Dobbiamo fare pulizia in SharePoint prima di attivare Copilot?

Sì. Copilot può leggere tutto ciò che la persona che lo usa può aprire, quindi i file condivisi in modo troppo ampio diventano facili da trovare. Inizi dalle cartelle di risorse umane, finanza e ufficio legale, poi passi al resto.

Non sarebbe meglio vietare gli strumenti di IA?

I divieti funzionano di rado. Le persone passano ad account personali sul telefono e l’azienda perde ogni visibilità. Un breve elenco di strumenti approvati su account aziendali è più sicuro e più facile da far rispettare.

Quale strumento di IA dovrebbe scegliere una piccola azienda?

Quello che si adatta all’ambiente in cui le Sue persone lavorano già. Le aziende su Microsoft 365 spesso partono da Copilot, quelle su Google Workspace da Gemini, e molte aggiungono ChatGPT o Claude per scrittura e analisi. Usarne due su account aziendali va benissimo.

Cosa dovrebbe contenere una politica sull’uso dell’IA?

Gli strumenti approvati, ciò che non va mai incollato, il promemoria che ognuno è responsabile di ciò che invia, quando dichiarare l’uso dell’IA e a chi rivolgersi. Basta una pagina.

GuideGuide · Preparazione all’IA

Come introdurre in sicurezza ChatGPT, Claude e Copilot in una piccola azienda

Come spostare il Suo team dagli account IA personali a quelli aziendali, sistemare le autorizzazioni sui file che gli strumenti di IA ereditano e scrivere una politica di una pagina che le persone seguiranno davvero.

8 minuti di letturaAggiornato 24 ottobre 2026

In breve

Porti ogni strumento di IA usato dal Suo team su account aziendali con Single Sign-On, faccia pulizia nelle condivisioni dei file prima che Copilot o Gemini possano leggerli e pubblichi una politica di una pagina con un breve elenco di strumenti approvati. Poi parta con un gruppo pilota. Seguendo quest’ordine, l’IA diventa qualcosa che la Sua azienda controlla, invece di qualcosa che accade su account personali che nessuno vede.

Il rischio vero è quotidiano

Il rischio legato all’IA più comune in una piccola azienda non è una violazione clamorosa. È qualcuno che incolla un elenco clienti, un contratto o del codice sorgente in un account ChatGPT personale, su cui l’azienda non ha visibilità, non controlla la conservazione dei dati e non ha modo di rimuoverli quando quella persona se ne va.

Il secondo rischio è più silenzioso. Gli assistenti integrati in Microsoft 365 e Google Workspace possono leggere tutto ciò che la persona che li usa può già aprire. Se anni fa una cartella delle risorse umane è stata condivisa con «tutti», l’assistente la troverà. L’IA non crea il problema, ma rende molto più facile inciamparci.

Passo 1: scoprire cosa è già in uso

La maggior parte delle aziende resta sorpresa dalla risposta. Prima di scegliere qualsiasi cosa:

Chieda al Suo team, senza cercare colpevoli, quali strumenti di IA usa e per cosa
Verifichi quali app di IA le persone hanno collegato ai propri account di lavoro (in Microsoft Entra in Applicazioni aziendali, oppure nella Console di amministrazione Google nel controllo dell’accesso alle app)
Controlli note spese e carte aziendali alla ricerca di abbonamenti a servizi di IA
Annoti che tipo di dati vi vengono inseriti: dati dei clienti, dati finanziari, dati personali, codice o contratti

Passo 2: scegliere gli strumenti e passare agli account aziendali

Non deve per forza sceglierne uno solo. Molte aziende ne usano due, per esempio Copilot dentro Microsoft 365 più ChatGPT o Claude per scrittura e analisi. Ciò che conta è che ogni strumento sia un workspace aziendale con un responsabile.

Strumento	Piani business	Ideale per	Da verificare prima dell’avvio
ChatGPT	Business (in precedenza Team), Enterprise	Scrittura, analisi e ricerca in generale	SSO, impostazioni di conservazione del workspace, quali connettori e GPT personalizzati sono consentiti
Claude	Team, Enterprise	Documenti lunghi, analisi accurate, programmazione	SSO, conservazione, quali connettori e integrazioni sono consentiti
Microsoft 365 Copilot	Componente aggiuntivo per i piani business di Microsoft 365	Lavoro in Outlook, Word, Excel, Teams e SharePoint	Condivisione dei file e autorizzazioni in SharePoint e OneDrive
Gemini per Google Workspace	Incluso nei piani Workspace o aggiungibile	Lavoro in Gmail, Documenti, Fogli e Drive	Condivisione in Drive, Drive condivisi e condivisione esterna

OpenAI, Anthropic, Microsoft e Google dichiarano tutte che, per impostazione predefinita, i dati aziendali su questi piani non vengono usati per addestrare i loro modelli. È il motivo principale per abbandonare gli account personali. Legga i termini aggiornati di ciascun fornitore prima di firmare, perché piani e nomi cambiano spesso.

