tempat sampah dan riwayat versi selama beberapa hari hingga beberapa bulan, lalu akhirnya hilang.
  2. Tidak ada yang dapat melindungi Anda dari penghapusan data yang tidak disadari tepat waktu, serangan ransomware yang mengenkripsi berkas-berkas yang telah disinkronkan, atau akun yang ditutup dan datanya telah kedaluwarsa.
  3. Kedua penyedia layanan tersebut menggambarkan hal ini sebagai tanggung jawab bersama dan mengarahkan Anda ke kebijakan retensi, Vault, atau cadangan terpisah.

Ambil keputusan berdasarkan konsekuensinya, bukan karena rasa takut: jika kehilangan email selama tiga bulan atau folder keuangan akan merugikan, buatlah cadangannya. Jika Anda bisa menganggapnya sepele, alat bawaan dan kebijakan retensi mungkin sudah cukup.

Apa arti "dicadangkan" bagi Microsoft dan Google

Kedua perusahaan tersebut mengelola email dan file Anda melalui sistem yang redundan di beberapa pusat data. Jika sebuah disk, server, atau bahkan seluruh gedung mengalami gangguan, Anda tidak akan menyadarinya. Itulah yang dimaksud dengan ketersediaan, dan kedua penyedia layanan tersebut sangat unggul dalam hal itu.

Tak satu pun dari kedua penyedia layanan tersebut menjanjikan akan memulihkan data yang hilang akibat tindakan perusahaan Anda sendiri setelah masa retensi berakhir. Microsoft menggambarkan hal ini sebagai tanggung jawab bersama: Microsoft mengamankan platformnya, sedangkan pelanggan memiliki data tersebut dan berhak memutuskan apakah akan membuat cadangannya atau tidak. Dokumentasi Google menyampaikan hal yang sama dengan kata-kata yang berbeda. Mereka mengurus platformnya, sedangkan Anda mengurus data yang ada di dalamnya.

Apa yang disimpan Microsoft 365, dan berapa lama

Apa yang terjadiApa yang menyelamatkan AndaBerapa lama
Menghapus sebuah emailFolder "Item yang Dihapus", lalu "Item yang Dapat Dipulihkan"Sampai Anda mengosongkan folder "Item yang Dihapus", lalu secara default 14 hari, yang dapat ditingkatkan oleh admin menjadi 30 hari
Menghapus file di OneDrive atau SharePointTempat sampah, lalu tempat sampah tahap keduaTotal 93 hari
Menimpa sebuah fileRiwayat versiSecara default 500 versi di SharePoint dan OneDrive
Ransomware mengenkripsi berkas-berkas yang telah disinkronkan"Pulihkan OneDrive Anda", dan opsi "Pulihkan pustaka ini" yang sama di SharePoint, yang mengembalikan semuanya ke tanggal tertentuDalam waktu 30 hari setelah serangan
Menghapus seluruh akun penggunaAkun tersebut berada dalam status terhapus dan dapat dipulihkan bersama kotak surat dan OneDrive30 hari setelah penghapusan
Kotak surat mantan karyawan setelah lisensinya dihapusMasa tenggang selama 30 hari, kecuali jika kotak surat tersebut telah dijadikan tidak aktif melalui kebijakan retensi atau diubah menjadi kotak surat bersama terlebih dahulu30 hari setelah lisensi dihapus, kemudian dihapus
Obrolan Teams dan pesan saluranDisimpan di folder kotak surat tersembunyi, yang hanya dapat dipulihkan oleh adminMengikuti kebijakan retensi; tim yang telah dihapus dapat dipulihkan dalam waktu 30 hari

Ada dua hal yang perlu diketahui. Batas waktu kotak surat selama 14 hari merupakan pengaturan default, dan memperpanjangnya menjadi 30 hari hanya membutuhkan waktu dua menit bagi seorang admin. Selain itu, kebijakan retensi, yang disertakan dalam paket Business Premium serta E3 atau E5, dapat menyimpan semua data yang dihapus oleh pengguna selama satu, tiga, atau tujuh tahun, tanpa terlihat oleh pengguna dan dapat dicari oleh admin. Itulah perlindungan yang sesungguhnya terhadap penghapusan data, meskipun tidak berlaku terhadap tenant yang tidak dapat Anda akses.

