Su gente ya usa ChatGPT, Claude, Gemini y Copilot, normalmente en cuentas personales donde nadie puede ver qué datos de la empresa se introducen. Como parte de nuestros servicios de TI gestionados, los pasamos a cuentas de empresa con controles de administración, corregimos los permisos que esas herramientas heredan y damos a su equipo una política breve que cumplirán de verdad.
Todas las herramientas de IA que utiliza su equipo, en las cuentas que usted controla.
SF3 Technologies es miembro del Microsoft AI Cloud Partner Program, gestiona Google Workspace a diario y forma parte del Cyber Verification Program de Anthropic. Asesoramos sobre todas las plataformas siguientes sin inclinarnos por ninguna.
Configuración del espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise con SSO, roles de administrador, ajustes de retención y retirada de las cuentas de consumidor
Configuración de Claude Team o Enterprise con los mismos controles, para empresas que han elegido Claude o usan ambos
Preparación para Gemini en Google Workspace: permisos de Drive, unidades compartidas y uso compartido externo revisados antes de activarlo
Evaluación de preparación para Microsoft 365 Copilot, limpieza del exceso de uso compartido en SharePoint, etiquetas de confidencialidad de Purview y prevención de pérdida de datos
Una revisión del uso de Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat y Grok en su empresa, y cuentas de empresa donde estén justificadas
Una política práctica de uso de la IA, con una breve lista de herramientas autorizadas y lo que nunca debe incluirse en ellas
Opciones de IA privada o autoalojada para el trabajo jurídico, financiero, sanitario y de ingeniería que nunca debe salir de su control
Formación primero para un grupo piloto y después para el resto de la empresa
Cómo funciona
Descubrir, ordenar, mantener en orden.
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Descubrimos qué se está usando
Qué herramientas de IA usa ya su gente, en qué cuentas y qué tipo de datos entran en ellas. A la mayoría de las empresas les sorprende la respuesta.
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Trasladamos el trabajo a las cuentas de la empresa
Un espacio de trabajo de la empresa por herramienta, un inicio de sesión, una regla de retención, un responsable y una forma de retirar el acceso el día en que alguien se marcha.
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Corregimos lo que las herramientas heredan
Copilot y Gemini leen todo lo que una persona ya puede abrir, así que el uso compartido y los permisos se depuran antes de activarlos, empezando por RR. HH., finanzas y jurídico.
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Después, una política breve y un piloto
Una política de una página que su equipo leerá de verdad, formación primero para un grupo piloto y una revisión a medida que las herramientas cambian.
Su inquilino sigue siendo suyo
Nosotros nos encargamos de su Microsoft 365 o Google Workspace. Usted conserva la plena propiedad.
Cada espacio de trabajo que configuramos, de ChatGPT Business a Copilot, se crea a nombre de su empresa y se administra desde su propio Microsoft 365 o Google Workspace, a través de cuentas de administrador dedicadas a su nombre, protegidas con autenticación multifactorial (MFA) y utilizadas únicamente siguiendo sus instrucciones. Nada se transfiere a los sistemas de SF3 Technologies.
Si algún día decide cambiar de proveedor, entregamos los espacios de trabajo, la política y la documentación a su nuevo equipo, ayudamos durante la transición y después eliminamos nuestras cuentas, de modo que usted lo conserva todo.
ChatGPT y Claude
Cuentas de empresa en lugar de cuentas personales
El riesgo de IA más habitual en una pequeña empresa no es una brecha de seguridad. Es que alguien de la plantilla pegue una lista de clientes, un contrato o código fuente en una cuenta personal de ChatGPT, donde la empresa no tiene visibilidad, ni control de retención, ni forma de eliminarlo cuando esa persona se marcha.
ChatGPT Business (el plan que antes se vendía como ChatGPT Team) y ChatGPT Enterprise resuelven la mayor parte de eso. OpenAI declara que, por defecto, los datos empresariales de estos planes no se usan para entrenar sus modelos. Los administradores tienen una consola con analíticas del espacio de trabajo, configuración de identidad y acceso, permisos y roles, controles de retención e inicio de sesión único SAML, y Enterprise añade verificación de dominio, aprovisionamiento SCIM y una API de cumplimiento para los registros de auditoría. Configuramos el espacio de trabajo, lo conectamos a su identidad de Microsoft Entra o Google, decidimos quién recibe una licencia y después cerramos las cuentas personales de forma ordenada: los datos que la gente necesita se trasladan y el resto se elimina.
Los planes Team y Enterprise de Claude, de Anthropic, funcionan de la misma manera. El contenido no se usa para entrenar modelos por defecto, ambos planes admiten inicio de sesión único, y Enterprise añade SCIM, captura de dominio, registros de auditoría, acceso basado en roles y una API de cumplimiento. Si sus ingenieros, abogados o analistas prefieren Claude, lo configuramos con la misma disciplina en lugar de tolerarlo en la sombra.
Gemini y Copilot
IA dentro de los datos que ya tiene
Gemini para Google Workspace y Microsoft 365 Copilot son distintos de una ventana de chat. Leen el correo, los archivos y los chats que una persona ya tiene permiso para abrir, lo que significa que también sacan a la luz todo lo que se compartió de más a lo largo de los años.
Del lado de Google, revisamos los permisos de Drive, las unidades compartidas que han crecido sin control, la configuración predeterminada de los enlaces y el uso compartido externo antes de que nadie active Gemini, y primero hacemos un piloto con un grupo reducido.
