Microsoft 365 หรือ Google Workspace มีการสำรองข้อมูลหรือไม่? เก็บอะไร นานแค่ไหน และอะไรที่ไม่เก็บ

ทั้งสองบริษัทรันอีเมลและไฟล์ของคุณบนระบบสำรองซ้ำซ้อนในศูนย์ข้อมูลหลายแห่ง หากดิสก์ เซิร์ฟเวอร์ หรือทั้งอาคารล้มเหลว คุณจะไม่สังเกตเห็นเลย นั่นคือความพร้อมใช้งาน และทั้งสองผู้ให้บริการทำได้ยอดเยี่ยม

ไม่มีผู้ให้บริการรายใดสัญญาว่าจะกู้คืนข้อมูลที่บริษัทของคุณสูญเสียจากการกระทำของตนเองหลังจากช่วงเวลาเก็บรักษาสิ้นสุด Microsoft อธิบายเรื่องนี้ว่าเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน: Microsoft ปกป้องแพลตฟอร์ม และลูกค้าเป็นเจ้าของข้อมูลและการตัดสินใจสำรองข้อมูล เอกสารของ Google กล่าวถึงประเด็นเดียวกันด้วยถ้อยคำอื่น พวกเขาดูแลแพลตฟอร์ม คุณดูแลข้อมูลในนั้น

Google Vault ซึ่งรวมอยู่ใน Business Plus และแผน Enterprise และขายเป็นส่วนเสริมสำหรับ Business Starter และ Standard เทียบเท่ากับนโยบายการเก็บรักษาของ Microsoft: มันเก็บอีเมล ไฟล์ และแชทไว้นานเท่าที่กฎกำหนด ไม่ว่าผู้ใช้จะลบอะไร มันเป็นเครื่องมือเก็บรักษาและระงับข้อมูลทางกฎหมาย ไม่ใช่ปุ่มกู้คืนสำหรับความผิดพลาดในชีวิตประจำวัน และมันไม่ปกป้องอะไรเลยหากการสมัครใช้งาน Workspace เองถูกยกเลิก

ตอบคำถามเหล่านี้อย่างตรงไปตรงมาสำหรับบริษัทของคุณเอง

1. การสูญเสียอีเมลสามเดือนล่าสุดของคนหนึ่งคนจะสร้างความเสียหายหรือไม่? หากคำตอบคือใช่สำหรับใครก็ตามในฝ่ายขาย การเงิน หรือผู้บริหาร นั่นคือหนึ่งคะแนน
2. คุณถูกกำหนดให้เก็บบันทึกหรือไม่? อุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล บริษัทมหาชนหรือวางแผนจะเป็น ลูกค้าภาครัฐหรือองค์กรใหญ่ที่มีเงื่อนไขสัญญาเกี่ยวกับบันทึก หรือหน่วยงานภาษีใด ๆ หนึ่งคะแนน
3. เคยมีใครขอไฟล์หรืออีเมลที่หายไปแล้วหรือไม่? หนึ่งคะแนน มันจะเกิดขึ้นอีก
4. มีคนลาออกและถูกจัดการการลาออกอย่างเร่งรีบหรือไม่? หากการจัดการพนักงานลาออกทำโดยใครก็ตามที่มีเวลาแทนที่จะทำตามรายการตรวจสอบ หนึ่งคะแนน
5. หนึ่งวันที่เข้าถึง tenant ของคุณไม่ได้จะทำให้ธุรกิจหยุดชะงักหรือไม่? หนึ่งคะแนน และเป็นเหตุผลที่ควรเก็บสำเนาข้อมูลไว้นอก tenant

ศูนย์หรือหนึ่งคะแนน: เปิดการป้องกันในตัวด้านล่างและกลับมาทบทวนในอีกหนึ่งปี สองคะแนนขึ้นไป: เพิ่มการสำรองข้อมูล บริการนี้มีค่าใช้จ่ายไม่กี่ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน น้อยกว่าเวลาหนึ่งบ่ายในการสร้างโฟลเดอร์การเงินขึ้นใหม่จากไฟล์แนบมาก

• เก็บไว้นอก tenant ในคลาวด์ของผู้ให้บริการสำรองข้อมูลเองหรือบัญชีที่เก็บข้อมูลที่คุณควบคุม เพื่อให้ tenant ที่ถูกล็อกไม่ได้หมายถึงข้อมูลสำรองที่ถูกล็อกด้วย
• อัตโนมัติและอย่างน้อยทุกวัน การสำรองข้อมูลที่ต้องมีใครสักคนจำได้ไม่ใช่การสำรองข้อมูล
• กู้คืนรายการเดียวได้ อีเมลหนึ่งฉบับ ไฟล์หนึ่งไฟล์ เวอร์ชันหนึ่งเวอร์ชัน กลับไปยังที่เดิมหรือไปยังโฟลเดอร์ ภายในไม่กี่นาที การกู้คืนทั้ง tenant เกิดขึ้นน้อย การกู้คืนรายการเดียวเกิดขึ้นทุกเดือน
• ครอบคลุมอีเมล ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ OneDrive หรือ Drive, SharePoint หรือไดรฟ์ที่แชร์ และ Teams หรือ Chat ตรวจสอบรายการ; ผลิตภัณฑ์หลายตัวข้าม Teams หรือไดรฟ์ที่แชร์ไปอย่างเงียบ ๆ
• ระยะเวลาเก็บรักษาที่คุณเลือกเอง เจ็ดปีสำหรับการเงินและกฎหมาย หนึ่งปีสำหรับทุกคนที่เหลือ เป็นรูปแบบที่พบบ่อย
• ผ่านการทดสอบ กู้คืนรายการสุ่มหนึ่งรายการทุกไตรมาสและจดบันทึกว่าคุณทำแล้ว ผู้ตรวจสอบขอสิ่งนี้พอดี และเราก็เช่นกัน

ปัจจุบัน Microsoft ขายบริการสำรองข้อมูลของตนเองสำหรับ Microsoft 365 คิดค่าบริการตามปริมาณข้อมูล และพันธมิตรของ Google ก็เสนอบริการแบบเดียวกันสำหรับ Workspace ทั้งสองเหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการผู้ให้บริการรายเดียว บริการสำรองข้อมูลอิสระ ซึ่งเราจัดหาและดูแลให้ลูกค้าของเรา เพิ่มการแยกออกจาก tenant ซึ่งเป็นหัวใจของการสำรองข้อมูลสำหรับบริษัทส่วนใหญ่