Apakah kami perlu merapikan SharePoint sebelum mengaktifkan Copilot?

Ya. Copilot dapat membaca apa pun yang bisa dibuka penggunanya, sehingga berkas yang dibagikan terlalu luas menjadi mudah ditemukan. Mulailah dari folder SDM, keuangan, dan hukum, lalu sisanya.

Apakah sebaiknya kami melarang alat AI saja?

Larangan jarang berhasil. Orang beralih ke akun pribadi di ponsel mereka dan perusahaan kehilangan seluruh visibilitas. Daftar singkat alat yang disetujui di akun perusahaan lebih aman dan lebih mudah ditegakkan.

Alat AI mana yang sebaiknya dipilih perusahaan kecil?

Yang paling sesuai dengan tempat orang-orang Anda sudah bekerja. Perusahaan pengguna Microsoft 365 sering memulai dengan Copilot, perusahaan pengguna Google Workspace dengan Gemini, dan banyak yang menambahkan ChatGPT atau Claude untuk menulis dan menganalisis. Menjalankan dua alat di akun perusahaan tidak masalah.

Apa saja isi kebijakan penggunaan AI?

Alat yang disetujui, apa yang tidak boleh pernah ditempelkan, pengingat bahwa setiap orang bertanggung jawab atas apa yang dikirimnya, kapan harus mengungkapkan penggunaan AI, dan kepada siapa bertanya. Satu halaman sudah cukup.

PanduanPanduan · Kesiapan AI

Menerapkan ChatGPT, Claude, dan Copilot dengan aman di perusahaan kecil

Cara memindahkan tim Anda dari akun AI pribadi ke akun perusahaan, memperbaiki izin berkas yang diwarisi alat AI, dan menulis kebijakan satu halaman yang benar-benar akan diikuti orang.

Waktu baca 8 menitDiperbarui 24 Oktober 2026

Jawaban singkat

Pindahkan setiap alat AI yang dipakai tim Anda ke akun perusahaan dengan single sign-on, rapikan berbagi berkas sebelum Copilot atau Gemini dapat membaca berkas Anda, dan terbitkan kebijakan satu halaman berisi daftar singkat alat yang disetujui. Lalu mulailah dengan kelompok percontohan. Jika dilakukan dengan urutan ini, AI menjadi sesuatu yang dikendalikan perusahaan Anda, bukan sesuatu yang terjadi di akun pribadi yang tidak terlihat oleh siapa pun.

Risiko sebenarnya justru hal yang biasa

Risiko AI paling umum di perusahaan kecil bukanlah pembobolan yang dramatis. Risikonya adalah seseorang menempelkan daftar pelanggan, kontrak, atau kode sumber ke akun ChatGPT pribadi, tempat perusahaan tidak memiliki visibilitas, kontrol retensi, maupun cara menghapusnya ketika orang itu keluar.

Risiko kedua lebih tersembunyi. Asisten yang tertanam di Microsoft 365 dan Google Workspace dapat membaca apa pun yang memang sudah bisa dibuka penggunanya. Jika folder SDM pernah dibagikan ke "semua orang" bertahun-tahun lalu, asisten itu akan menemukannya. AI tidak menciptakan masalah itu, tetapi membuatnya jauh lebih mudah ditemukan tanpa sengaja.

Langkah 1: Cari tahu apa yang sudah digunakan

Sebagian besar perusahaan terkejut dengan jawabannya. Sebelum memilih apa pun:

Tanyakan kepada tim Anda, tanpa menyalahkan, alat AI apa yang mereka gunakan dan untuk apa
Periksa aplikasi AI apa saja yang telah dihubungkan orang ke akun kerja mereka (di Microsoft Entra pada bagian Enterprise applications, atau di Konsol Admin Google pada bagian kontrol akses aplikasi)
Telusuri laporan pengeluaran dan kartu perusahaan untuk menemukan langganan AI
Catat jenis data yang dimasukkan: data pelanggan, data keuangan, data pribadi, kode, atau kontrak

Langkah 2: Pilih alatnya dan pindah ke akun perusahaan

Anda tidak harus memilih hanya satu. Banyak perusahaan memakai dua, misalnya Copilot di dalam Microsoft 365 ditambah ChatGPT atau Claude untuk menulis dan menganalisis. Yang penting, setiap alat adalah ruang kerja perusahaan yang memiliki penanggung jawab.

Alat	Paket bisnis	Cocok untuk	Periksa sebelum peluncuran
ChatGPT	Business (sebelumnya Team), Enterprise	Menulis, analisis, dan riset umum	SSO, pengaturan retensi ruang kerja, konektor dan GPT kustom mana yang diizinkan
Claude	Team, Enterprise	Dokumen panjang, analisis cermat, pemrograman	SSO, retensi, konektor dan integrasi mana yang diizinkan
Microsoft 365 Copilot	Add-on untuk paket bisnis Microsoft 365	Bekerja di dalam Outlook, Word, Excel, Teams, dan SharePoint	Berbagi berkas dan izin di SharePoint dan OneDrive
Gemini untuk Google Workspace	Termasuk dalam paket Workspace atau ditambahkan ke paket tersebut	Bekerja di dalam Gmail, Docs, Sheets, dan Drive	Berbagi Drive, drive bersama, dan berbagi eksternal

OpenAI, Anthropic, Microsoft, dan Google semuanya menyatakan bahwa data bisnis pada paket ini secara default tidak digunakan untuk melatih model mereka. Itulah alasan utama untuk beralih dari akun pribadi. Baca ketentuan terbaru setiap vendor sebelum Anda menandatangani kontrak, karena paket dan namanya sering berubah.

