SF3TECHNOLOGIES
PrzewodnikiPrzewodniki · Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych

Czy dane z Microsoft 365 lub Google Workspace mają kopię zapasową? Co jest przechowywane, jak długo i czego nie ma

Microsoft i Google zapewniają ciągłość działania usług oraz udostępniają kosze na pliki i historię wersji, ale żadna z tych opcji nie stanowi kopii zapasowej w rozumieniu, w jakim używają tego terminu księgowi czy ubezpieczyciele. Poniżej przedstawiono, jakie dane są przechowywane, jak długo, gdzie występują luki oraz jak ustalić, czy Twoja firma potrzebuje dodatkowych zabezpieczeń.

Czas czytania: 8 minutZaktualizowano

W skrócie

Microsoft i Google zapewniają ciągłość działania swoich usług. Odzyskanie danych to wspólne zadanie.

  1. Usunięte wiadomości e-mail i pliki pozostają w koszu i historii wersji przez okres od kilku dni do kilku miesięcy, a następnie zostają trwale usunięte.
  2. Nic nie chroni Cię przed usunięciem danych, którego nikt nie zauważył na czas, atakiem oprogramowania ransomware, które zaszyfrowało zsynchronizowane pliki, ani zamknięciem konta, którego dane straciły ważność.
  3. Obaj dostawcy określają to jako wspólną odpowiedzialność i odsyłają użytkownika do zasad przechowywania danych, usługi Vault lub oddzielnej kopii zapasowej.

Podejmuj decyzje w oparciu o konsekwencje, a nie o strach: jeśli utrata trzech miesięcy wiadomości e-mail lub folderu z dokumentami finansowymi byłaby dla Ciebie dotkliwa, zrób kopię zapasową. Jeśli nie przejmujesz się tym zbytnio, wystarczą wbudowane narzędzia i zasady przechowywania danych.

Co „kopia zapasowa” oznacza dla Microsoft i Google

Obie firmy obsługują Twoją pocztę elektroniczną i pliki w ramach systemów redundantnych w kilku centrach danych. Jeśli dojdzie do awarii dysku, serwera lub całego budynku, nawet tego nie zauważysz. Na tym polega dostępność, a obaj dostawcy radzą sobie z tym znakomicie.

Żaden z dostawców nie gwarantuje przywrócenia danych utraconych przez Twoją firmę w wyniku jej własnych działań po upływie okresów przechowywania. Microsoft określa to mianem „wspólnej odpowiedzialności”: firma zapewnia bezpieczeństwo platformy, a klient jest właścicielem swoich danych i sam decyduje o tworzeniu ich kopii zapasowych. Dokumentacja Google’a zawiera tę samą zasadę, sformułowaną innymi słowami. Oni dbają o platformę, a Ty dbasz o dane na niej przechowywane.

Co przechowuje Microsoft 365 i jak długo

Co się stałoCo Cię ratujeJak długo
Usunięta wiadomość e-mailFolder „Elementy usunięte”, a następnie „Elementy do odzyskania”Dopóki nie opróżnisz folderu „Elementy usunięte”, następnie domyślnie przez 14 dni, przy czym administrator może wydłużyć ten okres do 30 dni
Usunięty plik w usłudze OneDrive lub SharePointKosz, a następnie kosz drugiego stopniaŁącznie 93 dni
Nadpisany plikHistoria wersjiDomyślnie 500 wersji w SharePoint i OneDrive
Ransomware zaszyfrował zsynchronizowane pliki„Przywróć usługę OneDrive” oraz ta sama opcja „Przywróć tę bibliotekę” w SharePoint, która przywraca wszystko do stanu z określonej datyW ciągu 30 dni od ataku
Usunięte całe konto użytkownikaKonto ma status usuniętego i można je przywrócić wraz ze skrzynką pocztową i usługą OneDrive30 dni po usunięciu
Skrzynka pocztowa odchodzącego pracownika po usunięciu licencji30-dniowy okres karencji, o ile skrzynka pocztowa nie została wcześniej ustawiona jako nieaktywna na podstawie zasad przechowywania danych lub przekształcona w skrzynkę współdzieloną30 dni po usunięciu licencji, a następnie skasowanie
Czaty w Teams i wiadomości w kanałachPrzechowywane w ukrytych folderach skrzynek pocztowych, do których dostęp ma wyłącznie administratorZgodnie z polityką przechowywania danych; usunięty zespół można przywrócić w ciągu 30 dni

