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¿Se realizan copias de seguridad de Microsoft 365 o de Google Workspace? Qué se conserva, durante cuánto tiempo y qué no

Microsoft y Google mantienen tu servicio en funcionamiento y te ofrecen papeleras de reciclaje y un historial de versiones, pero ninguna de las dos opciones constituye una copia de seguridad en el sentido en que lo entienden tu contable o tu aseguradora. A continuación te explicamos qué datos conservan, durante cuánto tiempo, cuáles son las lagunas y cómo decidir si tu empresa necesita algo más.

8 minutos de lecturaActualizado

La respuesta corta

Microsoft y Google mantienen sus servicios en funcionamiento. Recuperar tus datos es una tarea conjunta.

  1. Los correos electrónicos y archivos eliminados permanecen en la papelera de reciclaje y en el historial de versiones entre unos días y unos meses; después, desaparecen.
  2. Nada te protege de un borrado que nadie haya detectado a tiempo, de un ataque de ransomware que haya cifrado archivos sincronizados o de una cuenta cerrada cuyos datos hayan caducado.
  3. Ambos proveedores lo describen como una responsabilidad compartida y te remiten a las políticas de retención, Vault o una copia de seguridad independiente.

Toma la decisión basándote en las consecuencias, no en el miedo: si perder tres meses de correos electrónicos o la carpeta de finanzas te supondría un problema, haz una copia de seguridad. Si no te preocupa demasiado, quizá basten las herramientas integradas y una política de retención.

Qué significa «copia de seguridad» para Microsoft y Google

Ambas empresas gestionan tu correo electrónico y tus archivos en sistemas redundantes repartidos por varios centros de datos. Si falla un disco, un servidor o incluso todo un edificio, ni siquiera te darás cuenta. Eso es lo que se entiende por disponibilidad, y ambos proveedores destacan en este aspecto.

Ninguno de los dos proveedores se compromete a recuperar los datos que tu empresa haya perdido por culpa propia una vez finalizados sus períodos de conservación. Microsoft describe esto como «responsabilidad compartida»: ellos se encargan de la seguridad de la plataforma, mientras que el cliente es el propietario de sus datos y el responsable de decidir si desea realizar copias de seguridad. La documentación de Google expresa lo mismo con otras palabras. Ellos se ocupan de la plataforma; tú, de los datos que contiene.

Qué conserva Microsoft 365 y durante cuánto tiempo

Qué pasóQué te salvaCuánto tiempo
Un correo eliminadoCarpeta «Elementos eliminados» y, a continuación, «Elementos recuperables»Hasta que vacíes la carpeta «Elementos eliminados», tras lo cual el plazo es de 14 días por defecto, aunque un administrador puede ampliarlo a 30
Un archivo eliminado en OneDrive o SharePointPapelera de reciclaje y, a continuación, la papelera de reciclaje de segunda fase93 días en total
Un archivo sobrescritoHistorial de versiones500 versiones de forma predeterminada en SharePoint y OneDrive
Un ransomware cifró los archivos sincronizados«Restaurar OneDrive» y la misma opción «Restaurar esta biblioteca» en SharePoint, que revierte todo a una fecha determinadaEn un plazo de 30 días a partir del ataque
Una cuenta de usuario completa eliminadaLa cuenta se encuentra en estado eliminado y se puede restaurar junto con el buzón de correo y OneDrive30 días después de la eliminación
El buzón de un empleado que se ha ido, tras retirar la licenciaUn periodo de gracia de 30 días, salvo que el buzón se haya convertido antes en inactivo mediante una política de retención o en un buzón compartido30 días después de retirar la licencia, después se elimina
Chats de Teams y mensajes de los canalesSe guardan en carpetas ocultas del buzón de correo, a las que solo puede acceder un administradorSigue la política de retención; un equipo eliminado se puede recuperar durante 30 días

Hay dos cosas que conviene saber. El plazo de 14 días del buzón es un valor por defecto, y ampliarlo a 30 días le lleva dos minutos a un administrador. Además, una política de retención, incluida en los planes Business Premium y E3 o E5, puede conservar todo lo que un usuario elimine durante uno, tres o siete años, de forma invisible para el usuario y con la posibilidad de que un administrador pueda buscarlo. Esa es una protección real contra la eliminación, aunque no contra un tenant en el que no puedas iniciar sesión.