Del lado de Microsoft, hacemos una evaluación de preparación para Copilot: dónde viven sus datos, quién puede abrirlos y qué aparecería el primer día. Después limpiamos el exceso de uso compartido en SharePoint y OneDrive, empezando por RR. HH., finanzas y jurídico; aplicamos etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview para que el contenido confidencial siga siéndolo aunque Copilot pueda verlo; y configuramos la prevención de pérdida de datos para que nadie pueda pegar ni enviar lo que la política prohíbe. Un inquilino con los permisos correctos es más seguro, compre o no alguna vez una licencia de Copilot.
Su plantilla no se va a quedar en cuatro herramientas, así que nosotros tampoco. Para cada herramienta respondemos las mismas tres preguntas: si existe una cuenta de empresa con controles de administración, si usted la necesita y qué debe saber el personal que sigue usando la versión gratuita.
Perplexity: popular entre los equipos comerciales y de investigación. Perplexity Enterprise Pro y Enterprise Max añaden SSO y SCIM, gestión de usuarios, registros de auditoría y retención de archivos configurable, y Perplexity declara que no entrena sus modelos con datos de clientes empresariales. Pasamos a los usuarios intensivos al espacio de trabajo empresarial y dejamos a los ocasionales cubiertos por la política.
Meta AI: integrada en WhatsApp, Instagram y Facebook. Los chats personales de WhatsApp siguen cifrados de extremo a extremo y Meta AI no los ve, pero todo lo que una persona envía a Meta AI lo recibe Meta. En las empresas donde WhatsApp es el principal canal con los clientes, fijamos una norma clara: Meta AI no es para datos de clientes, contratos ni información financiera, y los chats de trabajo van por las herramientas de WhatsApp Business que controla su empresa.
Mistral Le Chat: Mistral es una empresa francesa, algo que importa a los compradores de Alemania y del resto de la UE. Le Chat viene en versiones Free, Pro, Team y Enterprise; Team añade acceso basado en roles y facturación centralizada, y Enterprise añade inicio de sesión único SAML, registros de auditoría, gestión centralizada de usuarios y la opción de ejecutarlo autoalojado o en una nube privada. Para las empresas que quieren un proveedor europeo bajo legislación europea, es una opción seria y la configuramos como tal.
Grok: el asistente de xAI, integrado en X. La versión para consumidores está vinculada a una cuenta personal de X, así que pertenece a la lista de "no apto para datos de la empresa", a menos que su empresa haya configurado uno de los espacios de trabajo business o enterprise de xAI con licencias y controles de organización.
Política e IA privada
Una política de uso de la IA que la gente cumplirá, y una IA privada cuando importa
La mayoría de las políticas de IA tienen tres páginas y nadie las lee. La nuestra cabe en una: las herramientas y cuentas aprobadas, los datos que nunca entran en ninguna herramienta de IA, cómo se comprueba lo que produce la IA antes de que llegue a un cliente y a quién preguntar. La redactamos con usted, la adaptamos al RGPD en Europa y a las leyes locales de protección de datos como la Ley 1581 de Colombia, y la mantenemos al día a medida que las herramientas cambian.
Hay trabajo que no debería ir a ningún servicio público de IA: asuntos jurídicos sujetos a secreto profesional, resultados financieros no publicados, datos de pacientes, código fuente bajo contrato. Para esos casos configuramos IA privada o autoalojada, ya sea un modelo abierto que corre en hardware o en una nube que usted controla, o un despliegue empresarial sin retención de datos, y documentamos dónde se procesan los datos para que pueda mostrárselo a un delegado de protección de datos o a un cliente.
ChatGPT Business es suficiente para la mayoría de las empresas de menos de unas 150 personas, porque ya excluye sus datos del entrenamiento de modelos por defecto y da a los administradores SSO, roles, analíticas y controles de retención. Enterprise añade verificación de dominio, aprovisionamiento SCIM y una API de cumplimiento para los registros de auditoría, lo que importa cuando un auditor, un regulador o un cliente grande los pide.
Deles una cuenta de empresa que sea mejor que la personal, luego deje clara la norma y haga cumplir lo que se pueda hacer cumplir. Configuramos el espacio de trabajo empresarial, retiramos las cuentas personales, añadimos prevención de pérdida de datos en Microsoft 365 o Google Workspace para el contenido más sensible y redactamos una política de una página que dice exactamente qué herramientas y datos están permitidos.
Sí, Anthropic ofrece los planes Claude Team y Enterprise, que por defecto no usan su contenido para entrenar modelos y admiten inicio de sesión único; Enterprise añade SCIM, captura de dominio, registros de auditoría y acceso basado en roles. Lo configuramos y lo gestionamos junto con ChatGPT, Copilot y Gemini, en lugar de obligar a su equipo a elegir uno por nuestra comodidad.
Copilot es tan seguro como sus permisos actuales, así que revise el uso compartido en SharePoint y OneDrive, aplique etiquetas de confidencialidad de Purview y haga un piloto con un grupo reducido antes de un despliegue amplio. En ese orden es seguro; activado a ciegas, sacará a la luz archivos que nadie debería haber podido abrir.
Los chats personales de WhatsApp siguen cifrados de extremo a extremo, pero todo lo que una persona envía a Meta AI lo recibe Meta, así que los datos de clientes, los contratos y los detalles financieros nunca deben entrar ahí. Fijamos una norma clara para Meta AI, Grok y otros asistentes de consumo, y pasamos el trabajo real a cuentas que controla la empresa.
Sí, si cada herramienta corre en una cuenta de empresa amparada por un acuerdo de tratamiento de datos, sus datos quedan excluidos del entrenamiento y el contenido que debe quedar fuera está etiquetado y bloqueado. Documentamos dónde procesa datos cada herramienta, y ahí es también donde un proveedor europeo como Mistral o un despliegue privado puede ser la respuesta correcta.
¿No tiene claro qué herramientas de IA usa ya su equipo, ni en qué cuentas?