- อีเมลของคุณยังไม่ได้รับการยืนยันความถูกต้อง เซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่สามารถยืนยันได้ว่าข้อความนั้นมาจากโดเมนของคุณจริง ๆ โดยทั่วไปแล้ว อาจมีบันทึกที่ขาดหายไป เครื่องมือใหม่ (CRM, ระบบออกใบแจ้งหนี้, จดหมายข่าว, แบบฟอร์มเว็บไซต์, ศูนย์บริการลูกค้า หรือแม้กระทั่งเครื่องสแกน) ที่ยังไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในระบบ หรือบันทึกSPF ที่เกินขีดจำกัดและหยุดทำงานโดยไม่มีสัญญาณเตือนสำหรับทุกการส่งข้อความ
- ข้อความนี้ดูเหมือนสแปม เครื่องมือย่อลิงก์, ภาพจำนวนมากและข้อความน้อย, ตัวอักษรใหญ่, ลายเซ็นที่มีโลโก้หกอัน, ไฟล์แนบที่ไม่มีใครขอ, หรือหัวข้อที่เขียนเหมือนโฆษณา ระบบกรองจะให้คะแนนแต่ละข้อเหล่านี้
- ชื่อเสียงของโดเมนของคุณได้รับผลกระทบ กล่องจดหมายถูกแฮ็กและส่งสแปมตลอดช่วงสุดสัปดาห์, มีคนส่งอีเมลอัปเดตถึง 400 ผู้รับจาก Outlook โดยใส่ทุกคนในช่อง Bcc, หรืออีเมลของคุณถูกส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันกับผู้ใช้ที่มีพฤติกรรมไม่ดี
- ด้านผู้รับ กฎการส่งอีเมล, กล่องจดหมายที่เต็ม, การส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลส่วนตัว หรือตัวกรองที่เคยจดจำที่อยู่อีเมลของคุณว่าเป็นสแปม ปัญหานี้เกิดขึ้นน้อยกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด และผู้รับเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้
ทำไมอีเมลของบริษัทคุณถึงถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปม และวิธีแก้ไขให้หมดไปอย่างถาวร
สี่เหตุผลที่อีเมลธุรกิจถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปม, SPF, DKIM และ DMARC ทำงานอย่างไร, สิ่งที่ Gmail และ Outlook กำหนดให้ผู้ส่งทุกคนต้องปฏิบัติตามในปัจจุบัน, และการตรวจสอบที่คุณสามารถทำได้ภายใน 20 นาที
อ่าน 8 นาทีอัปเดตล่าสุด
คำตอบโดยสรุป
ใน 10 ครั้งมีถึง 9 ครั้งที่สาเหตุมาจากการยืนยันตัวตน: โดเมนของคุณไม่ได้แจ้งให้โลกทราบว่าบริการใดสามารถส่งอีเมลในนามของคุณได้ หรือมีเครื่องมือใหม่ถูกเพิ่มเข้ามาโดยไม่มีการอัปเดตบันทึกเหล่านั้น Gmail และ Outlook ปัจจุบันต้องการบันทึก SPF, DKIM และ DMARC จากผู้ส่งทุกคน และจะส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์สแปมอย่างเงียบๆ เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น แก้ไขบันทึกเหล่านั้น เปิดใช้งาน DKIM ในทุกเครื่องมือที่ส่งอีเมลในนามโดเมนของคุณ ตั้งค่า DMARC ให้อยู่ในโหมดการตรวจสอบ และปัญหาการส่งอีเมลส่วนใหญ่จะหายไปภายในหนึ่งหรือสองวัน
สี่เหตุผล ตามลำดับความน่าจะเป็น
SPF, DKIM และ DMARC ทำงานอย่างไร
ทั้งสามรายการนี้เป็นบันทึกข้อความสั้นๆ ใน DNS ของโดเมนของคุณ ไม่มีใครในบริษัทของคุณจะเห็นมัน แต่ทุกเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณส่งไปจะตรวจสอบมัน
| บันทึก | ในภาษาที่เข้าใจง่าย | สิ่งที่อาจเกิดขึ้นหากไม่มีมัน |
