- Email Anda belum terverifikasi. Server penerima tidak dapat memastikan bahwa pesan tersebut benar-benar berasal dari domain Anda. Biasanya, ada catatan yang hilang, alat baru (CRM, sistem penagihan, buletin, formulir situs web, layanan bantuan, bahkan pemindai) belum pernah ditambahkan ke dalamnya, atau catatan SPF telah melampaui batasnya dan secara diam-diam tidak berfungsi lagi untuk semua hal.
- Pesan tersebut tampak seperti spam. Pendekkan tautan, banyak gambar dan sedikit teks, huruf kapital, tanda tangan dengan enam logo, lampiran yang tidak diminta, atau subjek email yang ditulis seperti iklan. Filter akan menilai masing-masing hal tersebut.
- Reputasi domain Anda mengalami penurunan. Sebuah kotak surat diretas dan mengirim spam selama akhir pekan, seseorang mengirim pembaruan ke 400 penerima dari Outlook dengan semua orang di kolom Bcc, atau email Anda terkirim melalui server bersama yang memiliki tetangga yang tidak bertanggung jawab.
- Sisi penerima. Sebuah aturan, kotak surat yang penuh, penerusan ke alamat pribadi, atau filter yang pernah mengidentifikasi alamat Anda sebagai spam. Hal ini lebih jarang terjadi daripada yang dibayangkan orang, dan hanya penerima yang dapat memperbaikinya.
Mengapa email perusahaan Anda masuk ke folder spam, dan cara mengatasinya secara permanen
Empat alasan mengapa email bisnis masuk ke folder spam, apa sebenarnya fungsi SPF, DKIM, dan DMARC, apa yang kini diwajibkan oleh Gmail dan Outlook dari setiap pengirim, serta pemeriksaan yang dapat Anda lakukan dalam 20 menit.
Waktu baca 8 menitDiperbarui
Jawaban singkat
Sembilan dari sepuluh kali, penyebabnya adalah masalah otentikasi: domain Anda tidak memberitahu pihak luar layanan mana saja yang boleh mengirim email atas nama Anda, atau alat baru ditambahkan tanpa memperbarui catatan-catatan tersebut. Gmail dan Outlook kini mengharuskan adanya catatan SPF, DKIM, dan DMARC dari setiap pengirim, dan mereka secara diam-diam memindahkan email ke folder spam jika ada yang gagal. Perbaiki catatan-catatan tersebut, aktifkan DKIM di setiap alat yang mengirim email atas nama domain Anda, mulailah memantau DMARC, dan sebagian besar masalah pengiriman akan hilang dalam satu atau dua hari.
Empat alasan, berdasarkan urutan kemungkinan
Apa sebenarnya fungsi SPF, DKIM, dan DMARC?
Ketiganya adalah catatan teks kecil di DNS domain Anda. Tidak ada seorang pun di perusahaan Anda yang melihatnya, tetapi setiap server email yang Anda kirimi pesan akan memeriksanya.
| Catatan | Dengan kata lain | Apa yang akan terjadi jika tidak ada hal tersebut |
|---|---|---|
| SPF | Daftar layanan yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain Anda, misalnya Microsoft 365 dan alat penagihan Anda. | Pesan email dari layanan yang tidak tercantum dalam daftar akan gagal terkirim. Daftar dengan lebih dari sepuluh entri akan menyebabkan kegagalan pada semua entri. |
| DKIM | Tanda tangan digital yang ditambahkan ke setiap pesan, membuktikan bahwa pesan tersebut berasal dari domain Anda dan tidak diubah selama proses pengiriman. | Pesan-pesan tersebut tiba tanpa tanda tangan dan tampak tidak berbeda dengan pesan palsu. |
| DMARC | Petunjuk Anda kepada penerima: apa yang harus dilakukan jika ada pesan yang mengaku berasal dari Anda namun tidak lolos pemeriksaan di atas, dan ke mana laporan tersebut harus dikirim. | Penerima hanya bisa menebak, dan siapa pun dapat mengirim email atas nama Anda tanpa sepengetahuan Anda. |
Ada satu hal yang penting: keselarasan. Domain pada alamat "Dari" yang dilihat orang harus sesuai dengan domain yang lulus verifikasi SPF atau DKIM. Alat buletin yang mengirim email menggunakan domain Anda tetapi menandatanganinya dengan domainnya sendiri akan lulus verifikasi DKIM untuk dirinya sendiri, namun tetap gagal dalam verifikasi DMARC untuk Anda.
