这两家公司都在多个数据中心的冗余系统上运行您的电子邮件和文件。即使发生硬盘、服务器或整栋大楼的故障，您也完全不会察觉。这就是可用性，而这两家供应商在这方面都表现得非常出色。
这两家供应商均不承诺在数据保留期结束后，恢复贵公司因自身行为而丢失的数据。微软将此称为“共同责任”：微软负责保障平台安全，而客户则拥有其数据，并自行决定是否进行备份。谷歌的文档也以另一种表述方式阐明了这一观点。他们负责维护平台，您负责管理其中的数据。
Microsoft 365 或 Google Workspace 有备份吗？哪些数据会被保留、保留多长时间，以及哪些数据不会被保留
微软和谷歌能确保您的服务正常运行，并提供回收站和版本历史记录功能，但这两者都不属于会计师或保险公司所指的“备份”。以下将介绍它们具体保存哪些数据、保存多长时间、存在哪些缺口，以及如何判断您的公司是否需要更全面的备份方案。
阅读时间：8 分钟更新于
简要回答
微软和谷歌确保其服务正常运行。恢复您的数据是一项共同的责任。
- 已删除的电子邮件和文件会在回收站和版本历史记录中保留数天至数月，之后便会消失。
- 没有任何措施能让您免受以下情况的影响：无人及时发现的删除、将同步文件加密的勒索软件攻击，或是数据已过期的已关闭账户。
- 这两家供应商都将此描述为“共同责任”，并建议您参考数据保留策略、Vault 或单独的备份方案。
根据后果而非恐惧来决定：如果丢失三个月的电子邮件或财务文件夹会造成损失，那就进行备份。如果这没什么大不了的，那么系统自带的工具和保留策略可能就足够了。
对微软和谷歌而言，“备份”是什么意思
Microsoft 365 会保留哪些数据，以及保留多长时间
| 发生了什么 | 什么能救您 | 多长时间 |
|---|---|---|
| 删除了一封电子邮件 | “已删除邮件”文件夹，然后是“可恢复邮件” | 直到您清空“已删除邮件”文件夹，之后默认保留 14 天，管理员可将该时限延长至 30 天 |
| 在 OneDrive 或 SharePoint 中删除了一个文件 | 回收站，然后是二级回收站 | 共计 93 天 |
| 覆盖了一个文件 | 版本历史 | SharePoint 和 OneDrive 默认保留 500 个版本 |
| 勒索软件加密了已同步的文件 | “还原您的 OneDrive”，以及 SharePoint 中同样的“还原此库”选项，可将所有内容回滚到某个日期 | 攻击发生后 30 天内 |
| 删除了整个用户账户 | 该账户处于已删除状态，可连同邮箱和 OneDrive 一起恢复 | 删除后 30 天 |
| 许可证移除后离职员工的邮箱 | 30 天的宽限期，除非该邮箱已先通过保留策略设为非活动状态，或已转换为共享邮箱 | 许可证移除后 30 天，然后删除 |
| Teams 聊天和频道消息 | 保存在隐藏的邮箱文件夹中，仅管理员可恢复 | 遵循保留策略；已删除的团队可在 30 天内恢复 |
有两点值得了解。14 天的邮箱保留期是默认设置，管理员只需两分钟即可将其延长至 30 天。此外，Business Premium 以及 E3 或 E5 计划中包含的保留策略，可以将用户删除的所有内容保留一年、三年或七年，这些内容对用户不可见，但管理员可以进行搜索。这确实能有效防止数据被删除，但无法应对您无法登录的租户这种情况。
Google Workspace 会保留哪些数据，以及保留多长时间
| 发生了什么 | 什么能救您 | 多长时间 |
|---|---|---|
| 删除了一封电子邮件 | 回收站，然后是管理员的恢复工具 | 在回收站中保留 30 天，随后管理员最多可再恢复 25 天 |
| 在云端硬盘中删除了一个文件 | 回收站，然后是管理员的恢复工具 | 在回收站中保留 30 天，随后管理员最多可再恢复 25 天 |
