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O Microsoft 365 ou o Google Workspace têm backup? O que é mantido, por quanto tempo e o que não é

A Microsoft e o Google mantêm seu serviço em funcionamento e oferecem lixeiras e histórico de versões, mas nenhuma das duas coisas é um backup no sentido em que seu contador ou sua seguradora entendem o termo. Veja a seguir o que elas mantêm, por quanto tempo, onde estão as lacunas e como decidir se sua empresa precisa de mais.

Leitura de 8 minutosAtualizado

A resposta curta

A Microsoft e o Google mantêm seus serviços em funcionamento. Recuperar seus dados é uma tarefa conjunta.

  1. E-mails e arquivos excluídos permanecem nas lixeiras e no histórico de versões por dias ou até alguns meses; depois, desaparecem.
  2. Nada protege você contra uma exclusão que ninguém percebeu a tempo, um ataque de ransomware que criptografou arquivos sincronizados ou uma conta encerrada cujos dados expiraram.
  3. Ambos os fornecedores descrevem isso como responsabilidade compartilhada e indicam as políticas de retenção, o Vault ou um backup separado.

Decida com base nas consequências, não no medo: se perder três meses de e-mails ou a pasta de finanças fosse um problema, faça um backup. Se você não se importasse com isso, as ferramentas integradas e uma política de retenção podem ser suficientes.

O que “backup” significa para a Microsoft e o Google

Ambas as empresas administram seus e-mails e arquivos em sistemas redundantes em vários data centers. Se um disco, um servidor ou um prédio inteiro apresentar falha, você nem percebe. Isso é disponibilidade, e ambos os fornecedores são excelentes nesse aspecto.

Nenhum dos fornecedores se compromete a restaurar os dados que sua empresa perdeu por conta própria após o término de seus períodos de retenção. A Microsoft descreve isso como responsabilidade compartilhada: ela garante a segurança da plataforma, e o cliente é responsável por seus dados e pela decisão de fazer backup deles. A documentação do Google reforça esse mesmo ponto com outras palavras. Eles cuidam da plataforma, você cuida dos dados nela contidos.

O que o Microsoft 365 mantém e por quanto tempo

O que aconteceuO que salva vocêQuanto tempo
Um e-mail excluídoPasta “Itens excluídos” e, em seguida, “Itens recuperáveis”Até você esvaziar a pasta “Itens excluídos”; a partir daí, o prazo padrão é de 14 dias, que um administrador pode estender para 30
Um arquivo excluído no OneDrive ou no SharePointLixeira e, em seguida, a lixeira de segundo nível93 dias no total
Um arquivo substituídoHistórico de versões500 versões por padrão no SharePoint e no OneDrive
O ransomware criptografou arquivos sincronizados“Restaurar seu OneDrive” e a mesma opção “Restaurar esta biblioteca” no SharePoint, que reverte tudo para uma data anteriorNo prazo de 30 dias após o ataque
Uma conta de usuário inteira excluídaA conta fica no estado excluído e pode ser restaurada com a caixa de correio e o OneDrive30 dias após a exclusão
A caixa de correio de um funcionário que saiu, depois que a licença foi removidaUm período de carência de 30 dias, a menos que a caixa de correio tenha sido antes tornada inativa por meio de uma política de retenção ou convertida em caixa de correio compartilhada30 dias após a remoção da licença, depois é excluída
Chats do Teams e mensagens de canaisArmazenados em pastas ocultas da caixa de correio, recuperáveis apenas por um administradorSegue a política de retenção; uma equipe excluída pode ser restaurada por 30 dias

Há duas coisas que vale a pena saber. O prazo de 14 dias da caixa de correio é uma configuração padrão, e aumentá-lo para 30 dias leva dois minutos para um administrador. Além disso, uma política de retenção, incluída nos planos Business Premium e E3 ou E5, pode manter tudo o que um usuário excluir por um, três ou sete anos, de forma invisível para o usuário e pesquisável por um administrador. Essa é uma proteção real contra a exclusão, embora não contra um tenant no qual você não consiga fazer login.