Persyaratan terbaru untuk GmailOutlook, dan Yahoo
Sejak tahun 2024, penyedia layanan kotak surat besar mulai menerbitkan aturan alih-alih hanya menebak-nebak, dan pada akhir tahun 2025, Google memperketat penegakan aturan dengan meningkatkan jumlah penolakan. Persyaratan yang mereka terbitkan, per Oktober 2026:
| Persyaratan | Gmail (semua pengirim) | Outlook.com dan Yahoo |
|---|---|---|
| SPF dan DKIM | Keduanya telah dikonfigurasi | Keduanya disiapkan bagi siapa pun yang mengirim sekitar 5.000 pesan per hari atau lebih; sangat diharapkan dari semua orang lainnya |
| Catatan DMARC | Dipublikasikan, setidaknya p=none | Telah diterbitkan, setidaknya p=none, sesuai dengan SPF atau DKIM |
| Dari yang selaras dengan domain | Ya, dengan SPF atau DKIM | Ya |
| DNS Terbalik dan TLS | Diperlukan | Diharapkan |
| Tingkat keluhan spam | Di bawah 0,3 persen, targetkan 0,1 | Dijaga agar tetap rendah; Microsoft memantau reputasinya dengan cermat |
| Berhenti berlangganan dengan satu klik | Email pemasaran dari pengirim massal | Email pemasaran dari pengirim massal |
Aturan-aturan ini secara resmi mencakup email yang dikirim ke alamat Gmail, Outlook.com, dan Yahoo pribadi. Dalam praktiknya, Microsoft 365 dan Google Workspace menerapkan pemeriksaan yang sama pada kotak surat bisnis, sehingga solusinya sama terlepas dari layanan apa pun yang digunakan pelanggan Anda.
Pemeriksaan selama 20 menit
- Sebutkan semua layanan yang menggunakan domain Anda sebagai pengirim. Microsoft 365 atau Google Workspace, CRM, alat penagihan dan penggajian, platform buletin, formulir kontak situs web, layanan bantuan, alat kalender dan pemesanan, serta satu printer yang dapat memindai ke email. Sebagian besar domain memiliki lima hingga delapan layanan.
- Periksa catatan SPF Anda. Harus tepat satu. Catatan tersebut harus mencakup setiap layanan dari daftar, tetap di bawah sepuluh pencarian DNS, dan diakhiri dengan -all atau ~all. Catatan SPF kedua, atau pencarian kesebelas, akan menyebabkan kegagalan keseluruhan.
- Aktifkan DKIM di semua tempat. Di Microsoft 365, pengaturan ini terdapat di portal Defender di bawah Pengaturan otentikasi email; di Google Workspace di bawah Aplikasi, Google Workspace, Gmail, Otentikasi email. Setiap alat pihak ketiga memiliki pengaturan DKIM-nya sendiri yang memberikan dua atau tiga catatan DNS untuk ditambahkan.
- Publikasikan DMARC pada tingkat pemantauan. Sebuah catatan dengan p=none dan alamat pelaporan tidak mengubah apa pun untuk saat ini, tetapi dalam beberapa hari laporan akan menampilkan setiap layanan yang mengirimkan pesan atas nama Anda, termasuk layanan yang Anda lupakan dan siapa pun yang menyamar sebagai Anda.
- Kirimkan tes dan baca hasilnya. Kirim email ke akun Gmail pribadi, buka pesan tersebut, pilih "Tampilkan Asli", lalu cari SPF: LULUS, DKIM: LULUS, dan DMARC: LULUS. Outlook.com menampilkan hal yang sama di header pesan. Satu hasil GAGAL akan memberi tahu Anda dengan tepat catatan mana yang perlu diperbaiki.
- Perketat pengaturan DMARC secara bertahap. Setelah dua hingga empat minggu laporan bersih, pindahkan ke p=karantina, lalu p=tolak. Pada status "tolak", tidak ada yang dapat mengirim email atas nama Anda dan penerima akan lebih mempercayai email Anda.
Masalah yang tampak seperti otentikasi tetapi sebenarnya bukan
- Kotak surat yang diretas. Jika pengiriman email tiba-tiba menurun, periksa log masuk dan aturan kotak masuk akun yang terkena dampak terlebih dahulu. Penyerang menambahkan aturan yang menyembunyikan balasan dan mengirim spam dari akun asli.
