I Suoi collaboratori usano già ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot, di solito su account personali dove nessuno vede quali dati aziendali vi finiscono. Nell’ambito dei nostri servizi IT gestiti, li spostiamo su account aziendali con controlli amministrativi, sistemiamo le autorizzazioni che quegli strumenti ereditano e diamo al Suo team una politica breve che seguirà davvero.
Ogni strumento di IA che il Suo team usa, su account che controlla Lei.
SF3 Technologies è membro del Microsoft AI Cloud Partner Program, gestisce Google Workspace ogni giorno ed è membro dell’Anthropic Cyber Verification Program. Forniamo consulenza su tutte le piattaforme qui sotto senza privilegiarne alcuna.
Configurazione del workspace ChatGPT Business o Enterprise con SSO, ruoli amministrativi, impostazioni di conservazione e dismissione degli account consumer
Configurazione di Claude Team o Enterprise con gli stessi controlli, per le aziende che hanno scelto Claude o usano entrambi
Preparazione a Gemini per Google Workspace: autorizzazioni di Drive, Drive condivisi e condivisione esterna verificati prima dell’attivazione
Valutazione di preparazione a Microsoft 365 Copilot, pulizia delle condivisioni eccessive in SharePoint, etichette di riservatezza Purview e prevenzione della perdita di dati
Una verifica dell’uso di Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat e Grok nella Sua azienda, e account aziendali dove sono giustificati
Una politica pratica sull’uso dell’IA, con un breve elenco degli strumenti approvati e di ciò che non deve mai essere inserito in essi
Opzioni di IA privata o self-hosted per il lavoro legale, finanziario, sanitario e di ingegneria che non deve mai uscire dal Suo controllo
Formazione rivolta innanzitutto a un gruppo pilota e successivamente all’intera azienda
Come funziona
Scoprire, mettere in ordine, tenere in ordine.
01
Scopriamo cosa è in uso
Quali strumenti di IA i Suoi collaboratori usano già, su quali account e che tipo di dati vi inseriscono. La maggior parte delle aziende rimane sorpresa dalla risposta.
02
Spostiamo il lavoro su account aziendali
Un workspace aziendale per ogni strumento, un unico accesso, una regola di conservazione, un responsabile e un modo per revocare l’accesso il giorno in cui qualcuno se ne va.
03
Sistemiamo ciò che gli strumenti ereditano
Copilot e Gemini leggono tutto ciò che una persona può già aprire, quindi condivisioni e autorizzazioni vengono ripulite prima dell’attivazione, a partire da risorse umane, finanza e legale.
04
Poi una breve politica e un pilota
Una politica di una pagina che il Suo team leggerà davvero, formazione prima per un gruppo pilota e una revisione man mano che gli strumenti cambiano.
Il Suo tenant resta Suo
Ci occupiamo del Suo Microsoft 365 o Google Workspace. La piena titolarità resta Sua.
Ogni workspace che configuriamo, da ChatGPT Business a Copilot, viene creato a nome della Sua azienda e amministrato dall’interno del Suo Microsoft 365 o Google Workspace, tramite account amministrativi dedicati a Suo nome, protetti da autenticazione a più fattori (MFA) e utilizzati esclusivamente su Sua indicazione. Nessun dato viene trasferito ai sistemi di SF3 Technologies.
Se un giorno cambia fornitore, consegniamo i workspace, la politica e la documentazione al Suo nuovo team, La assistiamo durante la transizione e poi rimuoviamo i nostri account, così Lei conserva tutto.
ChatGPT e Claude
Account aziendali al posto di quelli personali
Il rischio più comune legato all’IA in una piccola impresa non è una violazione dei dati. È un dipendente che incolla un elenco di clienti, un contratto o del codice sorgente in un account ChatGPT personale, dove l’azienda non ha alcuna visibilità, nessun controllo sulla conservazione e nessun modo per rimuoverli quando quella persona se ne va.