Per ogni strumento:

Crei un unico workspace aziendale con un responsabile nella Sua azienda
Colleghi l’accesso a Microsoft Entra ID o Google Workspace, così l’accesso termina il giorno in cui qualcuno lascia l’azienda
Imposti una regola di conservazione per chat e file caricati
Decida quali connettori, plug-in e agenti possono accedere ai dati aziendali e disattivi gli altri
Chiuda gli account personali in modo ordinato: trasferisca ciò che serve alle persone ed elimini il resto

Passo 3: sistemare ciò che gli strumenti ereditano

Copilot e Gemini rispettano le autorizzazioni esistenti. È una buona e una cattiva notizia insieme. Prima dell’attivazione:

Trovi i file e i siti condivisi con tutta l’azienda o con «chiunque abbia il link»
Inizi da risorse umane, finanza e ufficio legale, poi proceda con il resto
Rimuova l’accesso a chi non ne ha più bisogno
In Microsoft 365 aggiunga etichette di riservatezza e regole di prevenzione della perdita di dati per i file più sensibili, e usi i report di SharePoint sulla condivisione eccessiva
In Google Workspace controlli i Drive condivisi e le impostazioni di condivisione esterna

Vale la pena fare questa pulizia anche senza IA. È lo stesso lavoro che riduce i danni se un giorno un account viene compromesso.

Passo 4: una politica di una pagina e un pilota

Una politica che nessuno legge non protegge nessuno. La tenga in una pagina:

Strumenti approvati. L’elenco breve e come chiederne uno nuovo.
Mai incollare. Password, dati personali dei clienti al di fuori degli strumenti approvati, dati sanitari o sulle paghe, qualsiasi cosa coperta da un accordo di riservatezza (NDA), a meno che lo strumento non sia approvato per quell’uso.
Controllare il risultato. L’IA sbaglia con grande sicurezza. Chi invia il risultato ne è responsabile.
Dichiararlo quando conta. Avvisare clienti o colleghi quando un contenuto su cui faranno affidamento è stato prodotto dall’IA.
A chi chiedere. Un nome o una casella di posta per le domande.

Poi formi un gruppo pilota da cinque a dieci persone di team diversi. Raccolga cosa ha funzionato e cosa ha creato confusione, adatti le impostazioni e la politica, e solo allora estenda l’uso a tutta l’azienda.

Tenere tutto in ordine

Rimuova l’accesso all’IA nello stesso passaggio di offboarding in cui rimuove email e file
Valuti nuovi strumenti e connettori di IA ogni trimestre, perché il mercato si muove in fretta
Controlli le impostazioni di conservazione e condivisione dopo ogni aggiornamento importante dei fornitori
Tenga un breve registro di chi ha approvato quale strumento e perché

Lavoro regolamentato o riservato

Per il lavoro legale, finanziario, sanitario e di ingegneria che non deve mai uscire dal Suo controllo, valuti opzioni private: piani enterprise con controlli più rigorosi sui dati, oppure modelli di IA ospitati nel Suo ambiente. Richiedono più impegno di gestione, quindi li riservi al lavoro che ne ha davvero bisogno.

Se ha personale nell’Unione europea, il regolamento UE sull’IA (AI Act) richiede già alle aziende che usano l’IA di garantire che le proprie persone abbiano un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA. Una breve sessione di formazione e la politica di una pagina contribuiscono molto a dimostrarlo.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono più spesso

Risposte brevi alle domande che fondatori e responsabili finanziari ci pongono più spesso.

Ci chieda qualcos’altro

Con un piano business è molto più sicuro che con account personali. ChatGPT Business ed Enterprise danno all’azienda controlli amministrativi, Single Sign-On e impostazioni di conservazione, e OpenAI dichiara che per impostazione predefinita i dati aziendali su questi piani non vengono usati per addestrare i suoi modelli.

Come La aiuta SF3 Technologies

Configuriamo ChatGPT, Claude, Copilot e Gemini su account aziendali con controlli amministrativi, ripuliamo le autorizzazioni che questi strumenti ereditano e diamo al Suo team una breve politica che seguirà davvero. SF3 Technologies è membro del Microsoft AI Cloud Partner Program e offre consulenza su tutte le piattaforme senza privilegiarne alcuna. Ogni workspace viene creato a nome della Sua azienda e gestito dall’interno del Suo Microsoft 365 o Google Workspace tramite account amministrativi dedicati.

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Questa guida contiene informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale. Piani e termini dei fornitori cambiano spesso: verifichi i termini aggiornati di ciascun fornitore prima dell’acquisto.