O que o Google Workspace mantém e por quanto tempo

O que aconteceuO que salva vocêQuanto tempo
Um e-mail excluídoLixeira e, em seguida, a ferramenta de restauração do administrador30 dias na Lixeira e, depois, até mais 25 dias para um administrador
Um arquivo excluído no DriveLixeira e, em seguida, a ferramenta de restauração do administrador30 dias na Lixeira e, depois, até mais 25 dias para um administrador
Um arquivo substituídoHistórico de versões do Google Docs, Planilhas e Apresentações; até 100 versões ou 30 dias para outros arquivosDocumentos, Planilhas e Apresentações: praticamente ilimitado; arquivos enviados: 30 dias, a menos que você fixe uma versão
Uma conta de usuário inteira excluídaO administrador pode restaurar o usuário com o e-mail e o Drive20 dias após a exclusão
Os arquivos de um funcionário que saiuTransfira a propriedade ao excluir o usuário ou mova os arquivos primeiro para um drive compartilhadoExcluídos junto com a conta, caso não sejam transferidos
O ransomware criptografou arquivos sincronizadosNão há reversão de todo o drive; restaure os arquivos um por um a partir do histórico de versões30 dias para arquivos enviados
Mensagens de chatSegue a retenção do Vault, caso você tenha o VaultIncluído no Business Plus e no Enterprise; um complemento no Starter e no Standard

O Google Vault, incluído nos planos Business Plus e Enterprise e vendido como um complemento para os planos Business Starter e Standard, é o equivalente às políticas de retenção da Microsoft: ele mantém e-mails, arquivos e chats pelo tempo determinado pela regra, independentemente do que o usuário excluir. É uma ferramenta de retenção e retenção legal, não um botão de restauração para erros cotidianos, e não protege nada caso a própria assinatura do Workspace seja cancelada.

As lacunas que as ferramentas integradas não cobrem

  • Exclusões que ninguém percebeu a tempo. Uma pasta excluída em março que alguém pede em julho já passou de todos os prazos acima. A maior parte da perda de dados em pequenas empresas é exatamente desse tipo: lenta e silenciosa.
  • Ransomware e contas comprometidas. Um invasor que fizer login como usuário pode esvaziar as lixeiras, excluir versões e eliminar itens recuperáveis. A reversão do OneDrive ajuda se você agir dentro de 30 dias e o invasor não tiver direitos de administrador. O Google não possui uma reversão equivalente.
  • Erros no desligamento de funcionários. Remover a licença de um funcionário que saiu antes de preservar a caixa de correio, ou excluir um usuário do Google sem transferir os arquivos, perde os dados quando o período de carência termina. Muito comum, e totalmente evitável com uma lista de verificação.
  • Perder o acesso ao próprio tenant. Uma conta de administrador invadida, uma assinatura não paga ou uma disputa com o revendedor podem bloquear seu acesso a tudo de uma só vez. As políticas de retenção e o Vault ficam dentro do tenant, portanto ficam bloqueados junto com você.
  • Registros que você deve manter por anos. A legislação tributária, a SOX, a HIPAA, a responsabilidade prevista pelo GDPR ou um contrato com o cliente podem exigir sete anos de e-mails ou arquivos financeiros. As políticas de retenção podem fazer isso dentro do tenant, um backup pode fazer isso fora, e os auditores preferem ter ambos.
  • Coisas além de e-mails e arquivos. Quadros do Planner, Forms, configurações do Teams, políticas do Intune, Google Sites, configurações de compartilhamento de calendário. Alguns produtos de backup cobrem esses itens, a maioria cobre apenas e-mails, arquivos, calendários e contatos.

Você precisa de um backup separado? Um teste rápido

Responda com sinceridade, pensando na sua própria empresa.