ChatGPT Business, il piano venduto in precedenza come ChatGPT Team, e ChatGPT Enterprise risolvono gran parte del problema. OpenAI dichiara che, per impostazione predefinita, i dati aziendali su questi piani non vengono usati per addestrare i suoi modelli. Gli amministratori hanno una console con analisi del workspace, impostazioni di identità e accesso, autorizzazioni e ruoli, controlli di conservazione e Single Sign-On SAML; Enterprise aggiunge la verifica del dominio, il provisioning SCIM e una Compliance API per i log di audit. Configuriamo il workspace, lo colleghiamo alla Sua identità Microsoft Entra o Google, decidiamo chi riceve una postazione e poi chiudiamo gli account personali in modo ordinato: i dati di cui le persone hanno bisogno vengono trasferiti, il resto viene eliminato.
I piani Team ed Enterprise di Claude, di Anthropic, funzionano allo stesso modo. Per impostazione predefinita i contenuti non vengono usati per l’addestramento dei modelli, entrambi i piani supportano il Single Sign-On, ed Enterprise aggiunge SCIM, acquisizione del dominio, log di audit, accesso basato sui ruoli e una API di conformità. Se i Suoi ingegneri, avvocati o analisti preferiscono Claude, lo configuriamo con lo stesso rigore invece di tollerarlo nell’ombra.
Gemini e Copilot
L’IA dentro i dati che ha già
Gemini per Google Workspace e Microsoft 365 Copilot sono diversi da una finestra di chat. Leggono le e-mail, i file e le chat che una persona è già autorizzata ad aprire, il che significa che fanno emergere anche tutto ciò che negli anni è stato condiviso in modo troppo ampio.
Sul lato Google verifichiamo le autorizzazioni di Drive, i Drive condivisi cresciuti fuori controllo, le impostazioni predefinite di condivisione dei link e la condivisione esterna prima che qualcuno attivi Gemini, e facciamo prima un pilota con un piccolo gruppo.
Sul lato Microsoft eseguiamo una valutazione di preparazione a Copilot: dove risiedono i Suoi dati, chi può aprirli e cosa comparirebbe dal primo giorno. Poi ripuliamo le condivisioni eccessive in SharePoint e OneDrive, a partire da risorse umane, finanza e legale, applichiamo le etichette di riservatezza di Microsoft Purview perché i contenuti riservati restino tali anche quando Copilot può vederli, e configuriamo la prevenzione della perdita di dati così che le persone non possano incollare o inviare ciò che la politica vieta. Un tenant con le autorizzazioni corrette è più sicuro, che Lei acquisti o meno una licenza Copilot.
Il Suo personale non si fermerà a quattro strumenti, quindi nemmeno noi. Per ogni strumento rispondiamo alle stesse tre domande: esiste un account aziendale con controlli amministrativi, Le serve, e cosa deve sapere chi continua a usare la versione gratuita.
Perplexity: molto usato dai team commerciali e di ricerca. Perplexity Enterprise Pro ed Enterprise Max aggiungono SSO e SCIM, gestione degli utenti, log di audit e conservazione configurabile dei file, e Perplexity dichiara di non addestrare i propri modelli sui dati dei clienti enterprise. Spostiamo gli utenti intensivi sul workspace enterprise e lasciamo quelli occasionali sotto la politica.
Meta AI: integrata in WhatsApp, Instagram e Facebook. Le chat personali su WhatsApp restano crittografate end-to-end e non sono visibili a Meta AI, ma tutto ciò che una persona invia a Meta AI viene ricevuto da Meta. Nelle aziende in cui WhatsApp è il principale canale con i clienti stabiliamo una regola chiara: Meta AI non è per dati dei clienti, contratti o informazioni finanziarie, e le chat di lavoro passano dagli strumenti WhatsApp Business controllati dalla Sua azienda.
Mistral Le Chat: Mistral è un’azienda francese, aspetto rilevante per gli acquirenti in Germania e nel resto dell’UE. Le Chat è disponibile nelle versioni Free, Pro, Team ed Enterprise; Team aggiunge l’accesso basato sui ruoli e la fatturazione centralizzata, mentre Enterprise aggiunge il Single Sign-On SAML, i log di audit, la gestione centralizzata degli utenti e la possibilità di eseguirlo self-hosted o in un cloud privato. Per le aziende che vogliono un fornitore europeo soggetto al diritto europeo è un’opzione seria, e la configuriamo di conseguenza.