| 覆盖了一个文件 | Google 文档、表格和幻灯片的版本历史记录；其他文件最多 100 个版本或 30 天 | 文档、表格和幻灯片：实际上无限制；上传的文件：30 天，除非您固定某个版本 |
| 删除了整个用户账户 | 管理员可以连同邮件和云端硬盘一起恢复用户 | 删除后 20 天 |
| 离职人员的文件 | 删除用户时转移所有权，或者先移动到共享云端硬盘 | 若未转移，则随账户一同删除 |
| 勒索软件加密了已同步的文件 | 不支持整个云端硬盘回滚；需从版本历史记录中逐个恢复文件 | 上传的文件为 30 天 |
| 聊天消息 | 如果您拥有 Vault，则遵循 Vault 的保留规则 | 包含在 Business Plus 和 Enterprise 中；Starter 和 Standard 可选配此功能 |
Google Vault 包含在 Business Plus 和 Enterprise 套餐中，并作为 Business Starter 和 Standard 套餐的附加组件出售，其功能相当于微软的保留策略：无论用户删除了什么，它都会按照规则规定的时间长度保留邮件、文件和聊天记录。这是一款数据保留和法律保留工具，并非用于修复日常操作失误的恢复按钮，而且如果 Workspace 订阅本身被取消，它将无法提供任何保护。
内置工具无法覆盖的空白
- 没人及时察觉的删除操作。一个 3 月份被删除、7 月份才有人询问的文件夹，早已超出了上述所有时间窗口。小型企业中绝大多数的数据丢失正是这种类型，缓慢而悄无声息。
- 勒索软件和遭入侵的账户。以用户身份登录的攻击者可以清空回收站、删除版本并清除可恢复项目。如果您在 30 天内采取行动，且攻击者没有管理员权限，OneDrive 的回滚功能可以提供帮助。Google 没有类似的回滚功能。
- 离职处理中的失误。如果在保留邮箱之前撤销离职人员的许可证，或者在未转移文件的情况下删除 Google 用户，那么在宽限期结束后数据将会丢失。这种情况非常常见，但只要使用检查清单，完全可以避免。
- 失去对租户本身的访问权限。管理员账户被劫持、订阅未付款，或者与经销商发生纠纷，都可能导致您瞬间无法访问所有内容。保留策略和 Vault 都位于租户内，因此它们也会随您一同被锁定。
- 必须保存多年的记录。税法、SOX、HIPAA、GDPR 中的问责要求，或是客户合同，都可能要求保留七年的电子邮件或财务文件。保留策略可在租户内部实现这一要求，备份可在租户外部实现，而审计师更倾向于两者兼备。
- 邮件和文件以外的内容。Planner 看板、Forms、Teams 设置、Intune 策略、Google Sites、日历共享设置。部分备份产品涵盖这些内容，但大多数仅涵盖邮件、文件、日历和联系人。
您需要单独的备份吗？一个简短的测试
请针对贵公司如实回答以下问题。
- 丢失某人过去三个月的电子邮件会造成损失吗？如果销售、财务或管理层中的任何人回答“是”，则得 1 分。
- 您是否必须保存记录？受监管行业、上市公司或计划上市的企业、合同中包含记录条款的政府或企业客户，或任何税务机关。得 1 分。
- 有没有人曾经索要过一个已经不存在的文件或电子邮件？得 1 分。这种情况还会再发生。
- 是否有人离职，而且离职处理很仓促？如果离职处理是由有空的人来完成，而不是按照检查清单进行，则得 1 分。
- 如果有一天无法访问您的租户，业务会因此停摆吗？得 1 分，这也是将数据副本保存在租户之外的理由。
0 分或 1 分：启用下文所述的内置保护措施，并在一年后重新评估。2 分或以上：添加备份。该服务每用户每月仅需几美元，远低于花一个下午从附件中重建财务文件夹的成本。
无论是否备份，今天就该启用的设置
Microsoft 365
- 将邮箱可恢复项目的保留期从 14 天延长至 30 天
- 为 Exchange、OneDrive、SharePoint 和 Teams 创建至少一年的保留策略
- 将 OneDrive 设置为将已删除用户的文件保留 365 天，而不是 30 天