Apa yang disimpan Google Workspace, dan berapa lama

Apa yang terjadiApa yang menyelamatkan AndaBerapa lama
Menghapus sebuah emailSampah, lalu alat pemulihan admin30 hari di Sampah, lalu hingga 25 hari lagi oleh admin
Menghapus sebuah berkas di DriveSampah, lalu alat pemulihan admin30 hari di Sampah, lalu hingga 25 hari lagi oleh admin
Menimpa sebuah fileRiwayat versi untuk Google Docs, Sheets, dan Slides; hingga 100 versi atau 30 hari untuk berkas lainnyaDocs, Sheets, dan Slides: praktis tak terbatas; file yang diunggah: 30 hari, kecuali jika Anda menyematkan versi tertentu
Menghapus seluruh akun penggunaAdmin dapat memulihkan pengguna beserta email dan Drive-nya20 hari setelah dihapus
File milik karyawan yang keluarAlihkan kepemilikan saat menghapus pengguna, atau pindahkan terlebih dahulu ke drive bersamaDihapus bersama akunnya jika tidak dialihkan
Ransomware mengenkripsi file yang disinkronkanTidak ada pemulihan seluruh drive; pulihkan file satu per satu dari riwayat versi30 hari untuk file yang diunggah
Pesan chatMengikuti retensi Vault jika Anda memiliki VaultTermasuk dalam Business Plus dan Enterprise; fitur tambahan pada Starter dan Standard

Google Vault, yang disertakan dalam paket Business Plus dan Enterprise serta dijual sebagai fitur tambahan untuk Business Starter dan Standard, setara dengan kebijakan retensi Microsoft: fitur ini menyimpan email, file, dan chat selama yang ditentukan aturan, apa pun yang dihapus pengguna. Ini adalah alat retensi dan penahanan hukum, bukan tombol pemulihan untuk kesalahan sehari-hari, dan tidak melindungi apa pun jika langganan Workspace itu sendiri dibatalkan.

Celah yang tidak tercakup oleh alat bawaan

  • Penghapusan yang tidak disadari siapa pun tepat waktu. Folder yang dihapus pada bulan Maret dan diminta seseorang pada bulan Juli sudah melewati semua batas waktu di atas. Sebagian besar kehilangan data di perusahaan kecil terjadi persis seperti ini: perlahan dan tanpa disadari.
  • Ransomware dan akun yang diretas. Penyerang yang masuk sebagai pengguna dapat mengosongkan tempat sampah, menghapus versi, dan membersihkan Item yang Dapat Dipulihkan. Fitur rollback OneDrive membantu jika Anda bertindak dalam 30 hari dan penyerang tidak memiliki hak admin. Google tidak memiliki rollback yang setara.
  • Kesalahan dalam proses offboarding. Mencabut lisensi karyawan yang keluar sebelum mengamankan kotak suratnya, atau menghapus pengguna Google tanpa mengalihkan file-nya, akan menghilangkan data saat masa tenggang berakhir. Sangat umum terjadi, dan sepenuhnya dapat dihindari dengan daftar periksa.
  • Kehilangan akses ke tenant itu sendiri. Akun admin yang dibajak, langganan yang belum dibayar, atau perselisihan dengan reseller dapat membuat Anda kehilangan akses ke semuanya sekaligus. Kebijakan retensi dan Vault berada di dalam tenant, sehingga keduanya ikut terkunci bersama Anda.
  • Catatan yang harus Anda simpan selama bertahun-tahun. Undang-undang perpajakan, SOX, HIPAA, akuntabilitas GDPR, atau kontrak klien mungkin mensyaratkan penyimpanan email atau file keuangan selama tujuh tahun. Kebijakan retensi dapat melakukannya di dalam tenant, cadangan dapat melakukannya di luar tenant, dan auditor lebih suka memiliki keduanya.
  • Hal-hal di luar email dan file. Papan Planner, Forms, pengaturan Teams, kebijakan Intune, Google Sites, pengaturan berbagi kalender. Beberapa produk cadangan mencakup hal-hal tersebut, sebagian besar hanya mencakup email, file, kalender, dan kontak.

Apakah Anda memerlukan cadangan terpisah? Tes singkat

Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini dengan jujur untuk perusahaan Anda sendiri.

  1. Apakah kehilangan email seseorang selama tiga bulan terakhir akan merugikan? Jika jawabannya ya bagi siapa pun di bagian penjualan, keuangan, atau pimpinan, itu satu poin.
  2. Apakah Anda diwajibkan menyimpan catatan? Industri yang diregulasi, perusahaan publik atau yang berencana menjadi publik, klien pemerintah atau korporasi dengan ketentuan kontrak tentang catatan, atau otoritas pajak mana pun. Satu poin.
  3. Pernahkah ada orang yang meminta file atau email yang sudah tidak ada? Satu poin. Hal itu akan terjadi lagi.
  4. Apakah ada karyawan yang keluar dan proses offboarding-nya dilakukan terburu-buru? Jika offboarding dilakukan oleh siapa pun yang punya waktu, bukan berdasarkan daftar periksa, satu poin.
  5. Apakah sehari tanpa akses ke tenant Anda akan menghentikan bisnis? Satu poin, dan alasan untuk menyimpan salinan data di luar tenant.

