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O Microsoft 365 ou o Google Workspace têm cópias de segurança? O que é guardado, durante quanto tempo e o que não é

A Microsoft e a Google mantêm o seu serviço em funcionamento e disponibilizam-lhe caixotes do lixo e um histórico de versões, mas nenhuma delas constitui uma cópia de segurança no sentido em que o seu contabilista ou seguradora entendem o termo. Aqui fica o que elas guardam, por quanto tempo, onde estão as lacunas e como decidir se a sua empresa precisa de mais.

8 minutos de leituraAtualizado

A resposta curta

A Microsoft e a Google mantêm os seus serviços em funcionamento. Recuperar os seus dados é uma tarefa conjunta.

  1. Os e-mails e ficheiros eliminados permanecem nas reciclagens e no histórico de versões durante dias ou alguns meses, após o que desaparecem.
  2. Nada o protege de uma eliminação que ninguém tenha detetado a tempo, de um ataque de ransomware que tenha encriptado ficheiros sincronizados ou de uma conta encerrada cujos dados tenham expirado.
  3. Ambos os fornecedores descrevem isto como uma responsabilidade partilhada e remetem para políticas de retenção, para o Vault ou para uma cópia de segurança separada.

Decida com base nas consequências, não no medo: se perder três meses de e-mails ou a pasta das finanças fosse um problema, faça uma cópia de segurança. Se não lhe fizer diferença, as ferramentas integradas e uma política de retenção podem ser suficientes.

O que «cópia de segurança» significa para a Microsoft e a Google

Ambas as empresas gerem o seu e-mail e os seus ficheiros em sistemas redundantes, distribuídos por vários centros de dados. Se um disco, um servidor ou um edifício inteiro deixar de funcionar, nem sequer dá por isso. É isso que se chama disponibilidade, e ambos os fornecedores são excelentes nesse aspeto.

Nenhum dos fornecedores promete restaurar os dados que a sua empresa perdeu devido às suas próprias ações após o término dos respetivos períodos de retenção. A Microsoft descreve isto como «responsabilidade partilhada»: a empresa assegura a segurança da plataforma, enquanto o cliente é responsável pelos seus dados e pela decisão de os guardar em cópias de segurança. A documentação da Google defende o mesmo ponto de vista, embora com outras palavras. Eles tratam da plataforma, você trata dos dados que nela se encontram.

O que o Microsoft 365 guarda e durante quanto tempo

O que aconteceuO que o salvaQuanto tempo
Um e-mail apagadoPasta «Itens eliminados» e, em seguida, «Itens recuperáveis»Até esvaziar a pasta «Itens eliminados», depois 14 dias por predefinição, podendo um administrador aumentá-los para 30
Um ficheiro apagado no OneDrive ou no SharePointReciclagem e, em seguida, a reciclagem de segunda fase93 dias no total
Um ficheiro substituídoHistórico de versões500 versões por predefinição no SharePoint e no OneDrive
O ransomware encriptou ficheiros sincronizados«Restaurar o OneDrive» e a mesma opção «Restaurar esta biblioteca» no SharePoint, que repõe tudo numa data anteriorNo prazo de 30 dias após o ataque
Uma conta de utilizador apagada na totalidadeA conta encontra-se no estado «eliminada» e pode ser restaurada com a caixa de correio e o OneDrive30 dias após a eliminação
A caixa de correio de um colaborador que saiu, depois de a licença ser removidaUm período de carência de 30 dias, a menos que a caixa de correio tenha sido antes tornada inativa através de uma política de retenção ou convertida numa caixa de correio partilhada30 dias após a remoção da licença, depois é eliminada
Conversas do Teams e mensagens de canaisArmazenados em pastas ocultas da caixa de correio, recuperáveis apenas por um administradorSegue a política de retenção; uma equipa eliminada pode ser restaurada durante 30 dias

Há duas coisas que vale a pena saber. O período de 14 dias da caixa de correio é uma predefinição, e aumentá-lo para 30 dias demora dois minutos a um administrador. Além disso, uma política de retenção, incluída nos planos Business Premium e E3 ou E5, permite manter tudo o que um utilizador apagar durante um, três ou sete anos, de forma invisível para o utilizador e pesquisável por um administrador. Trata-se de uma proteção real contra a eliminação, embora não contra um tenant no qual não seja possível iniciar sessão.

