- 您的邮件未通过身份验证。接收服务器无法确认该邮件确实来自您的域名。通常是因为缺少某个记录，或者某个新工具（如 CRM、开票系统、新闻通讯、网站表单、服务台，甚至扫描仪）从未被添加到该域名中，又或者SPF记录超出了限制，导致所有邮件都悄无声息地无法送达。
- 该消息看起来像是垃圾邮件。链接缩短服务、大量图片配少量文字、大写字母、带有六个徽标的签名、无人索要的附件，或是写得像广告一样的主题行。过滤器会对这些特征分别进行评分。
- 您的域名声誉受到影响。某个邮箱遭到入侵并在周末发送了垃圾邮件；有人通过Outlook向400名收件人发送了更新邮件，且将所有人设为密件抄送（Bcc）；或者您的邮件是通过一台存在“不良邻居”的共享服务器发送的。
- 收件方。一条规则、一个已满的邮箱、一封转发到个人地址的邮件，或者一个曾将您的地址误判为垃圾邮件的过滤器。这种情况比人们想象的要少见，而且只有收件人才能解决。
为什么公司邮件会被归类为垃圾邮件，以及如何彻底解决这个问题
企业邮件被归入垃圾邮件文件夹的四大原因、SPF、DKIM 和 DMARC 的实际作用、Gmail 和 Outlook 目前对每位发件人的要求，以及一项您可在 20 分钟内完成的自检。
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简要回答
十有八九，问题出在身份验证上：您的域名未向外界明确哪些服务可以代表您发送邮件，或者新增了工具却未更新相关记录。Gmail和Outlook现在要求每个发件人都提供SPF、DKIM和DMARC记录，一旦出现任何一项不符，它们会悄无声息地将邮件归入垃圾邮件。修正相关记录，在所有代表您的域名发送邮件的工具中启用DKIM，并启动DMARC监控，大多数投递问题将在一两天内消失。
四个原因，按可能性从高到低排序
SPF、DKIM 和 DMARC 的实际作用
这三项都是您域名 DNS 中的小型文本记录。公司内部无人能看到它们，但您发送邮件的每台邮件服务器都会对其进行验证。
| 记录 | 通俗来说 | 若缺少这些会出什么问题 |
|---|---|---|
| SPF | 允许以您的域名发送电子邮件的服务列表，例如 Microsoft 365 和您的开票工具。 | 来自列表中未包含的服务的邮件将无法送达。若查询列表中包含超过十项，则所有查询均会失败。 |
| DKIM | 每条消息都附带一个数字签名，证明该消息来自您的域名，且在传输过程中未被篡改。 | 收到的消息未签名，且与伪造消息毫无二致。 |
| DMARC | 您对收件人的指示：当一封声称来自您的邮件未能通过上述核查时应如何处理，以及应向何处提交报告。 | 收件人只能凭猜测，而任何人都可以冒用你的名义发送邮件，而你却毫不知情。 |
有一个细节至关重要：一致性。收件人看到的“发件人”地址中的域名必须与通过SPF或DKIM验证的域名一致。如果某款电子报工具使用您的域名发送邮件，却使用其自身域名进行签名，那么它虽然通过了自身DKIM验证，但仍会导致您的DMARC验证失败。
Gmail、Outlook 和 Yahoo 目前的要求
自 2024 年起，各大邮箱服务商开始公布规则而非凭猜测行事，2025 年底，Google 加强了执行力度，拒收率有所上升。截至 2026 年 10 月，其公布的要求如下：
| 要求 | Gmail（所有发件人） | Outlook.com 和 Yahoo |
|---|---|---|
| SPF 和 DKIM | 两者均已配置 | 这两项设置适用于每天发送约 5,000 条消息或更多的人；强烈建议其他所有人也进行设置 |
| DMARC记录 | 已发布，至少 p=none | 已发布，至少 p=none，符合 SPF 或 DKIM 规范 |
| 按领域分类 | 是的，支持 SPF 或 DKIM | 是 |
| 反向 DNS 和 TLS | 必备 | 预期 |
| 垃圾邮件投诉率 | 低于 0.3%，目标为 0.1 | 保持低调；微软密切关注声誉 |
| 一键退订 | 来自批量发件人的营销邮件 | 来自批量发件人的营销邮件 |
这些规则正式涵盖发送到个人 Gmail、Outlook.com 和 Yahoo 邮箱的邮件。实际上，Microsoft 365 和 Google Workspace 也会对企业邮箱应用相同的检查机制，因此无论您的客户使用哪种服务，解决方法都是一样的。
20 分钟自查
- 列出所有以您的域名发送邮件的服务。Microsoft 365 或 Google Workspace、CRM、开票和薪资工具、电子通讯平台、网站的联系表单、服务台、日历和预约工具，以及那台可将扫描内容发送至电子邮件的打印机。大多数域名拥有五到八项。