Warto wiedzieć o dwóch rzeczach. Domyślny okres przechowywania wiadomości w skrzynce pocztowej wynosi 14 dni, a wydłużenie go do 30 dni zajmuje administratorowi dwie minuty. Ponadto zasada przechowywania danych, dostępna w planach Business Premium oraz E3 i E5, pozwala na przechowywanie wszystkich elementów usuniętych przez użytkownika przez okres jednego, trzech lub siedmiu lat; są one niewidoczne dla użytkownika, ale administrator może je wyszukiwać. Stanowi to rzeczywistą ochronę przed usunięciem danych, choć nie chroni przed sytuacją, w której nie można zalogować się do tenanta.

Co przechowuje Google Workspace i jak długo

Co się stałoCo Cię ratujeJak długo
Usunięta wiadomość e-mailKosz, a następnie narzędzie administratora do przywracania danych30 dni w koszu, a następnie maksymalnie 25 dodatkowych dni dla administratora
Usunięty plik na DyskuKosz, a następnie narzędzie administratora do przywracania danych30 dni w koszu, a następnie maksymalnie 25 dodatkowych dni dla administratora
Nadpisany plikHistoria wersji dla Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google; do 100 wersji lub 30 dni dla pozostałych plikówDokumenty, Arkusze i Prezentacje: praktycznie bez ograniczeń; przesłane pliki: 30 dni, chyba że przypniesz konkretną wersję
Usunięte całe konto użytkownikaAdministrator może przywrócić użytkownika wraz z pocztą i Dyskiem20 dni po usunięciu
Pliki odchodzącego pracownikaPrzenieś własność podczas usuwania użytkownika lub najpierw przenieś pliki na dysk współdzielonyUsuwane wraz z kontem, jeśli nie zostaną przeniesione
Ransomware zaszyfrował zsynchronizowane plikiBrak możliwości przywrócenia całego Dysku; pliki należy przywracać pojedynczo z historii wersji30 dni dla przesłanych plików
Wiadomości na czacieZgodnie z zasadami przechowywania Vault, jeśli masz VaultW pakietach Business Plus i Enterprise w cenie; dodatek w pakietach Starter i Standard

Usługa Google Vault, zawarta w planach Business Plus i Enterprise oraz oferowana jako dodatek do planów Business Starter i Standard, stanowi odpowiednik zasad przechowywania danych firmy Microsoft: przechowuje wiadomości e-mail, pliki i czaty przez okres określony w zasadach, niezależnie od tego, co usunie użytkownik. Jest to narzędzie służące do przechowywania danych i zabezpieczania ich na potrzeby postępowania prawnego, a nie przycisk przywracania danych w przypadku zwykłych pomyłek; nie zapewnia ono żadnej ochrony w przypadku anulowania samej subskrypcji Workspace.