  1. Perder os últimos três meses de e-mails de uma pessoa seria um problema? Se a resposta for sim para alguém de vendas, finanças ou liderança, isso vale um ponto.
  2. Você é obrigado a manter registros? Setor regulamentado, empresa de capital aberto ou que planeja ser, clientes governamentais ou corporativos com cláusulas contratuais sobre registros, ou qualquer autoridade tributária. Um ponto.
  3. Alguém já pediu um arquivo ou e-mail que já não existia mais? Um ponto. Vai acontecer de novo.
  4. As pessoas saem e o desligamento é feito às pressas? Se o desligamento for feito por quem tiver tempo, em vez de seguir uma lista de verificação, vale um ponto.
  5. Um dia sem acesso ao seu tenant pararia os negócios? Um ponto, e um motivo para manter uma cópia dos dados fora do tenant.

Zero ou um ponto: ative as proteções integradas indicadas abaixo e reavalie daqui a um ano. Dois ou mais: adicione um backup. O serviço custa alguns dólares por usuário por mês, muito menos do que uma tarde reconstruindo uma pasta de finanças a partir de anexos.

O que ativar hoje, com ou sem backup

Microsoft 365

  • Aumentar a janela de itens recuperáveis da caixa de correio de 14 para 30 dias
  • Criar uma política de retenção de pelo menos um ano para o Exchange, o OneDrive, o SharePoint e o Teams
  • Configurar o OneDrive para manter os arquivos de um usuário excluído por 365 dias, em vez de 30
  • Tornar inativas ou compartilhadas as caixas de correio dos funcionários que saem antes de remover a licença
  • Exigir a autenticação multifator para todos, já que a maioria das perdas de dados começa com uma senha roubada

Google Workspace

  • Configurar regras de retenção do Vault para o Gmail, o Drive e o Chat, caso seu plano inclua o Vault
  • Mover os documentos da equipe do “Meu Drive” para drives compartilhados, que permanecem quando o criador sai
  • Use a opção de transferência sempre que um usuário for excluído
  • Ative a exigência da verificação em duas etapas para toda a organização
  • Revise as configurações de exportação de dados e Takeout para que apenas os administradores possam extrair dados

Como deve ser um bom backup

  • Armazenado fora do tenant. Na nuvem do próprio fornecedor de backup ou em uma conta de armazenamento controlada por você, para que um tenant bloqueado não signifique backups bloqueados.
  • Automático e, no mínimo, diário. Backups que dependem de alguém para lembrar deles não são backups.
  • Restaura um único item. Um e-mail, um arquivo, uma versão, de volta ao local original ou a uma pasta, em questão de minutos. Restaurações de todo o tenant são raras; restaurações de itens individuais acontecem todos os meses.
  • Abrange e-mails, calendários, contatos, OneDrive ou Drive, SharePoint ou drives compartilhados e Teams ou Chat. Confira a lista; vários produtos simplesmente deixam de fora o Teams ou os drives compartilhados.
  • A retenção que você escolher. Sete anos para financeiro e jurídico, um ano para todos os demais: é um padrão comum.
  • Testado. Restaure um item aleatório a cada trimestre e registre que você fez isso. Os auditores pedem exatamente isso, e nós também.

A Microsoft agora vende seu próprio serviço de backup para o Microsoft 365, cobrado pela quantidade de dados, e os parceiros do Google oferecem o mesmo para o Workspace. Ambos são adequados para uma empresa que deseja um único fornecedor. Um serviço de backup independente, que oferecemos e operamos para nossos clientes, acrescenta a separação em relação ao tenant, que para a maioria das empresas é o objetivo de um backup.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam

Respostas curtas para o que fundadores e responsáveis financeiros mais nos perguntam.

Faça outra pergunta

A Microsoft protege o serviço contra falhas do lado dela e oferece lixeiras, histórico de versões e 30 dias para restaurar uma conta excluída. Ela não promete recuperar dados que sua empresa excluiu depois que esses prazos passam, descreve a proteção de dados como uma responsabilidade compartilhada e agora vende seu próprio serviço de backup. As políticas de retenção, incluídas no Business Premium, preenchem grande parte da lacuna dentro do tenant.

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Fale conosco sobre backup e retençãoGerenciamento do Microsoft 365

Os períodos de retenção são os padrões publicados pela Microsoft e pelo Google em outubro de 2026 e podem variar no seu tenant. Verifique suas próprias configurações antes de confiar neles.