- 查看您的SPF记录。该记录必须且仅能有一条。它应包含列表中的所有服务，DNS 查询次数不得超过十次，且以 -all 或 ~all 结尾。若存在第二条 SPF 记录，或第十一次查询，则视为全部失败。
- 在所有地方启用DKIM。在 Microsoft 365 中，该设置位于 Defender 门户的“电子邮件身份验证设置”下；在 Google Workspace 中，位于“应用”>“Google Workspace”>“Gmail”>“验证电子邮件”下。每个第三方工具都有自己的 DKIM 设置，会提供两到三个需要添加的 DNS 记录。
- 在监控层级发布DMARC。一条 p=none 且包含报告地址的记录目前尚无影响，但几天之内，报告就会显示所有以您名义发送邮件的服务，包括您遗忘的那些，以及任何冒充您身份的服务。
- 发送测试并查看结果。向个人 Gmail 账户发送一封电子邮件，打开邮件，选择“显示原始邮件”，查找 SPF：通过、DKIM：通过 和 DMARC：通过。Outlook.com 在邮件头中也会显示相同的信息。只要有一个“未通过”，就能准确告诉您需要修复哪个记录。
- 分步骤加强DMARC安全措施。在连续两到四周报告正常后，将策略调整为 p=quarantine，随后调整为 p=reject。当设置为 reject 时，任何人都无法冒用您的名义发送邮件，且收件人会更加信任您的邮件。
看似身份验证但实则并非如此的问题
- 一个遭到入侵的邮箱。如果邮件送达率一夜之间骤降，请首先检查受影响账户的登录日志和收件箱规则。攻击者会添加一条隐藏回复的规则，并利用真实账户发送垃圾邮件。
- 来自普通邮箱的批量邮件。Outlook 和 Gmail 专为日常沟通设计，而非营销活动。向数百个联系人发送更新应使用专用的工具，并通过诸如 news.yourcompany.com 这样的子域名发送，这样即使该子域名出现问题，也不会波及您的主域名。
- 大量签名和链接缩短服务。减少图片数量，不使用短链接，且文本应读起来像由真人撰写的一样。
- 一个全新的域名。对于没有历史记录的域名，在最初几周内会受到严格审查。请从低流量和真实对话开始。
- 购买或爬取的列表。投诉率超过 0.3% 会导致您被服务提供商列入黑名单，每次持续一周，且任何记录修正都无法改变这一状况。
保持顺序不变
- 在每款会向 SPF 和 DKIM 发送电子邮件的新工具启用当天，将其添加至列表中
- 每月阅读DMARC报告，或委托他人代为阅读
- 将营销邮件和交易邮件分别放置在各自的子域名下
- 请通过Google Postmaster Tools和微软的发件人工具关注投诉率
- 检查哪些用户可以创建收件箱规则和转发规则，因为这些是攻击者首先会修改的内容
通常有四种可能：某款新工具未被添加到SPF记录中却开始以您的域名发送邮件；SPF记录的查询次数超过了十次的限制；某个邮箱遭到入侵；或者服务提供商加强了执行力度（如谷歌在2025年底所做的那样）。上述20分钟的检查可确定具体原因。
是的。Google 现在要求所有向 Gmail 地址发送邮件的发件人都提供 DMARC 记录，而 Outlook.com 则要求规模较大的发件人提供该记录。设置 p=none 的记录不会改变任何情况，也不会产生任何费用，而且这是唯一能确认谁冒用您身份发送邮件的方法。
并非 p=none。只有在所有合法服务均通过验证之前就跳转到隔离或拒绝时，才会出现问题，这就是为什么我们首先会先阅读几周的报告。
是的。这些记录存储在您的域名的 DNS 中，并适用于任何用于发送邮件的平台和工具。唯一不同的是启用 DKIM 的位置。
这是因为Microsoft 365已包含在您的SPF和DKIM配置中，而CRM未包含；或者CRM使用其自有域名而非您的域名进行签名。每款工具均设有相应的DKIM设置，可通过调整来解决此问题。
对于大多数域名，记录可在一天内更正。将DMARC逐步调整至安全拒绝状态需要几周时间来阅读报告，而受损的声誉则需要数周的规范发送才能恢复。
SF3 Technologies 如何提供帮助
我们会找出所有以您的域名发送邮件的服务，修复SPF，在Microsoft 365、Google Workspace及每项工具中启用DKIM，发布DMARC并逐步将其配置为“拒绝”状态（同时参考相关报告），从而确保您的邮件能够送达，且无人能冒用您的名义发送邮件。这些记录将保留在您的DNS和租户中，完全由您掌控。
发件人要求以谷歌和微软于 2026 年 10 月发布的版本为准，且会随时间推移而变化。在依据阈值采取行动前，请务必查阅各服务提供商当前的发件人指南。