ต้องจัดระเบียบ SharePoint ก่อนเปิดใช้ Copilot หรือไม่

ควรทำ เพราะ Copilot อ่านได้ทุกอย่างที่ผู้ใช้คนนั้นเปิดได้ ไฟล์ที่แชร์กว้างเกินไปจึงถูกค้นเจอได้ง่าย เริ่มจากโฟลเดอร์ของฝ่ายบุคคล การเงิน และกฎหมาย แล้วจึงไล่ไปส่วนที่เหลือ

ควรห้ามใช้เครื่องมือ AI ไปเลยดีกว่าหรือไม่

การห้ามแทบไม่ได้ผล พนักงานจะหันไปใช้บัญชีส่วนตัวบนโทรศัพท์ และบริษัทจะมองไม่เห็นอะไรเลย รายชื่อเครื่องมือที่อนุมัติแบบสั้น ๆ บนบัญชีของบริษัทปลอดภัยกว่าและบังคับใช้ได้ง่ายกว่า

บริษัทขนาดเล็กควรเลือกเครื่องมือ AI ตัวใด

ตัวที่เข้ากับที่ที่พนักงานของคุณทำงานอยู่แล้ว บริษัทที่ใช้ Microsoft 365 มักเริ่มจาก Copilot บริษัทที่ใช้ Google Workspace มักเริ่มจาก Gemini และหลายบริษัทเพิ่ม ChatGPT หรือ Claude สำหรับงานเขียนและการวิเคราะห์ การใช้สองเครื่องมือบนบัญชีของบริษัทไม่มีปัญหาแต่อย่างใด

นโยบายการใช้ AI ควรมีอะไรบ้าง

เครื่องมือที่อนุมัติแล้ว สิ่งที่ห้ามวางลงไปเด็ดขาด การย้ำว่าผู้ส่งต้องรับผิดชอบสิ่งที่ส่งออกไป เมื่อใดต้องแจ้งว่าใช้ AI และควรถามใคร หนึ่งหน้าก็เพียงพอ

คู่มือคู่มือ · ความพร้อมสำหรับ AI

การนำ ChatGPT, Claude และ Copilot มาใช้อย่างปลอดภัยในบริษัทขนาดเล็ก

วิธีย้ายทีมของคุณจากบัญชี AI ส่วนตัวไปยังบัญชีของบริษัท แก้ไขสิทธิ์ไฟล์ที่เครื่องมือ AI สืบทอดมา และเขียนนโยบายหนึ่งหน้าที่ทุกคนทำตามได้จริง

อ่าน 8 นาทีอัปเดตล่าสุด 24 ตุลาคม 2569

คำตอบโดยสรุป

ย้ายเครื่องมือ AI ทุกตัวที่ทีมของคุณใช้ไปอยู่บนบัญชีของบริษัทที่ใช้การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว จัดระเบียบการแชร์ไฟล์ก่อนที่ Copilot หรือ Gemini จะอ่านไฟล์ของคุณได้ และประกาศนโยบายหนึ่งหน้าพร้อมรายชื่อเครื่องมือที่อนุมัติแล้วแบบสั้น ๆ จากนั้นเริ่มจากกลุ่มนำร่อง หากทำตามลำดับนี้ AI จะกลายเป็นสิ่งที่บริษัทของคุณควบคุมได้ แทนที่จะเกิดขึ้นบนบัญชีส่วนตัวที่ไม่มีใครมองเห็น

ความเสี่ยงที่แท้จริงเป็นเรื่องธรรมดา

ความเสี่ยงด้าน AI ที่พบบ่อยที่สุดในบริษัทขนาดเล็กไม่ใช่การเจาะระบบครั้งใหญ่ แต่คือการที่ใครสักคนวางรายชื่อลูกค้า สัญญา หรือซอร์สโค้ดลงในบัญชี ChatGPT ส่วนตัว ซึ่งบริษัทมองไม่เห็น ควบคุมระยะเวลาเก็บข้อมูลไม่ได้ และไม่มีทางลบข้อมูลนั้นเมื่อคนคนนั้นลาออก

ความเสี่ยงประการที่สองเงียบกว่านั้น ผู้ช่วยที่ติดตั้งมาใน Microsoft 365 และ Google Workspace อ่านได้ทุกอย่างที่ผู้ใช้คนนั้นเปิดได้อยู่แล้ว หากเคยมีโฟลเดอร์ของฝ่ายบุคคลที่แชร์ให้ “ทุกคน” ไว้เมื่อหลายปีก่อน ผู้ช่วยก็จะเจอโฟลเดอร์นั้น AI ไม่ได้สร้างปัญหานี้ขึ้นมา แต่ทำให้บังเอิญไปเจอได้ง่ายขึ้นมาก

ขั้นตอนที่ 1: สำรวจว่ามีอะไรใช้อยู่แล้วบ้าง

บริษัทส่วนใหญ่แปลกใจกับคำตอบ ก่อนจะเลือกอะไร:

