SF3TECHNOLOGIES
PrzewodnikiPrzewodniki · Gotowość na AI

Jak bezpiecznie wdrożyć ChatGPT, Claude i Copilot w małej firmie

Jak przenieść zespół z prywatnych kont AI na firmowe, naprawić uprawnienia do plików, które dziedziczą narzędzia AI, i napisać jednostronicowe zasady, których ludzie naprawdę będą przestrzegać.

8 minut czytaniaZaktualizowano

W skrócie

Należy przenieść każde narzędzie AI, z którego korzysta Państwa zespół, na konta firmowe z jednokrotnym logowaniem, uporządkować udostępnianie plików, zanim Copilot lub Gemini będą mogły je czytać, i opublikować jednostronicowe zasady z krótką listą zatwierdzonych narzędzi. Następnie warto zacząć od grupy pilotażowej. W tej kolejności AI staje się czymś, nad czym Państwa firma ma kontrolę, a nie czymś, co dzieje się na prywatnych kontach, których nikt nie widzi.

Prawdziwe ryzyko jest zwyczajne

Najczęstsze ryzyko związane z AI w małej firmie to nie spektakularny wyciek. To ktoś, kto wkleja listę klientów, umowę lub kod źródłowy do prywatnego konta ChatGPT, w które firma nie ma wglądu, nad którego przechowywaniem danych nie ma kontroli i z którego nie może niczego usunąć, gdy ta osoba odchodzi.

Drugie ryzyko jest mniej widoczne. Asystenci wbudowani w Microsoft 365 i Google Workspace mogą czytać wszystko, co korzystająca z nich osoba może już otworzyć. Jeśli folder kadr został lata temu udostępniony „wszystkim”, asystent go znajdzie. AI nie tworzy tego problemu, ale sprawia, że znacznie łatwiej się na niego natknąć.

Krok 1: Sprawdzenie, co już jest w użyciu

Odpowiedź zaskakuje większość firm. Zanim cokolwiek Państwo wybiorą:

  • Zapytać zespół, bez szukania winnych, z jakich narzędzi AI korzysta i do czego
  • Sprawdzić, jakie aplikacje AI pracownicy połączyli ze swoimi kontami służbowymi (w Microsoft Entra w sekcji Aplikacje dla przedsiębiorstw lub w konsoli administracyjnej Google w ustawieniach kontroli dostępu aplikacji)
  • Przejrzeć rozliczenia wydatków i karty firmowe pod kątem subskrypcji AI
  • Zanotować, jakie dane tam trafiają: dane klientów, dane finansowe, dane osobowe, kod lub umowy

Krok 2: Wybór narzędzi i przejście na konta firmowe

Nie trzeba wybierać tylko jednego. Wiele firm korzysta z dwóch, na przykład z Copilot w Microsoft 365 oraz z ChatGPT lub Claude do pisania i analiz. Ważne, aby każde narzędzie było firmową przestrzenią roboczą z wyznaczonym właścicielem.

NarzędziePlany biznesoweDo czego się sprawdzaCo sprawdzić przed wdrożeniem
ChatGPTBusiness (wcześniej Team), EnterpriseOgólne pisanie, analizy i wyszukiwanie informacjiSSO, ustawienia przechowywania danych w przestrzeni roboczej, dozwolone konektory i niestandardowe GPT
ClaudeTeam, EnterpriseDługie dokumenty, staranne analizy, programowanieSSO, przechowywanie danych, dozwolone konektory i integracje
Microsoft 365 CopilotDodatek do planów biznesowych Microsoft 365Praca w Outlook, Word, Excel, Teams i SharePointUdostępnianie plików i uprawnienia w SharePoint i OneDrive
Gemini dla Google WorkspaceW cenie planów Workspace lub jako dodatekPraca w Gmail, Dokumentach, Arkuszach i na DyskuUdostępnianie na Dysku, dyski współdzielone i udostępnianie zewnętrzne

OpenAI, Anthropic, Microsoft i Google deklarują, że dane firmowe w tych planach domyślnie nie są wykorzystywane do trenowania ich modeli. To główny powód, by zrezygnować z kont prywatnych. Przed podpisaniem umowy warto przeczytać aktualne warunki każdego dostawcy, bo plany i nazwy często się zmieniają.

