Viene eseguito il backup di Microsoft 365 o Google Workspace? Cosa viene conservato, per quanto tempo e cosa no

Entrambe le aziende gestiscono la tua posta elettronica e i tuoi file su sistemi ridondanti distribuiti in diversi data center. Se un disco, un server o un intero edificio smette di funzionare, non te ne accorgi nemmeno. Questa è la disponibilità, e entrambi i fornitori eccellono in questo.

Nessuno dei due fornitori promette di ripristinare i dati che la tua azienda ha perso a causa delle proprie azioni una volta scaduti i rispettivi periodi di conservazione. Microsoft definisce questo concetto come “responsabilità condivisa”: l’azienda garantisce la sicurezza della piattaforma, mentre il cliente è proprietario dei propri dati e spetta a lui decidere se eseguire il backup. La documentazione di Google ribadisce lo stesso concetto con parole diverse. Loro si occupano della piattaforma, tu ti occupi dei dati in essa contenuti.

Google Vault, incluso nei piani Business Plus ed Enterprise e venduto come componente aggiuntivo per i piani Business Starter e Standard, è l'equivalente delle politiche di conservazione di Microsoft: conserva e-mail, file e chat per tutto il tempo previsto dalla regola, indipendentemente da ciò che l'utente elimina. Si tratta di uno strumento di conservazione e di blocco legale, non di un pulsante di ripristino per un errore quotidiano, e non protegge nulla se l'abbonamento a Workspace viene disdetto.

Rispondi con sincerità a queste domande pensando alla tua azienda.

1. Perdere le e-mail degli ultimi tre mesi di una persona sarebbe un problema? Se la risposta è sì per chiunque lavori nelle vendite, nella finanza o nella direzione, si ottiene un punto.
2. Sei tenuto a conservare la documentazione? Settore regolamentato, società quotata in borsa o che intende diventarlo, clienti pubblici o enterprise con clausole contrattuali sulla documentazione, o qualsiasi autorità fiscale. Un punto.
3. Qualcuno ha mai chiesto un file o un’e-mail che non c’era più? Un punto. Succederà di nuovo.
4. Le persone se ne vanno e la loro uscita viene gestita in fretta e furia? Se la procedura di uscita viene gestita da chiunque abbia tempo a disposizione anziché seguendo una lista di controllo, un punto.
5. Un giorno senza accesso al tuo tenant bloccherebbe l'attività? Un punto, e un motivo per conservare una copia dei dati al di fuori del tenant.

Zero o un punto: attiva le protezioni integrate indicate di seguito e ricontrolla tra un anno. Due o più: aggiungi un backup. Il servizio costa pochi dollari al mese per utente, molto meno di un pomeriggio dedicato alla ricostruzione di una cartella finanziaria a partire dagli allegati.

• Conservato al di fuori del tenant. Nel cloud del fornitore di backup o in un account di archiviazione che controlli tu, così un tenant bloccato non significa backup bloccati.
• Automatico e almeno giornaliero. I backup di cui qualcuno deve ricordarsi non sono backup.
• Ripristina un singolo elemento. Un'e-mail, un file, una versione, nella posizione originale o in una cartella, in pochi minuti. I ripristini dell'intero tenant sono rari; i ripristini di singoli elementi avvengono ogni mese.
• Copre posta, calendari, contatti, OneDrive o Drive, SharePoint o Drive condivisi, e Teams o Chat. Controlla l'elenco: diversi prodotti saltano silenziosamente Teams o i Drive condivisi.
• La conservazione la scegli tu. Sette anni per finanza e legale, un anno per tutti gli altri: è uno schema comune.
• Testato. Ripristina un elemento a caso ogni trimestre e annota di averlo fatto. I revisori chiedono esattamente questo, e lo chiediamo anche noi.

Microsoft ora vende un proprio servizio di backup per Microsoft 365, fatturato in base alla quantità di dati, e i partner Google offrono lo stesso per Workspace. Entrambi vanno bene per un'azienda che vuole un unico fornitore. Un servizio di backup indipendente, che noi forniamo e gestiamo per i nostri clienti, aggiunge la separazione dal tenant che per la maggior parte delle aziende è il senso stesso di un backup.