ถามทีมของคุณโดยไม่ตำหนิใคร ว่าใช้เครื่องมือ AI อะไรและใช้ทำอะไร
ตรวจดูว่าพนักงานเชื่อมต่อแอป AI ใดเข้ากับบัญชีงานบ้าง (ใน Microsoft Entra ที่แอปพลิเคชันระดับองค์กร หรือในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ที่การควบคุมการเข้าถึงแอป)
ไล่ดูรายงานค่าใช้จ่ายและบัตรของบริษัทเพื่อหาค่าสมาชิกบริการ AI
จดไว้ว่าข้อมูลประเภทใดถูกป้อนเข้าไป เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลส่วนบุคคล โค้ด หรือสัญญา

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเครื่องมือและย้ายไปใช้บัญชีของบริษัท

คุณไม่จำเป็นต้องเลือกเพียงเครื่องมือเดียว หลายบริษัทใช้สองเครื่องมือ เช่น Copilot ภายใน Microsoft 365 คู่กับ ChatGPT หรือ Claude สำหรับงานเขียนและการวิเคราะห์ สิ่งสำคัญคือทุกเครื่องมือต้องเป็นเวิร์กสเปซของบริษัทที่มีผู้รับผิดชอบ

เครื่องมือ	แผนสำหรับธุรกิจ	เหมาะกับงาน	สิ่งที่ต้องตรวจก่อนเปิดใช้
ChatGPT	Business (เดิมคือ Team), Enterprise	งานเขียน การวิเคราะห์ และการค้นคว้าทั่วไป	SSO การตั้งค่าการเก็บข้อมูลของเวิร์กสเปซ และคอนเน็กเตอร์กับ GPT แบบกำหนดเองที่อนุญาต
Claude	Team, Enterprise	เอกสารยาว การวิเคราะห์อย่างรอบคอบ การเขียนโค้ด	SSO การเก็บข้อมูล และคอนเน็กเตอร์กับการเชื่อมต่อที่อนุญาต
Microsoft 365 Copilot	ส่วนเสริมสำหรับแผนธุรกิจของ Microsoft 365	งานภายใน Outlook, Word, Excel, Teams และ SharePoint	การแชร์ไฟล์และสิทธิ์ทั่วทั้ง SharePoint และ OneDrive
Gemini for Google Workspace	รวมอยู่ในแผน Workspace หรือซื้อเพิ่ม	งานภายใน Gmail, Docs, Sheets และ Drive	การแชร์ใน Drive ไดรฟ์ที่แชร์ และการแชร์ภายนอก

OpenAI, Anthropic, Microsoft และ Google ต่างระบุว่าโดยค่าเริ่มต้นจะไม่นำข้อมูลธุรกิจในแผนเหล่านี้ไปฝึกโมเดล นี่คือเหตุผลหลักที่ควรเลิกใช้บัญชีส่วนตัว อ่านเงื่อนไขปัจจุบันของผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนลงนาม เพราะแผนและชื่อเรียกเปลี่ยนบ่อย

สำหรับแต่ละเครื่องมือ:

สร้างเวิร์กสเปซของบริษัทหนึ่งแห่ง โดยมีผู้รับผิดชอบจากบริษัทของคุณ
เชื่อมการลงชื่อเข้าใช้กับ Microsoft Entra ID หรือ Google Workspace เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงสิ้นสุดในวันที่พนักงานลาออก
ตั้งกฎการเก็บรักษาสำหรับแชตและไฟล์ที่อัปโหลด
กำหนดว่าคอนเน็กเตอร์ ปลั๊กอิน และเอเจนต์ใดเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้ แล้วปิดส่วนที่เหลือ
ปิดบัญชีส่วนตัวอย่างเป็นระเบียบ: ย้ายสิ่งที่พนักงานยังต้องใช้ และลบส่วนที่เหลือ

ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขสิทธิ์ที่เครื่องมือสืบทอดมา

Copilot และ Gemini ทำงานตามสิทธิ์ที่คุณมีอยู่แล้ว ซึ่งเป็นทั้งข่าวดีและข่าวร้าย ก่อนเปิดใช้งานจริง:

ค้นหาไฟล์และไซต์ที่แชร์ให้ทั้งบริษัทหรือแชร์ให้ “ทุกคนที่มีลิงก์”
เริ่มจากฝ่ายบุคคล ฝ่ายการเงิน และฝ่ายกฎหมาย แล้วค่อยขยายออกไป
ถอนสิทธิ์ของคนที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงอีกแล้ว
ใน Microsoft 365 ให้เพิ่มป้ายกำกับความลับและกฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหลให้ไฟล์ที่อ่อนไหวที่สุด และใช้รายงานการแชร์เกินจำเป็นของ SharePoint
ใน Google Workspace ให้ทบทวนไดรฟ์ที่แชร์และการตั้งค่าการแชร์ภายนอก

การจัดระเบียบนี้คุ้มค่าที่จะทำแม้ไม่มี AI เพราะเป็นงานเดียวกับที่ช่วยลดความเสียหายหากบัญชีใดถูกเจาะในวันหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 4: นโยบายหนึ่งหน้าและกลุ่มนำร่อง

นโยบายที่ไม่มีใครอ่านก็ปกป้องใครไม่ได้ ให้มีความยาวเพียงหนึ่งหน้า:

เครื่องมือที่อนุมัติแล้ว รายชื่อสั้น ๆ และวิธีขอใช้เครื่องมือใหม่
สิ่งที่ห้ามวางลงไปเด็ดขาด รหัสผ่าน ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้านอกเครื่องมือที่อนุมัติ ข้อมูลสุขภาพหรือเงินเดือน และข้อมูลใด ๆ ที่อยู่ภายใต้สัญญารักษาความลับ (NDA) เว้นแต่เครื่องมือนั้นได้รับอนุมัติให้ใช้กับข้อมูลดังกล่าว
ตรวจผลลัพธ์ทุกครั้ง AI ผิดพลาดได้อย่างมั่นใจ ผู้ที่ส่งผลงานออกไปต้องรับผิดชอบผลงานนั้น
แจ้งเมื่อเป็นเรื่องสำคัญ บอกลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานเมื่อ AI เป็นผู้สร้างสิ่งที่พวกเขาจะนำไปใช้อ้างอิง
ถามใครได้บ้าง ระบุชื่อผู้ติดต่อหนึ่งคนหรือกล่องอีเมลเดียวสำหรับคำถาม

จากนั้นอบรมกลุ่มนำร่อง 5 ถึง 10 คนจากหลายทีม รวบรวมว่าอะไรได้ผลและอะไรทำให้สับสน ปรับการตั้งค่าและนโยบาย แล้วจึงเปิดให้ทั้งบริษัทใช้

รักษาความเป็นระเบียบ

ถอนสิทธิ์เข้าถึง AI ในขั้นตอนเดียวกับการถอนสิทธิ์อีเมลและไฟล์เมื่อพนักงานออก
ทบทวนเครื่องมือ AI และคอนเน็กเตอร์ใหม่ทุกไตรมาส เพราะตลาดเปลี่ยนเร็ว
ตรวจการตั้งค่าการเก็บรักษาและการแชร์หลังผู้ให้บริการอัปเดตครั้งใหญ่ทุกครั้ง
จดบันทึกสั้น ๆ ว่าใครอนุมัติเครื่องมือใดและเพราะเหตุใด

งานที่มีกฎหมายกำกับหรือมีความอ่อนไหว

สำหรับงานด้านกฎหมาย การเงิน สุขภาพ และวิศวกรรมที่ไม่ควรหลุดออกจากการควบคุมของคุณ ลองพิจารณาตัวเลือกแบบส่วนตัว เช่น แผนองค์กรที่ควบคุมข้อมูลเข้มงวดกว่า หรือโมเดล AI ที่โฮสต์ในสภาพแวดล้อมของคุณเอง ตัวเลือกเหล่านี้ต้องใช้แรงในการดูแลมากกว่า จึงควรใช้เฉพาะกับงานที่จำเป็นจริง ๆ

หากคุณมีพนักงานในสหภาพยุโรป กฎหมาย AI ของสหภาพยุโรป (EU AI Act) กำหนดไว้แล้วว่าบริษัทที่ใช้ AI ต้องดูแลให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจด้าน AI ในระดับที่เพียงพอ การอบรมสั้น ๆ และนโยบายหนึ่งหน้าช่วยแสดงให้เห็นเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี

คำถามที่พบบ่อย

คำถามที่เราได้รับบ่อย

คำตอบสั้น ๆ สำหรับคำถามที่ผู้ก่อตั้งและผู้บริหารฝ่ายการเงินถามเราบ่อยที่สุด

ถามเราเรื่องอื่น

ปลอดภัยกว่ามากเมื่อใช้แผนธุรกิจแทนบัญชีส่วนตัว ChatGPT Business และ Enterprise ให้บริษัทมีการควบคุมของผู้ดูแลระบบ การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว และการตั้งค่าการเก็บรักษาข้อมูล และ OpenAI ระบุว่าโดยค่าเริ่มต้นจะไม่นำข้อมูลธุรกิจในแผนเหล่านั้นไปฝึกโมเดล

SF3 Technologies ช่วยได้อย่างไร

เราตั้งค่า ChatGPT, Claude, Copilot และ Gemini บนบัญชีของบริษัทพร้อมการควบคุมของผู้ดูแลระบบ จัดระเบียบสิทธิ์ที่เครื่องมือเหล่านั้นสืบทอดมา และมอบนโยบายสั้น ๆ ที่ทีมของคุณจะทำตามได้ SF3 Technologies เป็นสมาชิก Microsoft AI Cloud Partner Program และให้คำแนะนำครอบคลุมทุกแพลตฟอร์มโดยไม่เอนเอียงไปทางใด ทุกเวิร์กสเปซสร้างขึ้นในนามบริษัทของคุณ และจัดการจากภายใน Microsoft 365 หรือ Google Workspace ของคุณเองผ่านบัญชีผู้ดูแลระบบเฉพาะ

ขอรับการตรวจสอบความพร้อมสำหรับ AI ความพร้อมสำหรับ AI

คู่มือนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย แผนและเงื่อนไขของผู้ให้บริการเปลี่ยนแปลงบ่อย โปรดตรวจสอบเงื่อนไขปัจจุบันของผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนซื้อ