Nol atau satu poin: aktifkan perlindungan bawaan di bawah ini dan tinjau kembali dalam setahun. Dua poin atau lebih: tambahkan cadangan. Layanan ini berbiaya beberapa dolar per pengguna per bulan, jauh lebih murah daripada satu sore untuk menyusun ulang folder keuangan dari lampiran.

Yang perlu diaktifkan hari ini, dengan atau tanpa cadangan

Microsoft 365

  • Perpanjang jangka waktu Item yang Dapat Dipulihkan di kotak surat dari 14 menjadi 30 hari
  • Buat kebijakan retensi minimal satu tahun untuk Exchange, OneDrive, SharePoint, dan Teams
  • Atur OneDrive agar menyimpan file pengguna yang dihapus selama 365 hari, bukan 30 hari
  • Jadikan kotak surat karyawan yang keluar tidak aktif atau kotak surat bersama sebelum mencabut lisensinya
  • Wajibkan autentikasi multifaktor bagi semua orang, karena sebagian besar kehilangan data bermula dari kata sandi yang dicuri

Google Workspace

  • Siapkan aturan retensi Vault untuk Mail, Drive, dan Chat jika paket Anda mencakup Vault
  • Pindahkan dokumen tim dari Drive Saya ke drive bersama, yang tetap ada meskipun pembuatnya keluar
  • Gunakan opsi transfer setiap kali pengguna dihapus
  • Aktifkan penerapan Verifikasi 2 Langkah untuk seluruh organisasi
  • Periksa pengaturan Ekspor Data dan Takeout agar hanya admin yang dapat mengambil data

Seperti apa cadangan yang baik

  • Disimpan di luar tenant. Di cloud milik penyedia cadangan sendiri atau di akun penyimpanan yang Anda kendalikan, sehingga tenant yang terkunci tidak berarti cadangan ikut terkunci.
  • Otomatis dan setidaknya setiap hari. Cadangan yang harus diingat oleh seseorang bukanlah cadangan.
  • Memulihkan satu item. Satu email, satu file, satu versi, kembali ke tempat semula atau ke sebuah folder, dalam hitungan menit. Pemulihan seluruh tenant jarang terjadi; pemulihan satu item terjadi setiap bulan.
  • Mencakup email, kalender, kontak, OneDrive atau Drive, SharePoint atau drive bersama, serta Teams atau Chat. Periksa daftarnya; beberapa produk diam-diam melewatkan Teams atau drive bersama.
  • Retensi yang Anda pilih. Tujuh tahun untuk keuangan dan hukum, satu tahun untuk yang lainnya adalah pola yang umum.
  • Teruji. Pulihkan satu item secara acak setiap kuartal dan catat bahwa Anda telah melakukannya. Auditor meminta persis hal ini, dan kami pun demikian.

Microsoft kini menjual layanan cadangan miliknya sendiri untuk Microsoft 365, ditagih berdasarkan jumlah data, dan mitra Google menawarkan hal yang sama untuk Workspace. Keduanya cocok bagi perusahaan yang menginginkan satu vendor. Layanan cadangan independen, yang kami sediakan dan jalankan untuk klien kami, menambahkan pemisahan dari tenant, yang bagi sebagian besar perusahaan merupakan inti dari sebuah cadangan.

Pertanyaan umum

Yang sering ditanyakan kepada kami

Jawaban singkat atas pertanyaan yang paling sering diajukan para pendiri dan pimpinan keuangan kepada kami.

Tanyakan hal lain kepada kami

Microsoft melindungi layanan dari kegagalan di pihaknya dan memberi Anda tempat sampah, riwayat versi, dan 30 hari untuk memulihkan akun yang dihapus. Microsoft tidak menjanjikan pemulihan data yang dihapus perusahaan Anda setelah jangka waktu tersebut lewat, menyebut perlindungan data sebagai tanggung jawab bersama, dan kini menjual layanan cadangan miliknya sendiri. Kebijakan retensi, yang termasuk dalam Business Premium, menutup sebagian besar celah di dalam tenant.

Masukan Anda

Apakah panduan ini bermanfaat?

Bagaimana SF3 Technologies membantu

Kami mengatur kebijakan retensi, jangka waktu tempat sampah, dan langkah-langkah offboarding di Microsoft 365 atau Google Workspace Anda sendiri, sehingga perlindungan bawaan berfungsi sebaik mungkin. Jika cadangan masuk akal, kami menyediakan layanan cadangan untuk lingkungan Anda, disimpan di luar tenant Anda, dengan retensi yang dipilih per tim dan uji pemulihan triwulanan yang kami jalankan bersama Anda. Tenant dan akun Anda tetap milik Anda, dikelola melalui akses admin khusus.

Bicarakan dengan kami tentang cadangan dan retensiPengelolaan Microsoft 365

Jangka waktu retensi adalah nilai default yang dipublikasikan Microsoft dan Google per Oktober 2026 dan bisa berbeda di tenant Anda. Periksa pengaturan Anda sendiri sebelum mengandalkannya.