Untuk setiap alat:

Buat satu ruang kerja perusahaan dengan penanggung jawab dari perusahaan Anda
Hubungkan proses masuk ke Microsoft Entra ID atau Google Workspace, agar akses berakhir pada hari seseorang keluar
Tetapkan aturan retensi untuk obrolan dan berkas yang diunggah
Tentukan konektor, plugin, dan agen mana yang boleh menjangkau data perusahaan, lalu nonaktifkan sisanya
Tutup akun pribadi secara tertib: pindahkan yang dibutuhkan orang, hapus sisanya

Langkah 3: Perbaiki apa yang diwarisi alat-alat tersebut

Copilot dan Gemini mengikuti izin yang sudah ada. Itu kabar baik sekaligus kabar buruk. Sebelum keduanya diaktifkan:

Temukan berkas dan situs yang dibagikan ke seluruh perusahaan atau ke "siapa saja yang memiliki link"
Mulai dari SDM, keuangan, dan hukum, lalu lanjutkan ke bagian lain
Cabut akses orang yang tidak lagi membutuhkannya
Di Microsoft 365, tambahkan label sensitivitas dan aturan pencegahan kehilangan data untuk berkas paling sensitif, dan gunakan laporan berbagi berlebihan di SharePoint
Di Google Workspace, tinjau drive bersama dan pengaturan berbagi eksternal

Pembersihan ini layak dilakukan bahkan tanpa AI. Pekerjaan yang sama inilah yang mengurangi kerusakan jika suatu saat sebuah akun dibobol.

Langkah 4: Kebijakan satu halaman dan kelompok percontohan

Kebijakan yang tidak dibaca siapa pun tidak melindungi siapa pun. Cukupkan dalam satu halaman:

Alat yang disetujui. Daftar singkatnya, dan cara mengajukan alat baru.
Jangan pernah ditempelkan. Kata sandi, data pribadi pelanggan di luar alat yang disetujui, data kesehatan atau penggajian, dan apa pun yang terikat NDA kecuali alatnya disetujui untuk itu.
Periksa hasilnya. AI bisa keliru dengan sangat yakin. Orang yang mengirim hasilnya bertanggung jawab atasnya.
Beri tahu jika penting. Beri tahu pelanggan atau rekan kerja jika AI menghasilkan sesuatu yang akan mereka andalkan.
Tempat bertanya. Satu nama atau satu kotak surat untuk pertanyaan.

Lalu latih kelompok percontohan berisi lima hingga sepuluh orang dari berbagai tim. Kumpulkan apa yang berhasil dan apa yang membingungkan mereka, sesuaikan pengaturan dan kebijakannya, baru setelah itu buka untuk seluruh perusahaan.

Jaga tetap rapi

Cabut akses AI pada langkah offboarding yang sama dengan email dan berkas
Tinjau alat AI dan konektor baru setiap kuartal, karena pasarnya bergerak cepat
Periksa pengaturan retensi dan berbagi setelah setiap pembaruan besar dari vendor
Simpan catatan singkat tentang siapa yang menyetujui alat apa dan alasannya

Pekerjaan yang diatur regulasi atau sensitif

Untuk pekerjaan hukum, keuangan, kesehatan, dan engineering yang tidak boleh lepas dari kendali Anda, pertimbangkan opsi privat: paket enterprise dengan kontrol data yang lebih ketat, atau model AI yang dihosting di lingkungan Anda sendiri. Opsi ini butuh usaha lebih untuk dijalankan, jadi gunakan hanya untuk pekerjaan yang benar-benar memerlukannya.

Jika Anda memiliki staf di Uni Eropa, EU AI Act sudah mengharuskan perusahaan yang menggunakan AI memastikan orang-orangnya memiliki tingkat literasi AI yang memadai. Sesi pelatihan singkat dan kebijakan satu halaman sangat membantu untuk menunjukkan hal itu.

Pertanyaan umum

Yang sering ditanyakan kepada kami

Jawaban singkat atas pertanyaan yang paling sering diajukan para pendiri dan pimpinan keuangan kepada kami.

Tanyakan hal lain kepada kami

Jauh lebih aman dengan paket bisnis dibandingkan akun pribadi. ChatGPT Business dan Enterprise memberi perusahaan kontrol admin, single sign-on, dan pengaturan retensi, dan OpenAI menyatakan bahwa data bisnis pada paket tersebut secara default tidak digunakan untuk melatih modelnya.

Bagaimana SF3 Technologies membantu

Kami menyiapkan ChatGPT, Claude, Copilot, dan Gemini di akun perusahaan dengan kontrol admin, merapikan izin yang diwarisi alat-alat tersebut, dan memberi tim Anda kebijakan singkat yang akan mereka ikuti. SF3 Technologies adalah anggota Microsoft AI Cloud Partner Program dan memberi saran untuk semua platform tanpa memihak salah satunya. Setiap ruang kerja dibuat atas nama perusahaan Anda dan dikelola dari dalam Microsoft 365 atau Google Workspace Anda sendiri melalui akun admin khusus.

Minta pemeriksaan kesiapan AI Kesiapan AI

Panduan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Paket dan ketentuan vendor sering berubah, jadi periksa ketentuan terbaru setiap vendor sebelum membeli.