- 在撤销许可证之前，将离职员工的邮箱设为非活动状态或共享邮箱
- 要求所有人启用多重身份验证，因为大多数数据丢失都是从密码被盗开始的
Google Workspace
- 如果您的套餐包含 Vault，请为邮件、云端硬盘和聊天设置 Vault 保留规则
- 将团队文档从我的云端硬盘移动到共享云端硬盘，这样即使创建者离职，这些文档仍会保留
- 每次删除用户时都使用转移选项
- 为整个组织启用两步验证强制执行
- 检查数据导出和 Takeout 设置，确保只有管理员才能导出数据
好的备份是什么样的
- 存放在租户之外。在备份供应商自己的云端或您控制的存储账户中，因此租户被锁定并不意味着备份也被锁定。
- 自动进行，且至少每天一次。需要有人记得去做的备份，不是备份。
- 可恢复单个项目。一封邮件、一个文件、一个版本，几分钟内恢复到原位置或某个文件夹。整个租户的恢复很少见；单个项目的恢复每个月都会发生。
- 涵盖邮件、日历、联系人、OneDrive 或云端硬盘、SharePoint 或共享云端硬盘，以及 Teams 或 Chat。查看清单；有几款产品悄悄略过了 Teams 或共享云端硬盘。
- 保留期限由您选择。财务和法务七年，其他人一年，这是常见的模式。
- 经过测试。每季度随机恢复一个项目，并记录下来。审计师要求的正是这一点，我们也一样。
微软现在为 Microsoft 365 出售自己的备份服务，按数据量计费，Google 的合作伙伴也为 Workspace 提供同样的服务。对于只想要一家供应商的公司来说，两者都可以。我们为客户提供并运营的独立备份服务，则增加了与租户的隔离，而这对大多数公司来说正是备份的意义所在。
微软保护服务免受其自身故障影响，并为您提供回收站、版本历史和 30 天的已删除账户恢复期。它不承诺在这些期限过后恢复贵公司删除的数据，将数据保护描述为共同责任，并且现在出售自己的备份服务。Business Premium 中包含的保留策略，弥补了租户内部的大部分缺口。
Google 保持服务运行，并为您提供回收站中的 30 天，加上管理员可恢复邮件和文件的约 25 天，以及恢复已删除用户的 20 天。在此之外，Vault 保留规则（Business Plus 及以上套餐包含，或可添加到较低套餐）会按您设置的时间保留数据。遭遇勒索软件后没有整个云端硬盘的回滚。
直到您清空已删除邮件，之后默认在可恢复邮件中保留 14 天。管理员可以将其延长到 30 天，保留策略可以在用户看不到的情况下将已删除邮件保留数年。
在云端硬盘回收站中保留 30 天，之后管理员可以在管理控制台中再恢复最多 25 天。此后它们就消失了，除非 Vault 保留或备份中留有副本。
在 Microsoft 365 中，许可证撤销后邮箱数据保留 30 天，然后删除，除非您先用保留策略将其设为非活动邮箱，或将其转换为无需许可证的共享邮箱。在 Google Workspace 中，请在删除用户前转移文件所有权并设置委派或转发邮箱，否则数据会在 20 天后随账户一起消失。
通常值得，如果您必须保存记录、曾经险些丢失数据，或者无法凭记忆重建丢失的文件夹。费用是每位用户每月几美元。如果都不适用，请启用上述保留策略和回收站设置，明年再重新评估。
您的反馈
本指南对您有帮助吗？
SF3 Technologies 如何提供帮助
我们在您自己的 Microsoft 365 或 Google Workspace 中设置保留策略、回收站期限和离职处理步骤，让内置保护发挥到最好。在备份有意义的地方，我们为您的环境提供备份服务，数据存储在您的租户之外，保留期限按团队选择，并与您一起每季度进行一次恢复测试。您的租户和账户仍归您所有，通过专用管理员访问权限进行管理。
保留期限是微软和 Google 截至 2026 年 10 月公布的默认值，在您的租户中可能有所不同。在依赖这些数值之前，请先检查您自己的设置。