Luki, których nie pokrywają wbudowane narzędzia

  • Usunięcia, których nikt nie zauważył na czas. Folder usunięty w marcu, o który ktoś pyta w lipcu, nie mieści się już w żadnym z powyższych przedziałów czasowych. Większość przypadków utraty danych w małych firmach ma właśnie taki charakter: przebiega powoli i niezauważalnie.
  • Ransomware i przejęte konta. Osoba atakująca, która zaloguje się jako użytkownik, może opróżnić kosze, usunąć wersje oraz wyczyścić elementy możliwe do odzyskania. Funkcja przywracania w usłudze OneDrive pomaga, jeśli podejmiesz działania w ciągu 30 dni, a osoba atakująca nie posiadała uprawnień administratora. Google nie oferuje analogicznej funkcji przywracania.
  • Błędy przy odejściu pracownika. Usunięcie licencji odchodzącego pracownika przed zabezpieczeniem skrzynki pocztowej lub usunięcie konta użytkownika Google bez przeniesienia plików powoduje utratę danych po upływie okresu karencji. Jest to bardzo częsta sytuacja, której można całkowicie uniknąć, korzystając z listy kontrolnej.
  • Utrata dostępu do samego tenanta. Przejęcie konta administratora, niezapłacona subskrypcja lub spór z dystrybutorem mogą spowodować natychmiastową utratę dostępu do wszystkich zasobów. Zasady przechowywania danych oraz usługa Vault działają wewnątrz tenanta, więc zostają zablokowane razem z Tobą.
  • Dokumenty, które należy przechowywać przez lata. Przepisy podatkowe, ustawa SOX, HIPAA, wymogi dotyczące odpowiedzialności wynikające z RODO lub umowa z klientem mogą wymagać przechowywania wiadomości e-mail lub dokumentacji finansowej przez siedem lat. Zasady przechowywania danych pozwalają to zapewnić wewnątrz tenanta, kopia zapasowa poza nim, a audytorzy preferują połączenie obu tych rozwiązań.
  • Rzeczy poza pocztą i plikami. Tablice Planner, Forms, ustawienia Teams, zasady Intune, Google Sites, ustawienia udostępniania kalendarzy. Niektóre rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych obejmują te elementy, natomiast większość obejmuje jedynie pocztę, pliki, kalendarze i kontakty.

Czy potrzebujesz osobnej kopii zapasowej? Krótki test

Odpowiedz szczerze na te pytania w odniesieniu do swojej firmy.

  1. Czy utrata wiadomości e-mail jednej osoby z ostatnich trzech miesięcy byłaby problemem? Jeśli odpowiedź brzmi „tak” w przypadku kogokolwiek ze sprzedaży, finansów lub kierownictwa, to jeden punkt.
  2. Czy masz obowiązek przechowywania dokumentacji? Branża regulowana, spółka publiczna lub planująca nią zostać, klienci rządowi lub korporacyjni z zapisami umownymi dotyczącymi dokumentacji, albo dowolny organ podatkowy. Jeden punkt.
  3. Czy ktoś kiedykolwiek prosił o plik lub wiadomość e-mail, których już nie było? Jeden punkt. To się powtórzy.
  4. Czy ludzie odchodzą, a ich odejście jest załatwiane w pośpiechu? Jeśli proces odejścia pracownika jest przeprowadzany przez osobę, która akurat ma na to czas, a nie zgodnie z listą kontrolną, to jeden punkt.
  5. Czy dzień bez dostępu do Twojego tenanta zatrzymałby działalność firmy? Jeden punkt i powód, aby przechowywać kopię danych poza tenantem.

Zero lub jeden punkt: włącz poniższe wbudowane zabezpieczenia i sprawdź sytuację za rok. Dwa lub więcej punktów: dodaj kopię zapasową. Usługa kosztuje kilka dolarów miesięcznie na użytkownika, czyli znacznie mniej niż jedno popołudnie poświęcone na odtworzenie folderu z dokumentami finansowymi na podstawie załączników.

Co włączyć już dziś, z kopią zapasową czy bez

Microsoft 365

  • Wydłuż okres przechowywania elementów do odzyskania w skrzynce pocztowej z 14 do 30 dni
  • Utwórz zasady przechowywania obejmujące co najmniej rok dla usług Exchange, OneDrive, SharePoint i Teams
  • Skonfiguruj OneDrive tak, aby pliki usuniętego użytkownika były przechowywane przez 365 dni zamiast 30
  • Przed usunięciem licencji ustaw skrzynki pocztowe odchodzących pracowników jako nieaktywne lub współdzielone
  • Wymagaj uwierzytelniania wieloskładnikowego od wszystkich, ponieważ większość przypadków utraty danych zaczyna się od skradzionego hasła