Dla każdego narzędzia:

  • Utworzyć jedną firmową przestrzeń roboczą z właścicielem w Państwa firmie
  • Powiązać logowanie z Microsoft Entra ID lub Google Workspace, aby dostęp wygasał w dniu odejścia pracownika
  • Ustawić regułę przechowywania czatów i przesłanych plików
  • Zdecydować, które konektory, wtyczki i agenci mogą sięgać do danych firmy, a resztę wyłączyć
  • Zamknąć konta prywatne w uporządkowany sposób: przenieść to, czego ludzie potrzebują, a resztę usunąć

Krok 3: Uporządkowanie tego, co narzędzia dziedziczą

Copilot i Gemini respektują istniejące uprawnienia. To jednocześnie dobra i zła wiadomość. Zanim zostaną uruchomione:

  • Znaleźć pliki i witryny udostępnione całej firmie lub „każdemu, kto ma link”
  • Zacząć od kadr, finansów i działu prawnego, a potem przejść dalej
  • Odebrać dostęp osobom, które już go nie potrzebują
  • W Microsoft 365 dodać etykiety poufności i reguły ochrony przed utratą danych dla najbardziej wrażliwych plików oraz korzystać z raportów SharePoint dotyczących nadmiernego udostępniania
  • W Google Workspace przejrzeć dyski współdzielone i ustawienia udostępniania zewnętrznego

To porządkowanie opłaca się nawet bez AI. To ta sama praca, która ogranicza szkody, jeśli kiedyś dojdzie do przejęcia konta.

Krok 4: Jednostronicowe zasady i pilotaż

Zasady, których nikt nie czyta, nikogo nie chronią. Wystarczy jedna strona:

  • Zatwierdzone narzędzia. Krótka lista i informacja, jak poprosić o nowe narzędzie.
  • Nigdy nie wklejać. Haseł, danych osobowych klientów poza zatwierdzonymi narzędziami, danych o zdrowiu lub wynagrodzeniach ani niczego objętego umową o poufności (NDA), chyba że narzędzie zostało do tego zatwierdzone.
  • Sprawdzać wyniki. AI myli się z pełnym przekonaniem. Kto wysyła treść, ten za nią odpowiada.
  • Mówić, gdy to ważne. Informować klientów lub współpracowników, gdy AI przygotowała coś, na czym będą polegać.
  • Do kogo się zwrócić. Jedno nazwisko lub jedna skrzynka na pytania.

Następnie warto przeszkolić grupę pilotażową złożoną z pięciu do dziesięciu osób z różnych zespołów, zebrać informacje o tym, co się sprawdziło, a co budziło wątpliwości, dostosować ustawienia i zasady, i dopiero wtedy udostępnić narzędzia całej firmie.

Utrzymanie porządku

  • Odbierać dostęp do AI w tym samym kroku offboardingu co dostęp do poczty i plików
  • Co kwartał przeglądać nowe narzędzia AI i konektory, bo rynek szybko się zmienia
  • Sprawdzać ustawienia przechowywania i udostępniania po każdej większej aktualizacji u dostawcy
  • Prowadzić krótki rejestr tego, kto zatwierdził które narzędzie i dlaczego

Praca regulowana lub poufna

Przy pracy prawnej, finansowej, medycznej i inżynierskiej, która nigdy nie powinna wymknąć się spod Państwa kontroli, warto rozważyć opcje prywatne: plany enterprise z bardziej rygorystyczną kontrolą danych albo modele AI hostowane we własnym środowisku. Ich utrzymanie wymaga więcej wysiłku, dlatego warto zachować je dla pracy, która naprawdę tego potrzebuje.

Jeśli mają Państwo pracowników w Unii Europejskiej, unijny akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) już teraz wymaga od firm korzystających z AI, aby zapewniły swoim pracownikom odpowiedni poziom kompetencji w zakresie AI. Krótkie szkolenie i jednostronicowe zasady w dużym stopniu pomagają to wykazać.

Najczęściej zadawane pytania

Pytania, które często słyszymy

Krótkie odpowiedzi na pytania, które założyciele i osoby odpowiedzialne za finanse zadają nam najczęściej.

Zapytaj nas o coś innego

W planie biznesowym jest znacznie bezpieczniejsze niż na kontach prywatnych. ChatGPT Business i Enterprise dają firmie kontrolę administracyjną, jednokrotne logowanie i ustawienia przechowywania danych, a OpenAI deklaruje, że dane firmowe w tych planach domyślnie nie są wykorzystywane do trenowania jej modeli.

Jak SF3 Technologies może Państwu pomóc

Konfigurujemy ChatGPT, Claude, Copilot i Gemini na kontach firmowych z kontrolą administracyjną, porządkujemy uprawnienia, które te narzędzia dziedziczą, i dajemy Państwa zespołowi krótkie zasady, których naprawdę będzie przestrzegać. SF3 Technologies jest członkiem Microsoft AI Cloud Partner Program i doradza w zakresie wszystkich platform, nie faworyzując żadnej z nich. Każda przestrzeń robocza jest tworzona na nazwę Państwa firmy i zarządzana z wnętrza Państwa własnego Microsoft 365 lub Google Workspace za pośrednictwem dedykowanych kont administracyjnych.

Poproś o sprawdzenie gotowości na AIGotowość na AI

Ten przewodnik ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Plany i warunki dostawców często się zmieniają, dlatego przed zakupem prosimy sprawdzić aktualne warunki każdego dostawcy.