|---|---|---|
| SPF | รายชื่อบริการที่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในชื่อโดเมนของคุณ เช่น Microsoft 365 และเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ของคุณ | อีเมลจากบริการที่ไม่อยู่ในรายชื่อจะล้มเหลว รายชื่อที่มีมากกว่าสิบรายการค้นหาจะล้มเหลวสำหรับทุกกรณี |
| DKIM | ลายเซ็นดิจิทัลที่เพิ่มเข้าไปในทุกข้อความ เพื่อยืนยันว่าข้อความนั้นมาจากโดเมนของคุณและไม่ถูกแก้ไขระหว่างทาง | ข้อความที่ส่งมาไม่มีการลงนามและดูไม่ต่างจากข้อความปลอม |
| DMARC | คำแนะนำสำหรับผู้รับ: วิธีดำเนินการเมื่อข้อความที่อ้างว่าเป็นของคุณไม่ผ่านการตรวจสอบข้างต้น และส่งรายงานไปที่ใด | ผู้รับจะเดาชื่อผู้ส่ง และใครก็ตามสามารถส่งอีเมลในชื่อของคุณได้โดยที่คุณไม่รู้ |
มีรายละเอียดหนึ่งที่สำคัญ: ความสอดคล้อง (alignment) โดเมนในที่อยู่ผู้ส่ง (From address) ที่ผู้รับเห็นต้องตรงกับโดเมนที่ผ่านการตรวจสอบ SPF หรือ DKIM เครื่องมือส่งจดหมายข่าวที่ส่งจากโดเมนของคุณแต่ลงนามด้วยโดเมนของตัวเอง จะผ่านการตรวจสอบ DKIM สำหรับตัวมันเอง แต่ยังคงไม่ผ่านการตรวจสอบ DMARC สำหรับคุณ
Gmail, Outlook และ Yahoo มีข้อกำหนดใหม่ดังนี้
ตั้งแต่ปี 2024 ผู้ให้บริการกล่องจดหมายขนาดใหญ่ได้เริ่มเผยแพร่กฎเกณฑ์อย่างเป็นทางการแทนที่จะให้ผู้ใช้ต้องคาดเดา และในช่วงปลายปี 2025 Google ได้เพิ่มความเข้มงวดในการบังคับใช้กฎเกณฑ์ด้วยการปฏิเสธการส่งอีเมลมากขึ้น ข้อกำหนดที่พวกเขาเผยแพร่ ณ เดือนตุลาคม 2026 มีดังนี้:
| ข้อกำหนด | Gmail (ผู้ส่งทุกคน) | Outlook.com และ Yahoo |
|---|---|---|
| SPF และ DKIM | ทั้งสองได้ตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว | ทั้งสองบริการนี้ถูกออกแบบมาสำหรับผู้ที่ส่งข้อความประมาณ 5,000 ข้อความต่อวันหรือมากกว่า; และแนะนำอย่างยิ่งให้ทุกคนอื่น ๆ ใช้ด้วย |
| DMARC record | เผยแพร่แล้ว, อย่างน้อย p=ไม่มี | เผยแพร่แล้ว, อย่างน้อย p=none, สอดคล้องกับ SPF หรือ DKIM |
| จากโดเมนที่สอดคล้อง | ใช่ ด้วยSPF หรือDKIM | ใช่ |
| Reverse DNS และ TLS | จำเป็น | คาดการณ์ |
| อัตราการร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม | ต่ำกว่า 0.3 เปอร์เซ็นต์, ตั้งเป้าหมายที่ 0.1 | ระดับต่ำ; Microsoft ติดตามชื่อเสียงอย่างใกล้ชิด |
| ยกเลิกการสมัครรับข่าวสารด้วยคลิกเดียว | อีเมลการตลาดจากผู้ส่งจำนวนมาก | อีเมลการตลาดจากผู้ส่งจำนวนมาก |
กฎเหล่านี้ครอบคลุมอย่างเป็นทางการถึงอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลส่วนตัวของ Gmail, Outlook.com และ Yahoo ในทางปฏิบัติ Microsoft 365 และ Google Workspace ใช้การตรวจสอบเดียวกันกับกล่องจดหมายธุรกิจ ดังนั้นวิธีการแก้ไขจึงเหมือนกันไม่ว่าลูกค้าของคุณจะใช้แพลตฟอร์มใด
การตรวจสอบ 20 นาที
