- Da chi proviene realmente? Tocchi o passi il cursore sul nome del mittente per visualizzarne l’indirizzo. Verifichi la presenza di domini simili (una parola in più, una lettera invertita, un .co al posto di .com), un indirizzo gratuito che dichiara di appartenere a un’azienda o il nome di un collega su un indirizzo sconosciuto.
- Cosa richiede? Il phishing richiede quasi sempre una delle cinque cose seguenti: una password o le credenziali di accesso, denaro o una carta regalo, una modifica delle coordinate bancarie, l’apertura di un allegato, oppure urgenza e riservatezza («oggi», «non lo dica a nessuno», «il Suo account verrà chiuso»).
- A cosa rimandano questi link? Su un computer, passi il mouse su un link e legga l’indirizzo nell’angolo della finestra. Su uno smartphone, tenga premuto il link per visualizzarne l’anteprima. Un avviso di Microsoft che rimanda a un dominio che non ha mai visto prima, oppure un link abbreviato, è un chiaro indizio.
- Se lo aspettava? Una fattura da un fornitore che non utilizza, un messaggio vocale che non riceve mai via e-mail, un documento condiviso da qualcuno che non condivide documenti, una consegna che non ha ordinato.
- Si discosta da uno schema normale? Un fornitore che modifica le coordinate bancarie tramite e-mail, il capo che richiede qualcosa di insolito e urgente, Microsoft o Google che Le chiedono di verificare il Suo account tramite un link. Le aziende reali e i veri capi non operano in questo modo.
Come riconoscere un’e-mail di phishing e come comportarsi in tal caso
Un controllo di 30 secondi che funziona su Outlook e Gmail, le false e-mail che circolano in questo momento, il modo per segnalare un messaggio con un solo clic e cosa fare nella prima ora se ha già cliccato.
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In breve
Presti attenzione a tre aspetti: chi l’ha effettivamente inviata (tocchi il nome per visualizzare l’indirizzo), cosa richiede (urgenza, denaro, una password, una modifica delle coordinate bancarie) e dove conducono i link (passi il mouse sopra su un computer, prema a lungo su uno smartphone). Se uno qualsiasi di questi tre elementi vi sembra sospetto, non cliccate né rispondete. Segnalatelo tramite il pulsante «Segnala» in Outlook o l’opzione «Segnala phishing» in Gmail, quindi verificate tramite un altro canale, ad esempio una telefonata a un numero che avete già a disposizione. Se avete già cliccato, cambiate subito la vostra password e informate il reparto IT entro un’ora. Nessuno vi biasimerà; ciò che conta è la rapidità.
La verifica in 30 secondi
Le false identità che circolano
| Sembra che | Di cosa si tratta realmente | L’indizio |
|---|---|---|
| La Sua password scade oggi, oppure è disponibile un nuovo messaggio vocale o un documento condiviso | Una pagina di accesso contraffatta di Microsoft 365 o Google che sottrae la Sua password e il Suo codice di approvazione | Il link non rimanda a microsoft.com né a google.com, e le comunicazioni autentiche non richiedono mai l’inserimento di una password tramite un link |
| Fattura di un fornitore con nuove coordinate bancarie | Compromissione della posta elettronica aziendale, spesso proveniente dalla casella di posta reale del fornitore, ma di cui è stato preso il controllo | Qualsiasi modifica dei dati di pagamento, per quanto cortese. Si prega di contattare il fornitore al numero già in vostro possesso |
| Un avviso relativo a un pacco, a dazi doganali o a pedaggi | Una piccola pagina di pagamento che raccoglie i dati della Sua carta | Non si aspettava nulla di tutto ciò, e il link non appartiene al dominio dell’operatore |
| Un file PDF con un codice QR da scansionare | Un link nascosto in un punto non leggibile dai filtri | Nessuno invia un codice QR quando basterebbe un link |
| Risorse umane o gestione delle retribuzioni: documento salariale aggiornato, iscrizione ai benefici | Una pagina di accesso o un allegato contenente un payload | Inviato al di fuori del consueto canale delle Risorse Umane, con urgenza |
| Un messaggio di testo o su WhatsApp da parte dell’amministratore delegato in cui si chiede un piccolo favore | Una truffa relativa a carte regalo o bonifici | Un nuovo numero, e il capo non Le manda mai messaggi per questo |
| Una valanga di richieste dell’Authenticator che non avete avviato | Qualcuno è in possesso della Sua password e spera che Lei clicchi su «Approva» | Rifiuti ogni richiesta, modifichi la Sua password e ne informi oggi stesso il reparto IT |
Cosa fare in caso di e-mail sospetta
- Si prega di non cliccare, rispondere o inoltrare il messaggio ai colleghi. L’inoltro distribuisce il rischio e priva il reparto IT delle prove di cui ha bisogno.
- Segnalatelo da Outlook. Selezioni il messaggio, scelga «Segnala» nella barra degli strumenti, quindi «Segnala phishing». Lo stesso pulsante è disponibile in Outlook sul Web, nel nuovo Outlook per Windows, in Outlook per Mac e nelle app per iPhone e Android, a condizione che la Sua azienda abbia attivato tale funzione. Il messaggio verrà rimosso e una copia verrà inviata al Suo team IT e a Microsoft.
