SF3TECHNOLOGIES
GuíasGuías · Preparación para la IA

Cómo implantar ChatGPT, Claude y Copilot de forma segura en una pequeña empresa

Cómo pasar a su equipo de cuentas personales de IA a cuentas de empresa, corregir los permisos de archivos que heredan las herramientas de IA y redactar una política de una página que la gente cumpla de verdad.

8 minutos de lecturaActualizado

La respuesta corta

Ponga todas las herramientas de IA que usa su equipo en cuentas de empresa con inicio de sesión único, depure el uso compartido de archivos antes de que Copilot o Gemini puedan leerlos y publique una política de una página con una lista breve de herramientas aprobadas. Después, empiece con un grupo piloto. Si lo hace en ese orden, la IA pasa a ser algo que su empresa controla, en lugar de algo que ocurre en cuentas personales que nadie puede ver.

El riesgo real es cotidiano

El riesgo de IA más habitual en una pequeña empresa no es una brecha de seguridad espectacular. Es que alguien pegue una lista de clientes, un contrato o código fuente en una cuenta personal de ChatGPT, donde la empresa no tiene visibilidad, ni control de retención, ni forma de eliminarlo cuando esa persona se marcha.

El segundo riesgo es más silencioso. Los asistentes integrados en Microsoft 365 y Google Workspace pueden leer todo lo que la persona que los usa ya puede abrir. Si hace años una carpeta de RR. HH. se compartió con "todos", el asistente la encontrará. La IA no crea ese problema, pero hace mucho más fácil toparse con él.

Paso 1: Averigüe qué se usa ya

A la mayoría de las empresas les sorprende la respuesta. Antes de elegir nada:

  • Pregunte a su equipo, sin buscar culpables, qué herramientas de IA usa y para qué
  • Compruebe qué aplicaciones de IA ha conectado la gente a sus cuentas de trabajo (en Microsoft Entra, en Aplicaciones empresariales, o en la consola de administración de Google, en el control de acceso a aplicaciones)
  • Revise los informes de gastos y las tarjetas de empresa en busca de suscripciones de IA
  • Anote qué tipo de datos se introducen: datos de clientes, financieros o personales, código o contratos

Paso 2: Elija las herramientas y pase a cuentas de empresa

No tiene que elegir solo una. Muchas empresas usan dos, por ejemplo Copilot dentro de Microsoft 365 y además ChatGPT o Claude para redacción y análisis. Lo importante es que cada herramienta sea un espacio de trabajo de la empresa con un responsable.

HerramientaPlanes para empresasIdeal paraQué revisar antes de implantarla
ChatGPTBusiness (antes Team), EnterpriseRedacción general, análisis e investigaciónSSO, retención del espacio de trabajo, qué conectores y GPT personalizados se permiten
ClaudeTeam, EnterpriseDocumentos largos, análisis cuidadoso, programaciónSSO, retención, qué conectores e integraciones se permiten
Microsoft 365 CopilotComplemento para los planes para empresas de Microsoft 365Trabajo dentro de Outlook, Word, Excel, Teams y SharePointUso compartido de archivos y permisos en SharePoint y OneDrive
Gemini para Google WorkspaceIncluido en los planes de Workspace o disponible como complementoTrabajo dentro de Gmail, Documentos, Hojas de cálculo y DriveUso compartido en Drive, unidades compartidas y uso compartido externo

OpenAI, Anthropic, Microsoft y Google afirman que, de forma predeterminada, los datos empresariales de estos planes no se usan para entrenar sus modelos. Ese es el principal motivo para dejar las cuentas personales. Lea las condiciones vigentes de cada proveedor antes de contratar, porque los planes y sus nombres cambian a menudo.