Qué conserva Google Workspace y durante cuánto tiempo

Qué pasóQué te salvaCuánto tiempo
Un correo eliminadoLa papelera y, a continuación, la herramienta de restauración del administrador30 días en la papelera y, a continuación, hasta 25 días más para un administrador
Un archivo eliminado en DriveLa papelera y, a continuación, la herramienta de restauración del administrador30 días en la papelera y, a continuación, hasta 25 días más para un administrador
Un archivo sobrescritoHistorial de versiones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google; hasta 100 versiones o 30 días para el resto de archivosDocumentos, Hojas de cálculo y Presentaciones: prácticamente ilimitado; archivos subidos: 30 días, a menos que fijes una versión
Una cuenta de usuario completa eliminadaEl administrador puede restaurar al usuario con su correo y Drive20 días después de la eliminación
Los archivos de un empleado que se ha idoTransfiere la propiedad al eliminar al usuario, o mueve antes los archivos a una unidad compartidaSe eliminan junto con la cuenta si no se transfieren
Un ransomware cifró los archivos sincronizadosNo se puede revertir toda la unidad; restaura los archivos uno a uno desde el historial de versiones30 días para los archivos subidos
Mensajes de chatSigue la retención de Vault si dispones de VaultIncluido en Business Plus y Enterprise; un complemento en Starter y Standard

Google Vault, incluido en los planes Business Plus y Enterprise y vendido como complemento para los planes Business Starter y Standard, es el equivalente a las políticas de retención de Microsoft: conserva los correos, los archivos y los chats durante el tiempo que establezca la regla, elimine lo que elimine el usuario. Es una herramienta de retención y retención legal, no un botón de restauración para un error cotidiano, y no protege nada si se cancela la propia suscripción a Workspace.

Las carencias que no cubren las herramientas integradas

  • Eliminaciones que nadie detectó a tiempo. Una carpeta borrada en marzo que alguien pide en julio ya ha superado todos los plazos anteriores. La mayor parte de la pérdida de datos en las pequeñas empresas es precisamente de este tipo: lenta y silenciosa.
  • Ransomware y cuentas comprometidas. Un atacante que inicie sesión como usuario puede vaciar las papeleras, eliminar versiones y borrar los elementos recuperables. La reversión de OneDrive ayuda si actúas en un plazo de 30 días y el atacante no tenía derechos de administrador. Google no dispone de una reversión equivalente.
  • Errores en la baja de empleados. Retirar la licencia de un empleado que se va antes de conservar el buzón, o eliminar a un usuario de Google sin transferir los archivos, pierde los datos cuando termina el periodo de gracia. Muy habitual, y totalmente evitable con una lista de comprobación.
  • Perder el acceso al propio tenant. Una cuenta de administrador secuestrada, una suscripción impagada o un conflicto con el distribuidor pueden dejarte sin acceso a todo de golpe. Las políticas de retención y Vault viven dentro del tenant, así que quedan bloqueadas contigo.
  • Registros que debes conservar durante años. La legislación fiscal, SOX, HIPAA, la rendición de cuentas del RGPD o un contrato con un cliente pueden exigir siete años de correos o archivos financieros. Las políticas de retención pueden hacerlo dentro del tenant, una copia de seguridad puede hacerlo fuera, y los auditores prefieren tener ambas.
  • Cosas fuera del correo y los archivos. Tableros de Planner, Forms, configuración de Teams, políticas de Intune, Google Sites, configuración de uso compartido de calendarios. Algunos productos de copia de seguridad los cubren; la mayoría solo cubre correo, archivos, calendarios y contactos.

¿Necesitas una copia de seguridad independiente? Una prueba rápida

Responde con sinceridad pensando en tu propia empresa.

  1. ¿Dolería perder los últimos tres meses de correo de una persona? Si la respuesta es sí para alguien de ventas, finanzas o dirección, eso es un punto.
  2. ¿Estás obligado a conservar registros? Sector regulado, empresa cotizada o que planea serlo, clientes públicos o grandes empresas con cláusulas contractuales sobre registros, o cualquier autoridad fiscal. Un punto.
  3. ¿Alguien ha pedido alguna vez un archivo o un correo que ya no existía? Un punto. Volverá a pasar.
  4. ¿La gente se va y se le da de baja a toda prisa? Si la baja la hace quien tiene tiempo en lugar de seguir una lista de comprobación, un punto.
  5. ¿Un día sin acceso a tu tenant pararía el negocio? Un punto, y una razón para guardar una copia de los datos fuera del tenant.