- Segnalatelo da Gmail. Apra il messaggio, faccia clic sui tre puntini accanto a “Rispondi” e selezioni “Segnala phishing”. Nell’app Gmail, utilizzi i tre puntini in alto a destra del messaggio. Google riceverà una copia e il Suo amministratore di Workspace potrà visualizzare la segnalazione.
- Verifichi tramite un altro canale. Se il messaggio dichiara di provenire da un fornitore, da un collega o dalla Sua banca, chiami un numero che conosce già oppure si rechi di persona presso la sede. Non utilizzi mai il numero di telefono o l’indirizzo di risposta indicati nel messaggio.
- Se ha cliccato o digitato una password, agisca entro un’ora. Modifichi la Sua password da un dispositivo di cui si fida, non approvi alcuna richiesta dell’Authenticator che non abbia avviato Lei stesso e ne informi immediatamente il reparto IT. Se ha aperto un allegato, si disconnetta dal Wi-Fi e chiami. Se sono coinvolti fondi, chiami il fornitore e la Sua banca lo stesso giorno; i tempi a disposizione per il recupero si misurano in ore.
Le persone che segnalano tempestivamente rappresentano la migliore difesa di cui dispone una piccola azienda. Un buon team IT Le sarà grato per un falso allarme e non La farà mai sentire in imbarazzo in caso di allarme reale.
Per chi si occupa di IT
Cinque impostazioni svolgono la maggior parte del lavoro. Nessuna di esse comporta costi aggiuntivi nei piani Microsoft 365Business Premium o Google Workspace:
| Configurazione | Dove | Cosa fa |
|---|---|---|
| Attivare il pulsante «Report» e una casella di posta dedicata ai rapporti | Portale Microsoft Defender, Impostazioni, Posta elettronica e collaborazione, Impostazioni segnalate dagli utenti | Segnalazioni con un solo clic da qualsiasi versione di Outlook, con copia a voi e a Microsoft |
| Impostazione di DMARC su «reject» per il proprio dominio | Il Suo DNS, una volta configurati SPF e DKIM | Impedisce agli autori degli attacchi di inviare e-mail che sembrano provenire dalla vostra azienda |
| Etichettatura dei mittenti esterni | Etichettatura esterna in Exchange Online; Gmail mostra i banner esterni per impostazione predefinita | Un’etichetta visibile su ogni messaggio proveniente dall’esterno dell’azienda |
| Analisi di link e allegati | Defender for Office 365: collegamenti sicuri e allegati sicuri; scansione avanzata prima della consegna di Gmail | Riscrittura e verifica dei link al momento del clic; esegue prima l’analisi degli allegati |
| Bloccare l’inoltro automatico verso indirizzi esterni | Politica antispam in uscita di Exchange Online; impostazioni di instradamento di Gmail | Elimina il metodo preferito dagli autori degli attacchi per leggere una casella di posta in modo discreto |
Successivamente, effettui una breve simulazione di phishing due volte all’anno, seguita da un debriefing di dieci minuti, e richieda l’autenticazione a più fattori con corrispondenza numerica, in modo che una password rubata da sola risulti inutile.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono più spesso
Risposte brevi alle domande che fondatori e responsabili finanziari ci pongono più spesso.
Ci chieda qualcos’altroSì. Se il loro account è stato compromesso, il messaggio proviene dalla casella di posta autentica e supera tutti i controlli tecnici. È il contenuto a tradirlo: una richiesta insolita, un tono di urgenza, un link per effettuare l’accesso. Li chiami.
Utilizzi invece il pulsante «Segnala». In questo modo il messaggio originale verrà inviato al reparto IT con le intestazioni nascoste intatte e rimosso dalla Sua casella di posta in arrivo. L’inoltro comporta la perdita di tali prove e può diffondere il link.
La posta indesiderata è pubblicità non richiesta; segnalandola, il messaggio viene spostato nella cartella «Posta indesiderata» e il mittente viene bloccato. Il phishing è un tentativo di furto; segnalandolo, il messaggio viene eliminato e ne viene inviata una copia al vostro team di sicurezza e a Microsoft o Google.
Di norma sì, ma lo comunichi comunque al reparto IT. Alcune pagine tentano di installare qualcosa al clic, e il reparto IT può verificare il dispositivo e i registri di accesso in pochi minuti.
No. Le comunicazioni autentiche La indirizzano ad effettuare l’accesso nel luogo consueto, mai tramite un link che richiede la Sua password e il codice di approvazione.
Nulla di grave. Il Suo team IT esamina il rapporto, lo contrassegna come non pericoloso e il mittente non subisce alcuna conseguenza. Segnalare troppo è di gran lunga preferibile a segnalare troppo poco.
In che modo SF3 Technologies vi aiuta
Attiviamo la generazione di report, la scansione di link e allegati e l’assegnazione di tag esterni nel Suo Microsoft 365 o Google Workspace, proteggiamo il Suo dominio con DMARC per impedirne l’usurpazione, formiamo il Suo team con brevi simulazioni e ci occupiamo di gestire ogni messaggio segnalato al posto del Suo team. Il tutto viene eseguito all’interno del Suo tenant, con account amministrativi dedicati.
I nomi dei pulsanti in Outlook e Gmail possono subire variazioni nel tempo. Procedura verificata nell’ottobre 2026 sulla base della documentazione fornita da Microsoft e Google.