小型企业中最常见的 AI 风险并不是惊天动地的数据泄露，而是有人把客户名单、合同或源代码粘贴到个人 ChatGPT 账户里。公司看不到这些内容，无法控制保留期限，在这个人离职时也没有办法删除。
第二种风险更不易察觉。Microsoft 365 和 Google Workspace 中内置的助手，可以读取使用者本来就能打开的任何内容。如果多年前某个人力资源文件夹被共享给了“所有人”，助手就会找到它。这个问题不是 AI 造成的，但 AI 让人更容易无意中碰到它。
在小型企业中安全推行 ChatGPT、Claude 和 Copilot
如何把团队从个人 AI 账户迁移到公司账户，修正 AI 工具继承的文件权限，并写一份大家真正会遵守的一页纸政策。
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简要回答
把团队使用的每一款 AI 工具都放到启用单点登录的公司账户上，在 Copilot 或 Gemini 能读取您的文件之前清理文件共享，并发布一份一页纸政策，附上简短的已批准工具清单。然后先从一个试点小组开始。按这个顺序做，AI 就会成为由公司掌控的工具，而不是在没人看得见的个人账户上自行其是。
真正的风险往往很平常
第 1 步：弄清已经在用什么
大多数公司都会对答案感到意外。在做任何选择之前：
- 以不追究责任的方式询问团队，他们在用哪些 AI 工具、用来做什么
- 检查员工把哪些 AI 应用连接到了工作账户（在 Microsoft Entra 的“企业应用程序”下，或在 Google 管理控制台的“应用访问权限控制”下）
- 查看费用报销和公司信用卡记录，找出 AI 订阅
- 记下输入的数据类型：客户数据、财务数据、个人数据、代码或合同
第 2 步：选定工具，迁移到公司账户
不必只选一款。许多公司同时使用两款，例如在 Microsoft 365 中使用 Copilot，再用 ChatGPT 或 Claude 来写作和分析。关键是每款工具都是一个有负责人的公司工作区。
| 工具 | 企业方案 | 适合用途 | 推行前需检查 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Business（原 Team）、Enterprise | 日常写作、分析和调研 | SSO、工作区保留设置、允许使用哪些连接器和自定义 GPT |
| Claude | Team、Enterprise | 长文档、严谨分析、编程 | SSO、保留设置、允许使用哪些连接器和集成 |
| Microsoft 365 Copilot | Microsoft 365 商业版方案的附加许可 | 在 Outlook、Word、Excel、Teams 和 SharePoint 中工作 | SharePoint 和 OneDrive 中的文件共享与权限 |
| Gemini for Google Workspace | 包含在 Workspace 方案中或单独加购 | 在 Gmail、文档、表格和 Drive 中工作 | Drive 共享、共享云端硬盘和外部共享 |
OpenAI、Anthropic、Microsoft 和 Google 都声明，默认情况下不会用这些方案中的企业数据训练模型。这是弃用个人账户的主要原因。方案和名称变化频繁，签约前请阅读各供应商的最新条款。
对每款工具：
- 创建一个公司工作区，并在公司内指定一位负责人
- 将登录接入 Microsoft Entra ID 或 Google Workspace，使员工离职当天即失去访问权限
- 为聊天记录和上传的文件设置保留规则
- 确定哪些连接器、插件和智能体可以访问公司数据，其余一律关闭
- 有序关闭个人账户：迁移员工需要的内容，删除其余内容
第 3 步：修正工具继承的权限
Copilot 和 Gemini 会沿用您现有的权限。这既是好消息，也是坏消息。在它们正式上线之前：
- 找出共享给全公司或“任何拥有链接的人”的文件和网站
- 先从人力资源、财务和法务入手，再逐步扩展
- 移除不再需要访问权限的人员的权限
- 在 Microsoft 365 中，为最敏感的文件添加敏感度标签和数据防泄漏规则，并使用 SharePoint 的过度共享报告
- 在 Google Workspace 中，检查共享云端硬盘和外部共享设置
即使不用 AI，这次清理也值得做。万一某个账户被盗用，同样的工作也能减少损失。
第 4 步：一页纸政策和小范围试点
没人读的政策保护不了任何人。请控制在一页以内：
- 已批准的工具。一份简短清单，以及申请新工具的方式。
- 绝不能粘贴的内容。密码、在已批准工具之外的客户个人数据、健康或薪资数据，以及任何受保密协议（NDA）约束的内容，除非该工具已获准处理此类内容。
- 检查输出结果。AI 会信心十足地犯错。谁发送，谁负责。
- 必要时说明。如果 AI 生成的内容会被客户或同事拿来作为依据，请告诉他们。
- 向谁咨询。指定一位联系人或一个邮箱，专门解答问题。
然后，从不同团队挑选 5 到 10 人组成试点小组并进行培训。收集哪些做法有效、哪些地方让他们困惑，调整设置和政策，之后再向全公司开放。
保持井然有序
- 在与电子邮件和文件相同的离职步骤中移除 AI 访问权限
- 市场变化很快，每季度审查一次新的 AI 工具和连接器
- 每次供应商重大更新后，检查保留和共享设置
- 简单记录谁批准了哪款工具以及原因
受监管或敏感的工作
对于绝不能脱离您掌控的法律、财务、医疗和工程工作，可以考虑私有方案：数据控制更严格的企业方案，或部署在您自己环境中的 AI 模型。这些方案运行起来更费功夫，因此只用于真正需要的工作。
如果您在欧盟有员工，欧盟《人工智能法》已经要求使用 AI 的企业确保员工具备足够的 AI 素养。一次简短的培训加上一页纸政策，就能在很大程度上证明这一点。
使用企业方案比使用个人账户安全得多。ChatGPT Business 和 Enterprise 为公司提供管理员控制、单点登录和保留设置，OpenAI 也声明默认不会用这些方案中的企业数据训练其模型。
需要。Copilot 可以读取使用者能打开的任何内容，因此共享范围过大的文件很容易被找到。先从人力资源、财务和法务文件夹开始，再处理其余部分。
禁令很少奏效。员工会转而在手机上使用个人账户，公司将完全失去可见性。在公司账户上提供一份简短的已批准工具清单，更安全，也更容易执行。
选择与员工现有工作环境相契合的那款。使用 Microsoft 365 的公司通常从 Copilot 开始，使用 Google Workspace 的公司从 Gemini 开始，许多公司还会加上 ChatGPT 或 Claude 用于写作和分析。在公司账户上同时使用两款也完全可以。
已批准的工具、绝不能粘贴的内容、提醒员工对自己发出的内容负责、何时需要披露使用了 AI，以及向谁咨询。一页纸就够了。
SF3 Technologies 如何帮助您
我们在带有管理员控制的公司账户上配置 ChatGPT、Claude、Copilot 和 Gemini，清理这些工具继承的权限，并为您的团队提供一份他们会遵守的简短政策。SF3 Technologies 是 Microsoft AI Cloud Partner Program 的成员，为所有平台提供建议，不偏向其中任何一家。每个工作区都以贵公司名义创建，并通过专用管理员账户在您自己的 Microsoft 365 或 Google Workspace 内部管理。
本指南仅提供一般性信息，不构成法律建议。供应商的方案和条款经常变化，购买前请查阅各供应商的最新条款。