O que o Google Workspace guarda e durante quanto tempo

O que aconteceuO que o salvaQuanto tempo
Um e-mail apagadoLixo e, em seguida, a ferramenta de recuperação do administrador30 dias no Lixo e, depois, até mais 25 dias para um administrador
Um ficheiro apagado no DriveLixo e, em seguida, a ferramenta de recuperação do administrador30 dias no Lixo e, depois, até mais 25 dias para um administrador
Um ficheiro substituídoHistórico de versões do Google Docs, Sheets e Slides; até 100 versões ou 30 dias para outros ficheirosDocs, Sheets e Slides: praticamente ilimitado; ficheiros carregados: 30 dias, a menos que fixe uma versão
Uma conta de utilizador apagada na totalidadeO administrador pode restaurar o utilizador com o e-mail e o Drive20 dias após a eliminação
Os ficheiros de um colaborador que saiuTransferir a propriedade ao eliminar o utilizador ou mover primeiro os ficheiros para uma unidade partilhadaEliminados juntamente com a conta, caso não sejam transferidos
O ransomware encriptou ficheiros sincronizadosNão é possível reverter toda a unidade; restaure os ficheiros um a um a partir do histórico de versões30 dias para os ficheiros carregados
Mensagens de chatSegue a retenção do Vault, caso tenha o VaultIncluído no Business Plus e no Enterprise; um complemento no Starter e no Standard

O Google Vault, incluído nos planos Business Plus e Enterprise e vendido como complemento para os planos Business Starter e Standard, é o equivalente às políticas de retenção da Microsoft: mantém e-mails, ficheiros e conversas durante o período definido pela regra, independentemente do que o utilizador apagar. É uma ferramenta de retenção e de retenção legal, não um botão de restauro para erros do dia-a-dia, e não protege nada se a própria subscrição do Workspace for cancelada.

As lacunas que as ferramentas integradas não cobrem

  • Eliminações que ninguém notou a tempo. Uma pasta eliminada em março que alguém pede em julho já ultrapassou todos os prazos acima. A maior parte das perdas de dados nas pequenas empresas é exatamente deste tipo: lenta e silenciosa.
  • Ransomware e contas comprometidas. Um invasor que inicie sessão como utilizador pode esvaziar as reciclagens, eliminar versões e apagar os itens recuperáveis. A reversão do OneDrive ajuda se agir no prazo de 30 dias e se o invasor não tiver direitos de administrador. A Google não dispõe de uma reversão equivalente.
  • Erros na saída de colaboradores. Remover a licença de um colaborador que saiu antes de preservar a caixa de correio, ou eliminar um utilizador Google sem transferir os ficheiros, perde os dados quando o período de carência termina. Muito comum, e totalmente evitável com uma lista de verificação.
  • Perder o acesso ao próprio tenant. Uma conta de administrador comprometida, uma subscrição por pagar ou um litígio com o revendedor podem bloquear-lhe o acesso a tudo de uma só vez. As políticas de retenção e o Vault vivem dentro do tenant, pelo que ficam bloqueados consigo.
  • Registos que tem de conservar durante anos. A legislação fiscal, a SOX, a HIPAA, a responsabilização ao abrigo do RGPD ou um contrato com um cliente podem exigir sete anos de e-mails ou ficheiros financeiros. As políticas de retenção podem fazê-lo dentro do tenant, uma cópia de segurança pode fazê-lo fora, e os auditores preferem ter ambas.
  • Coisas para além do correio e dos ficheiros. Quadros do Planner, Forms, definições do Teams, políticas do Intune, Google Sites, definições de partilha de calendários. Alguns produtos de cópia de segurança abrangem estes elementos, a maioria abrange apenas e-mails, ficheiros, calendários e contactos.

Precisa de uma cópia de segurança separada? Um pequeno teste

Responda com sinceridade, pensando na sua própria empresa.

  1. Perder os últimos três meses de e-mails de uma pessoa seria um problema? Se a resposta for sim para alguém das vendas, das finanças ou da direção, isso conta um ponto.
  2. É obrigado a manter registos? Setor regulamentado, empresa cotada ou que pretende sê-lo, clientes públicos ou empresariais com cláusulas contratuais sobre registos, ou qualquer autoridade fiscal. Um ponto.
  3. Alguma vez alguém pediu um ficheiro ou um e-mail que já não existia? Um ponto. Vai voltar a acontecer.
  4. As pessoas saem e a sua saída é tratada à pressa? Se a saída for tratada por quem tiver tempo, em vez de seguir uma lista de verificação, um ponto.
  5. Um dia sem acesso ao seu tenant pararia o negócio? Um ponto, e uma razão para manter uma cópia dos dados fora do tenant.