Grok: l’assistente di xAI, integrato in X. La versione consumer è legata a un account X personale, quindi rientra nell’elenco «non per dati aziendali», a meno che la Sua azienda non abbia configurato uno dei workspace business o enterprise di xAI con licenze e controlli di organizzazione.
Politica e IA privata
Una politica sull’uso dell’IA che le persone seguiranno, e IA privata quando conta
La maggior parte delle politiche sull’IA è lunga tre pagine e nessuno le legge. La nostra sta in una pagina: gli strumenti e gli account approvati, i dati che non entrano mai in alcuno strumento di IA, come viene verificato l’output dell’IA prima che arrivi a un cliente e a chi rivolgersi. La scriviamo insieme a Lei, la adattiamo al GDPR in Europa e alle leggi locali sulla protezione dei dati come la Ley 1581 colombiana, e la teniamo aggiornata man mano che gli strumenti cambiano.
Alcune attività non dovrebbero finire in nessun servizio di IA pubblico: questioni legali coperte da segreto professionale, dati finanziari non ancora pubblicati, dati dei pazienti, codice sorgente sotto contratto. Per questi casi configuriamo un’IA privata o self-hosted, un modello aperto in esecuzione su hardware o cloud che controlla Lei oppure un’implementazione enterprise senza conservazione dei dati, e documentiamo dove vengono trattati i dati, così può dimostrarlo a un responsabile della protezione dei dati o a un cliente.
ChatGPT Business basta alla maggior parte delle aziende sotto le 150 persone circa, perché esclude già per impostazione predefinita i Suoi dati dall’addestramento dei modelli e offre agli amministratori SSO, ruoli, analisi e controlli di conservazione. Enterprise aggiunge la verifica del dominio, il provisioning SCIM e una Compliance API per i log di audit, che contano quando un revisore, un’autorità di vigilanza o un grande cliente li richiede.
Dia loro un account aziendale migliore di quello personale, poi renda chiara la regola e faccia rispettare le parti che si possono far rispettare. Configuriamo il workspace aziendale, dismettiamo gli account personali, aggiungiamo la prevenzione della perdita di dati in Microsoft 365 o Google Workspace per i contenuti più sensibili e scriviamo una politica di una pagina che dice esattamente quali strumenti e quali dati sono consentiti.
Sì, Anthropic offre i piani Claude Team ed Enterprise, che per impostazione predefinita non usano i Suoi contenuti per l’addestramento dei modelli e supportano il Single Sign-On; Enterprise aggiunge SCIM, acquisizione del dominio, log di audit e accesso basato sui ruoli. Lo configuriamo e lo gestiamo insieme a ChatGPT, Copilot e Gemini, invece di costringere il Suo team a sceglierne uno per nostra comodità.
Copilot è sicuro solo quanto le autorizzazioni esistenti, quindi verifichi le condivisioni di SharePoint e OneDrive, applichi le etichette di riservatezza Purview e faccia un pilota con un piccolo gruppo prima di un’attivazione estesa. In quest’ordine è sicuro; attivato alla cieca farà emergere file che le persone non avrebbero mai dovuto poter aprire.
Le chat personali su WhatsApp rimangono crittografate end-to-end, ma qualsiasi cosa una persona invii a Meta AI viene ricevuta da Meta; pertanto, i dati dei clienti, i contratti e i dettagli finanziari non devono mai essere inseriti in tale piattaforma. Stabiliamo una regola chiara per Meta AI, Grok e altri assistenti destinati ai consumatori e trasferiamo il lavoro effettivo su account controllati dall’azienda.
Sì, se ogni strumento gira su un account aziendale coperto da un accordo sul trattamento dei dati, i Suoi dati sono esclusi dall’addestramento e i contenuti che devono restare fuori ambito sono etichettati e bloccati. Documentiamo dove ogni strumento tratta i dati, ed è anche lì che un fornitore europeo come Mistral o un’implementazione privata può essere la risposta giusta.
Non sa con certezza quali strumenti di IA il Suo team usi già, o su quali account?