Google Workspace

  • Skonfiguruj reguły przechowywania w Vault dla Gmaila, Dysku i Chatu, jeśli Twój plan obejmuje Vault
  • Przenieś dokumenty zespołu z „Mojego dysku” na dyski współdzielone, które pozostają po odejściu autora
  • Korzystaj z opcji przeniesienia za każdym razem, gdy usuwany jest użytkownik
  • Włącz wymuszanie weryfikacji dwuetapowej w całej organizacji
  • Sprawdź ustawienia eksportu danych i Takeout, tak aby tylko administratorzy mogli pobierać dane

Jak wygląda dobra kopia zapasowa

  • Przechowywana poza tenantem. W chmurze dostawcy kopii zapasowych lub na koncie magazynu, nad którym masz kontrolę, więc zablokowany tenant nie oznacza zablokowanych kopii zapasowych.
  • Automatyczna i co najmniej codzienna. Kopie zapasowe, o których ktoś musi pamiętać, nie są kopiami zapasowymi.
  • Przywraca pojedynczy element. Jeden e-mail, jeden plik, jedna wersja, z powrotem do pierwotnej lokalizacji lub do folderu, w ciągu kilku minut. Przywracanie całego tenanta zdarza się rzadko; przywracanie pojedynczych elementów ma miejsce co miesiąc.
  • Obejmuje pocztę, kalendarze, kontakty, OneDrive lub Dysk, SharePoint lub dyski współdzielone oraz Teams lub Chat. Sprawdź listę; kilka produktów po cichu pomija Teams lub dyski współdzielone.
  • Okres przechowywania wybierasz Ty. Siedem lat dla finansów i działu prawnego, rok dla wszystkich pozostałych: to częsty schemat.
  • Przetestowana. Co kwartał przywróć jeden losowo wybrany element i zapisz, że to zrobiłeś. Audytorzy proszą dokładnie o to, i my również.

Microsoft sprzedaje obecnie własną usługę kopii zapasowych dla Microsoft 365, rozliczaną według ilości danych, a partnerzy Google oferują to samo dla Workspace. Obie opcje są w porządku dla firmy, która chce mieć jednego dostawcę. Niezależna usługa kopii zapasowych, którą zapewniamy i prowadzimy dla naszych klientów, dodaje oddzielenie od tenanta, które dla większości firm jest sensem kopii zapasowej.

Najczęściej zadawane pytania

Pytania, które często słyszymy

Krótkie odpowiedzi na pytania, które założyciele i osoby odpowiedzialne za finanse zadają nam najczęściej.

Zapytaj nas o coś innego

Microsoft zabezpiecza usługę przed awariami po swojej stronie i daje Ci kosze, historię wersji oraz 30 dni na przywrócenie usuniętego konta. Nie obiecuje odzyskania danych usuniętych przez Twoją firmę po upływie tych terminów, opisuje ochronę danych jako wspólną odpowiedzialność i sprzedaje obecnie własną usługę kopii zapasowych. Zasady przechowywania, zawarte w Business Premium, w dużej mierze wypełniają tę lukę wewnątrz tenanta.

Twoja opinia

Czy ten przewodnik był przydatny?

Jak pomaga SF3 Technologies

Konfigurujemy zasady przechowywania, okresy kosza i kroki offboardingu w Twoim własnym Microsoft 365 lub Google Workspace, tak aby wbudowana ochrona była jak najlepsza. Tam, gdzie kopia zapasowa ma sens, zapewniamy usługę kopii zapasowych dla Twojego środowiska, przechowywaną poza Twoim tenantem, z okresem przechowywania wybranym dla każdego zespołu i kwartalnym testem przywracania, który przeprowadzamy razem z Tobą. Twój tenant i Twoje konta pozostają Twoje, zarządzane przez dedykowany dostęp administratora.

Porozmawiaj z nami o kopiach zapasowych i przechowywaniu danychZarządzanie Microsoft 365

Okresy przechowywania to domyślne wartości opublikowane przez Microsoft i Google według stanu na październik 2026 r. i mogą się różnić w Twoim tenancie. Sprawdź własne ustawienia, zanim na nich polegasz.