Para cada herramienta:

  • Cree un espacio de trabajo de la empresa, con un responsable dentro de su organización
  • Conecte el inicio de sesión a Microsoft Entra ID o Google Workspace, para que el acceso termine el mismo día en que alguien se marcha
  • Defina una regla de retención para los chats y los archivos subidos
  • Decida qué conectores, complementos y agentes pueden acceder a los datos de la empresa, y desactive el resto
  • Cierre las cuentas personales de forma ordenada: traslade lo que la gente necesita y elimine el resto

Paso 3: Corrija lo que las herramientas heredan

Copilot y Gemini respetan sus permisos actuales. Esa es la buena y la mala noticia. Antes de activarlos:

  • Localice los archivos y sitios compartidos con toda la empresa o con "cualquier persona con el enlace"
  • Empiece por RR. HH., finanzas y jurídico, y después avance hacia el resto
  • Retire el acceso a quienes ya no lo necesitan
  • En Microsoft 365, añada etiquetas de confidencialidad y reglas de prevención de pérdida de datos para los archivos más sensibles, y use los informes de exceso de uso compartido de SharePoint
  • En Google Workspace, revise las unidades compartidas y la configuración de uso compartido externo

Merece la pena hacer esta limpieza aunque no use IA. Es el mismo trabajo que reduce el daño si alguna vez se compromete una cuenta.

Paso 4: Una política de una página y un piloto

Una política que nadie lee no protege a nadie. Manténgala en una sola página:

  • Herramientas aprobadas. La lista breve y cómo solicitar una nueva.
  • Lo que nunca debe pegarse. Contraseñas, datos personales de clientes fuera de las herramientas aprobadas, datos de salud o de nóminas, y nada protegido por un acuerdo de confidencialidad, salvo que la herramienta esté aprobada para ello.
  • Revise el resultado. La IA se equivoca con total seguridad. Quien lo envía es responsable de ello.
  • Avise cuando importe. Informe a clientes o compañeros cuando la IA haya producido algo en lo que se van a basar.
  • A quién preguntar. Un nombre o un buzón para las dudas.

Después, forme a un grupo piloto de cinco a diez personas de distintos equipos. Recoja lo que ha funcionado y lo que les ha confundido, ajuste la configuración y la política, y solo entonces ábralo a toda la empresa.

Manténgalo en orden

  • Retire el acceso a la IA en el mismo paso de la baja en que retira el correo y los archivos
  • Revise las nuevas herramientas y conectores de IA cada trimestre, porque el mercado cambia rápido
  • Compruebe la configuración de retención y uso compartido después de cada actualización importante de los proveedores
  • Lleve un registro breve de quién aprobó cada herramienta y por qué

Trabajo regulado o confidencial

Para el trabajo jurídico, financiero, sanitario y de ingeniería que nunca debe salir de su control, valore opciones privadas: planes para empresas con controles de datos más estrictos o modelos de IA alojados en su propio entorno. Gestionarlos exige más esfuerzo, así que resérvelos para el trabajo que de verdad los necesita.

Si tiene personal en la Unión Europea, el Reglamento de IA de la UE ya exige que las empresas que usan IA se aseguren de que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA. Una breve sesión de formación y la política de una página contribuyen mucho a demostrarlo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan

Respuestas breves a lo que más nos preguntan los fundadores y los responsables de finanzas.

Pregúntenos cualquier otra cosa

Es mucho más seguro con un plan para empresas que con cuentas personales. ChatGPT Business y Enterprise dan a la empresa controles de administración, inicio de sesión único y configuración de retención, y OpenAI afirma que, de forma predeterminada, los datos empresariales de esos planes no se usan para entrenar sus modelos.

Cómo le ayuda SF3 Technologies

Configuramos ChatGPT, Claude, Copilot y Gemini en cuentas de empresa con controles de administración, depuramos los permisos que esas herramientas heredan y damos a su equipo una política breve que cumplirá de verdad. SF3 Technologies es miembro del Microsoft AI Cloud Partner Program y asesora sobre todas las plataformas sin inclinarse por ninguna. Cada espacio de trabajo se crea a nombre de su empresa y se gestiona desde su propio Microsoft 365 o Google Workspace mediante cuentas de administrador dedicadas.

Solicite una revisión de preparación para la IAPreparación para la IA

Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico. Los planes y las condiciones de los proveedores cambian a menudo, así que revise las condiciones vigentes de cada uno antes de contratar.