AI na kontach firmowych, nie prywatnych.

Konta firmowe zamiast prywatnych

Najczęstszym ryzykiem związanym z AI w małej firmie nie jest włamanie. Jest nim pracownik, który wkleja listę klientów, umowę lub kod źródłowy na prywatne konto ChatGPT, gdzie firma nie ma wglądu, nie kontroluje okresu przechowywania i nie ma jak tego usunąć, gdy ta osoba odejdzie.

ChatGPT Business (plan sprzedawany wcześniej jako ChatGPT Team) oraz ChatGPT Enterprise rozwiązują większość tych problemów. OpenAI deklaruje, że dane biznesowe w tych planach nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania jej modeli. Administratorzy otrzymują konsolę z analityką przestrzeni roboczej, ustawieniami tożsamości i dostępu, uprawnieniami i rolami, kontrolą przechowywania danych oraz logowaniem jednokrotnym SAML, a Enterprise dodaje weryfikację domeny, provisioning SCIM oraz Compliance API do dzienników audytu. Konfigurujemy przestrzeń roboczą, łączymy ją z Państwa tożsamością w Microsoft Entra lub Google, ustalamy, kto otrzyma stanowisko, a następnie w uporządkowany sposób zamykamy konta prywatne: dane, których ludzie potrzebują, są przenoszone, a reszta usuwana.

Plany Claude Team i Enterprise firmy Anthropic działają tak samo. Treści nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli, oba plany obsługują logowanie jednokrotne, a Enterprise dodaje SCIM, przejmowanie domeny, dzienniki audytu, dostęp oparty na rolach oraz API zgodności. Jeśli Państwa inżynierowie, prawnicy lub analitycy wolą Claude, wdrażamy go z tą samą dyscypliną, zamiast tolerować jego używanie po cichu.

AI w danych, które już Państwo mają

Gemini dla Google Workspace i Microsoft 365 Copilot różnią się od okna czatu. Czytają pocztę, pliki i czaty, do których dana osoba już ma dostęp, a to oznacza, że wydobywają na wierzch również wszystko, co przez lata zostało udostępnione zbyt szeroko.

Po stronie Google przeglądamy uprawnienia w Drive, dyski współdzielone, które wymknęły się spod kontroli, domyślne ustawienia udostępniania linków oraz udostępnianie zewnętrzne, zanim ktokolwiek włączy Gemini, a najpierw prowadzimy pilotaż z niewielką grupą.

Po stronie Microsoft przeprowadzamy ocenę gotowości na Copilot: gdzie znajdują się Państwa dane, kto może je otworzyć i co pojawiłoby się pierwszego dnia. Następnie porządkujemy nadmierne udostępnianie w SharePoint i OneDrive, zaczynając od kadr, finansów i działu prawnego, stosujemy etykiety poufności Microsoft Purview, aby poufne treści pozostały poufne nawet wtedy, gdy Copilot je widzi, i konfigurujemy ochronę przed utratą danych, aby nikt nie mógł wkleić ani wysłać tego, czego zabraniają zasady. Dzierżawa z poprawnymi uprawnieniami jest bezpieczniejsza niezależnie od tego, czy kiedykolwiek kupią Państwo licencję Copilot.

Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat oraz Grok

Państwa pracownicy nie poprzestaną na czterech narzędziach, więc my również nie. Dla każdego narzędzia odpowiadamy na te same trzy pytania: czy istnieje konto firmowe z kontrolą administracyjną, czy go Państwo potrzebują i co powinni wiedzieć pracownicy, którzy nadal korzystają z wersji bezpłatnej.

• Perplexity: popularne wśród zespołów sprzedaży i researchu. Perplexity Enterprise Pro i Enterprise Max dodają SSO i SCIM, zarządzanie użytkownikami, dzienniki audytu i konfigurowalny okres przechowywania plików, a Perplexity deklaruje, że nie trenuje swoich modeli na danych klientów korporacyjnych. Intensywnych użytkowników przenosimy do przestrzeni roboczej enterprise, a okazjonalnych pozostawiamy w ramach zasad.
• Meta AI: wbudowana w WhatsApp, Instagram i Facebooka. Prywatne czaty WhatsApp pozostają szyfrowane end-to-end i Meta AI ich nie widzi, ale wszystko, co ktoś wyśle do Meta AI, trafia do Meta. W firmach, w których WhatsApp jest głównym kanałem kontaktu z klientami, ustalamy jasną zasadę: Meta AI nie służy do danych klientów, umów ani informacji finansowych, a czaty służbowe działają na narzędziach WhatsApp Business, które kontroluje Państwa firma.
• Mistral Le Chat: Mistral to francuska firma, co ma znaczenie dla nabywców w Niemczech i pozostałych krajach UE. Le Chat jest dostępny w wersjach Free, Pro, Team i Enterprise; Team dodaje dostęp oparty na rolach i centralne rozliczenia, a Enterprise dodaje logowanie jednokrotne SAML, dzienniki audytu, centralne zarządzanie użytkownikami oraz możliwość uruchomienia we własnej infrastrukturze lub w chmurze prywatnej. Dla firm, które chcą europejskiego dostawcy działającego pod prawem europejskim, to poważna opcja i tak też ją wdrażamy.
• Grok: asystent xAI wbudowany w X. Wersja konsumencka jest powiązana z prywatnym kontem X, więc należy do listy „nie dla danych firmowych”, chyba że Państwa firma skonfigurowała jedną z biznesowych lub korporacyjnych przestrzeni roboczych xAI z licencjami i kontrolą na poziomie organizacji.

Zasady korzystania z AI, których ludzie będą przestrzegać, i prywatna AI tam, gdzie ma to znaczenie

Większość zasad korzystania z AI ma trzy strony i nikt ich nie czyta. Nasze mieszczą się na jednej: zatwierdzone narzędzia i konta, dane, które nigdy nie trafiają do żadnego narzędzia AI, sposób sprawdzania wyników AI, zanim trafią do klienta, oraz kogo pytać. Piszemy je wspólnie z Państwem, dostosowujemy do RODO w Europie i lokalnych przepisów o ochronie danych, takich jak kolumbijska Ley 1581, i aktualizujemy w miarę zmian w narzędziach.

Część pracy w ogóle nie powinna trafiać do żadnej publicznej usługi AI: sprawy prawne objęte tajemnicą, nieopublikowane wyniki finansowe, dane pacjentów, kod źródłowy objęty umową. W takich przypadkach wdrażamy prywatną lub własną hostowaną AI: albo otwarty model działający na sprzęcie lub w chmurze pod Państwa kontrolą, albo wdrożenie klasy enterprise bez przechowywania danych. Dokumentujemy, gdzie dane są przetwarzane, aby mogli to Państwo pokazać inspektorowi ochrony danych lub klientowi.