Jak rozpoznać, czy wiadomość e-mail ma charakter phishingowy, i jak należy postąpić w takiej sytuacji

1. Od kogo naprawdę pochodzi ta wiadomość? Proszę dotknąć lub najechać kursorem na nazwisko nadawcy, aby wyświetlić adres. Proszę zwrócić uwagę na domeny o podobnej nazwie (dodatkowe słowo, zamieniona litera, rozszerzenie .co zamiast .com), bezpłatny adres podający się za firmę lub nazwisko współpracownika w nieznanym adresie.
2. Czego oczekuje? W przypadku phishingu prawie zawsze prosi się o jedną z pięciu rzeczy: hasło lub dane logowania, pieniądze lub kartę podarunkową, zmianę danych bankowych, otwarcie załącznika lub podkreśla się pilność i poufność („dzisiaj”, „niech Pan/Pani nikomu o tym nie mówi”, „Pańskie/Pani konto zostanie zamknięte”).
3. Dokąd prowadzą te linki? Na komputerze najedź kursorem na link i sprawdź adres w rogu okna. Na telefonie naciśnij i przytrzymaj link, aby wyświetlić jego podgląd. Ostrzeżeniem jest komunikat firmy Microsoft, który prowadzi do nieznanej Państwu domeny, lub skrócony link.
4. Czy spodziewał się Pan/Pani tego? Faktura od dostawcy, z którego usług Państwo nie korzystają, wiadomość głosowa, której nigdy nie otrzymują Państwo pocztą elektroniczną, udostępniony dokument od osoby, która zazwyczaj nie udostępnia dokumentów, przesyłka, której Państwo nie zamawiali.
5. Czy wykracza to poza typowy schemat? Dostawca zmieniający dane bankowe za pośrednictwem poczty elektronicznej, przełożony proszący o coś nietypowego i pilnego, firma Microsoft lub Google prosząca o weryfikację konta za pomocą linku. Prawdziwe firmy i prawdziwi przełożeni nie działają w ten sposób.

1. Proszę nie klikać w linki, nie odpowiadać na tę wiadomość ani nie przekazywać jej dalej współpracownikom. Przekazywanie danych rozkłada ryzyko i pozbawia dział IT niezbędnych dowodów.
2. Proszę zgłosić to z poziomu programu Outlook. Proszę zaznaczyć wiadomość, wybrać opcję „Zgłoś” na pasku narzędzi, a następnie „Zgłoś phishing”. Ten sam przycisk jest dostępny w Outlooku w przeglądarce, nowym Outlooku dla systemu Windows, Outlooku dla komputerów Mac oraz w aplikacjach na iPhone’a i Androida, o ile Państwa firma włączyła tę funkcję. Wiadomość zostanie usunięta, a jej kopia trafi do Państwa zespołu IT oraz do firmy Microsoft.
3. Proszę zgłosić to z poziomu Gmaila. Proszę otworzyć wiadomość, kliknąć trzy kropki obok opcji „Odpowiedz” i wybrać opcję „Zgłoś phishing”. W aplikacji Gmail proszę skorzystać z trzech kropek w prawym górnym rogu wiadomości. Firma Google otrzyma kopię zgłoszenia, a administrator Państwa Workspace będzie mógł je przejrzeć.
4. Proszę zweryfikować to w inny sposób. Jeśli wiadomość rzekomo pochodzi od dostawcy, współpracownika lub Państwa banku, proszę zadzwonić pod numer, który już Państwo znają, lub udać się osobiście do danej placówki. Nigdy nie należy korzystać z numeru telefonu ani adresu zwrotnego podanego w wiadomości.
5. Jeśli kliknął Pan/Pani lub wpisał Pan/Pani hasło, proszę podjąć działania w ciągu godziny. Proszę zmienić hasło z urządzenia, któremu ufa, nie zatwierdzać żadnych monitów aplikacji Authenticator, których nie uruchomił Pan/Pani samodzielnie, oraz niezwłocznie poinformować dział IT. Jeśli otworzył Pan/Pani załącznik, proszę rozłączyć się z sieci Wi-Fi i zadzwonić. Jeśli sprawa dotyczyła środków finansowych, proszę jeszcze tego samego dnia skontaktować się z dostawcą i swoim bankiem; czas na zgłoszenie wynosi zaledwie kilka godzin.

Osoby, które szybko zgłaszają problemy, stanowią najlepszą ochronę dla małej firmy. Dobry zespół IT będzie Panu/Pani wdzięczny za fałszywy alarm i nigdy nie sprawi, że poczuje się Pan/Pani głupio w przypadku prawdziwego zagrożenia.