Cero o un punto: activa las protecciones integradas que se indican a continuación y revísalo dentro de un año. Dos o más: añade una copia de seguridad. El servicio cuesta unos pocos dólares por usuario al mes, mucho menos que una tarde reconstruyendo una carpeta de finanzas a partir de adjuntos.

Qué activar hoy, con o sin copia de seguridad

Microsoft 365

  • Ampliar la ventana de elementos recuperables del buzón de 14 a 30 días
  • Crear una política de retención de al menos un año para Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams
  • Configurar OneDrive para que conserve los archivos de un usuario eliminado durante 365 días en lugar de 30
  • Convertir los buzones de los empleados que se van en inactivos o compartidos antes de retirar la licencia
  • Exigir la autenticación multifactor a todos, ya que la mayoría de las pérdidas de datos empiezan con una contraseña robada

Google Workspace

  • Configurar reglas de retención de Vault para Gmail, Drive y Chat si tu plan incluye Vault
  • Mover los documentos del equipo de «Mi unidad» a unidades compartidas, que sobreviven cuando el creador se va
  • Utiliza la opción de transferencia cada vez que se elimine un usuario
  • Activa la verificación en dos pasos obligatoria para toda la organización
  • Revisa la configuración de exportación de datos y Takeout para que solo los administradores puedan extraer datos

Cómo debe ser una buena copia de seguridad

  • Almacenada fuera del tenant. En la nube del propio proveedor de copias de seguridad o en una cuenta de almacenamiento que tú controles, de modo que un tenant bloqueado no implique copias de seguridad bloqueadas.
  • Automática y, como mínimo, diaria. Las copias de seguridad de las que alguien tiene que acordarse no son copias de seguridad.
  • Restaura un único elemento. Un correo electrónico, un archivo, una versión, de vuelta a su ubicación original o a una carpeta, en cuestión de minutos. Las restauraciones de todo el tenant son poco frecuentes; las de elementos individuales se producen cada mes.
  • Cubre el correo, los calendarios, los contactos, OneDrive o Drive, SharePoint o unidades compartidas, y Teams o Chat. Revisa la lista; varios productos omiten Teams o las unidades compartidas sin decirlo.
  • La retención que elijas. Siete años para finanzas y legal, y un año para el resto: es una práctica habitual.
  • Probada. Restaura un elemento al azar cada trimestre y anota que lo has hecho. Los auditores piden precisamente esto, y nosotros también.

Microsoft ofrece ahora su propio servicio de copias de seguridad para Microsoft 365, que se factura en función de la cantidad de datos, y los socios de Google ofrecen lo mismo para Workspace. Ambos son una buena opción para una empresa que prefiera contar con un único proveedor. Un servicio de copias de seguridad independiente, como el que ofrecemos y gestionamos para nuestros clientes, aporta la separación respecto al tenant que, para la mayoría de las empresas, es el objetivo de una copia de seguridad.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan

Respuestas breves a lo que más nos preguntan los fundadores y los responsables de finanzas.

Pregúntenos cualquier otra cosa

Microsoft protege el servicio frente a fallos por su parte y te ofrece papeleras de reciclaje, historial de versiones y 30 días para restaurar una cuenta eliminada. No promete recuperar los datos que tu empresa haya eliminado una vez transcurridos esos plazos, describe la protección de datos como una responsabilidad compartida y ahora comercializa su propio servicio de copias de seguridad. Las políticas de retención, incluidas en Business Premium, cubren gran parte de las carencias dentro del tenant.

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Cómo ayuda SF3 Technologies

Configuramos las políticas de retención, los plazos de la papelera de reciclaje y los pasos de baja en tu propio Microsoft 365 o Google Workspace, para que la protección integrada sea la mejor posible. Cuando una copia de seguridad tiene sentido, te proporcionamos el servicio de copia de seguridad para tu entorno, almacenada fuera de tu tenant, con la retención elegida por cada equipo y una prueba de restauración trimestral que realizamos contigo. Tu tenant y tus cuentas siguen siendo tuyos, gestionados mediante un acceso de administrador exclusivo.

Consúltanos sobre copias de seguridad y retenciónGestión de Microsoft 365

Los plazos de retención son los valores predeterminados publicados por Microsoft y Google a fecha de octubre de 2026 y pueden variar en tu tenant. Comprueba tu propia configuración antes de confiar en ellos.