- Pengiriman email massal dari kotak surat biasa. Outlook dan Gmail dirancang untuk percakapan, bukan kampanye. Pembaruan ke ratusan kontak sebaiknya dilakukan melalui alat yang tepat, dikirim dari subdomain seperti news.yourcompany.com sehingga jika terjadi masalah di sana, domain utama Anda tidak akan terpengaruh.
- Tanda tangan yang banyak dan pemendek tautan. Gunakan lebih sedikit gambar, hindari tautan yang dipersingkat, dan buat teks yang terdengar seperti ditulis oleh manusia.
- Sebuah domain yang benar-benar baru. Domain yang tidak memiliki riwayat akan dianggap mencurigakan selama beberapa minggu pertama. Mulailah dengan volume yang rendah dan percakapan yang nyata.
- Daftar yang dibeli atau dikumpulkan. Tingkat keluhan di atas 0,3 persen akan membuat Anda dikeluarkan dari daftar penyedia yang direkomendasikan selama satu minggu, dan tidak ada catatan yang dapat memperbaikinya.
Susunlah dengan rapi
- Tambahkan setiap alat baru yang mengirim email ke SPF dan DKIM pada hari alat tersebut dipasang
- Baca laporan DMARC setiap bulan, atau mintalah seseorang untuk membacanya untuk Anda
- Simpan email pemasaran dan transaksional di subdomain masing-masing
- Pantau tingkat keluhan di Google Postmaster Tools dan alat pengirim Microsoft
- Periksa siapa saja yang dapat membuat aturan kotak masuk dan pengalihan, karena hal-hal itulah yang pertama kali diubah oleh penyerang
Pertanyaan umum
Yang sering ditanyakan kepada kami
Jawaban singkat atas pertanyaan yang paling sering diajukan para pendiri dan pimpinan keuangan kepada kami.
Tanyakan hal lain kepada kamiBiasanya ada empat kemungkinan: alat baru mulai mengirim email menggunakan domain Anda tanpa ditambahkan ke SPF, catatan SPF melampaui batas sepuluh pencarian, kotak surat diretas, atau penyedia layanan memperketat penegakan aturan, seperti yang dilakukan Google pada akhir tahun 2025. Pemeriksaan selama 20 menit di atas akan mengidentifikasi penyebabnya.
Ya. Google kini mengharuskan adanya catatan DMARC dari setiap pengirim yang mengirim email ke alamat Gmail, dan Outlook.com mengharuskannya dari pengirim berskala besar. Catatan dengan nilai p=none tidak mengubah apa pun dan tidak memerlukan biaya, serta merupakan satu-satunya cara untuk mengetahui siapa yang mengirim email atas nama Anda.
Tidak pada p=none. Masalah hanya muncul jika Anda langsung memindahkan ke karantina atau menolak sebelum semua layanan yang sah lolos, itulah sebabnya kami membaca laporan tersebut selama beberapa minggu terlebih dahulu.
Ya. Catatan-catatan tersebut berada di DNS domain Anda dan berlaku untuk platform dan alat apa pun yang digunakan untuk mengirim email Anda. Yang berbeda hanyalah tempat di mana Anda mengaktifkan DKIM.
Karena Microsoft 365 tercantum dalam SPF dan DKIM Anda, sedangkan CRM tidak, atau CRM menggunakan domainnya sendiri alih-alih domain Anda. Setiap alat memiliki pengaturan DKIM yang dapat mengatasi masalah ini.
Catatan dapat diperbaiki dalam satu hari untuk sebagian besar domain. Proses penyesuaian DMARC hingga dapat menolak email dengan aman memerlukan beberapa minggu untuk meninjau laporan, dan reputasi yang rusak akan pulih setelah beberapa minggu pengiriman email yang bersih.
Bagaimana SF3 Technologies membantu
Kami mengidentifikasi setiap layanan yang mengirim email atas nama domain Anda, memperbaiki pengaturan SPF, mengaktifkan DKIM di Microsoft 365 dan Google Workspace serta setiap alat terkait, menerbitkan kebijakan DMARC, dan menyesuaikannya hingga mencapai tingkat penolakan yang optimal sambil memantau laporan, sehingga email Anda terkirim dengan aman dan tidak ada pihak lain yang dapat mengirim email atas nama Anda. Catatan-catatan tersebut tetap berada di DNS dan tenant Anda, sepenuhnya di bawah kendali Anda.
Persyaratan pengirim sebagaimana diterbitkan oleh Google dan Microsoft pada Oktober 2026 dan dapat berubah seiring waktu. Periksa pedoman pengirim terkini dari masing-masing penyedia sebelum mengandalkan ambang batas tertentu.