Zero ou um ponto: ative as proteções integradas indicadas abaixo e volte a avaliar daqui a um ano. Dois ou mais: acrescente uma cópia de segurança. O serviço custa alguns dólares por utilizador por mês, muito menos do que uma tarde a reconstruir uma pasta de finanças a partir de anexos.

O que ativar hoje, com ou sem cópia de segurança

Microsoft 365

  • Aumentar a janela de itens recuperáveis da caixa de correio de 14 para 30 dias
  • Criar uma política de retenção de pelo menos um ano para o Exchange, o OneDrive, o SharePoint e o Teams
  • Configurar o OneDrive para manter os ficheiros de um utilizador eliminado durante 365 dias, em vez de 30
  • Tornar inativas ou partilhadas as caixas de correio dos colaboradores que saem antes de remover a licença
  • Exigir a autenticação multifator para todos, uma vez que a maioria das perdas de dados começa com uma palavra-passe roubada

Google Workspace

  • Configurar regras de retenção do Vault para o Gmail, o Drive e o Chat, caso o seu plano inclua o Vault
  • Mover os documentos da equipa do «Meu Drive» para unidades partilhadas, que permanecem quando o criador sai
  • Utilize a opção de transferência sempre que um utilizador for eliminado
  • Ative a validação em dois passos obrigatória para toda a organização
  • Verifique as definições de exportação de dados e Takeout para que apenas os administradores possam extrair dados

Como deve ser uma boa cópia de segurança

  • Armazenada fora do tenant. Na própria nuvem do fornecedor de cópias de segurança ou numa conta de armazenamento que você controla, para que um tenant bloqueado não signifique cópias de segurança bloqueadas.
  • Automática e, pelo menos, diária. As cópias de segurança de que alguém se tem de lembrar não são cópias de segurança.
  • Recupera um único item. Um e-mail, um ficheiro, uma versão, de volta ao local original ou para uma pasta, em poucos minutos. Os restauros de todo o tenant são raros; os restauros de itens individuais acontecem todos os meses.
  • Abrange o correio eletrónico, os calendários, os contactos, o OneDrive ou o Drive, o SharePoint ou as unidades partilhadas e o Teams ou o Chat. Consulte a lista; vários produtos ignoram discretamente o Teams ou as unidades partilhadas.
  • A retenção que escolher. Sete anos para o financeiro e o jurídico, um ano para todos os outros: é um padrão comum.
  • Testada. Restaure um item aleatório a cada trimestre e registe que o fez. Os auditores pedem exatamente isso, e nós também.

A Microsoft comercializa agora o seu próprio serviço de cópia de segurança para o Microsoft 365, cobrado pela quantidade de dados, e os parceiros da Google oferecem o mesmo para o Workspace. Ambos são adequados para uma empresa que pretenda um único fornecedor. Um serviço de cópia de segurança independente, que nós fornecemos e gerimos para os nossos clientes, acrescenta a separação em relação ao tenant, que para a maioria das empresas é o objetivo de uma cópia de segurança.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam

Respostas curtas ao que os fundadores e os responsáveis financeiros mais nos perguntam.

Faça-nos outra pergunta

A Microsoft protege o serviço contra falhas do seu lado e dá-lhe reciclagens, histórico de versões e 30 dias para restaurar uma conta eliminada. Não promete recuperar dados que a sua empresa tenha eliminado depois de esses prazos passarem, descreve a proteção de dados como uma responsabilidade partilhada e comercializa agora o seu próprio serviço de cópias de segurança. As políticas de retenção, incluídas no Business Premium, colmatam grande parte da lacuna dentro do tenant.

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Como a SF3 Technologies ajuda

Definimos as políticas de retenção, os prazos da reciclagem e os passos de saída de colaboradores no seu próprio Microsoft 365 ou Google Workspace, para que a proteção integrada seja a melhor possível. Onde uma cópia de segurança faz sentido, disponibilizamos o serviço de cópia de segurança para o seu ambiente, armazenada fora do seu tenant, com a retenção escolhida por equipa e um teste de restauro trimestral que realizamos consigo. O seu tenant e as suas contas continuam a ser seus, geridos através de um acesso de administrador dedicado.

Fale connosco sobre cópias de segurança e retençãoGestão do Microsoft 365

Os períodos de retenção são os valores predefinidos publicados pela Microsoft e pela Google em outubro de 2026 e podem variar no seu tenant. Verifique as suas próprias definições antes de confiar neles.