- ระบุทุกบริการที่ส่งอีเมลจากโดเมนของคุณ Microsoft 365 หรือ Google Workspace, ระบบ CRM, เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้และจัดการเงินเดือน, แพลตฟอร์มส่งข่าวสาร, แบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์, ศูนย์บริการลูกค้า, เครื่องมือปฏิทินและจองเวลา, และเครื่องพิมพ์เครื่องเดียวที่สามารถสแกนส่งไปยังอีเมลได้ ส่วนใหญ่มี 5 ถึง 8 โดเมน
- อ่านบันทึกSPF ของคุณ ต้องเป็นเพียงหนึ่งรายการเท่านั้น ต้องรวมบริการทุกบริการในรายการนี้ จำนวนการค้นหา DNS ต้องไม่เกินสิบครั้ง และต้องลงท้ายด้วย -all หรือ ~all หากมีบันทึกSPF รายการที่สอง หรือการค้นหา DNS ครั้งที่สิบเอ็ด จะทำให้การตรวจสอบทั้งหมดล้มเหลว
- เปิดใช้งานDKIM ในทุกที่ ในMicrosoft 365 จะอยู่ในพอร์ทัล Defender ภายใต้การตั้งค่าการยืนยันตัวตนอีเมล; ในGoogle Workspace ภายใต้ Apps, Google Workspace, Gmail, Authenticate email. ทุกเครื่องมือของบุคคลที่สามมีการตั้งค่าDKIM ของตัวเอง ซึ่งจะให้บันทึก DNS สองหรือสามรายการเพื่อเพิ่มเข้าไป
- เผยแพร่DMARC ที่ระดับการเฝ้าติดตาม การบันทึกที่มี p=none และที่อยู่รายงานยังไม่ส่งผลอะไรในทันที แต่ภายในไม่กี่วัน รายงานจะแสดงทุกบริการที่ส่งข้อมูลในนามของคุณ รวมถึงบริการที่คุณลืมไปและใครก็ตามที่แอบอ้างเป็นคุณ
- ส่งการทดสอบและอ่านผลลัพธ์ ส่งอีเมลไปยังบัญชี Gmail ส่วนตัว เปิดข้อความ เลือก "แสดงต้นฉบับ" และค้นหา SPF: PASS, DKIM: PASS และ DMARC: PASS Outlook.com จะแสดงข้อมูลเดียวกันในส่วนหัวของข้อความ หากมี FAIL หนึ่งรายการ จะบอกคุณอย่างชัดเจนว่าต้องแก้ไขเรคอร์ดใด
- ปรับDMARC ให้เข้มงวดขึ้นตามขั้นตอน หลังจากมีรายงานที่สะอาดเป็นเวลาสองถึงสี่สัปดาห์ ให้เปลี่ยนเป็น p=quarantine แล้วเปลี่ยนเป็น p=reject เมื่ออยู่ในสถานะ reject ไม่มีใครสามารถส่งอีเมลในชื่อของคุณได้ และผู้รับจะเชื่อถืออีเมลของคุณมากขึ้น
ปัญหาที่ดูเหมือนการยืนยันตัวตน แต่ไม่ใช่
- กล่องจดหมายที่ถูกบุกรุก หากการส่งอีเมลลดลงอย่างกะทันหัน ให้ตรวจสอบบันทึกการเข้าสู่ระบบและกฎของกล่องรับอีเมลของบัญชีที่ได้รับผลกระทบก่อนที่จะดำเนินการอื่นใด ผู้โจมตีมักเพิ่มกฎที่ซ่อนการตอบกลับและส่งสแปมจากบัญชีจริง
- การส่งอีเมลจำนวนมากจากกล่องจดหมายปกติ Outlook และ Gmail ถูกออกแบบมาเพื่อการสนทนา ไม่ใช่เพื่อแคมเปญ การอัปเดตข้อมูลติดต่อหลายร้อยรายควรดำเนินการผ่านเครื่องมือที่เหมาะสม และส่งจากซับโดเมน เช่น news.yourcompany.com เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาที่เกิดขึ้นในซับโดเมนนั้นส่งผลกระทบต่อโดเมนหลักของคุณ
- ลายเซ็นขนาดใหญ่และเครื่องมือย่อลิงก์ ใช้รูปภาพน้อยลง ไม่ใช้ลิงก์ที่ถูกตัดสั้น และข้อความที่อ่านแล้วรู้สึกเหมือนถูกเขียนโดยคนจริง
- โดเมนใหม่เอี่ยม โดเมนที่ไม่มีประวัติการใช้งานจะถูกพิจารณาอย่างระมัดระวังในช่วงสัปดาห์แรกๆ ให้เริ่มต้นด้วยปริมาณการส่งที่น้อยและบทสนทนาที่สมจริง
- รายชื่อที่ซื้อมาหรือเก็บรวบรวมมา หากอัตราการร้องเรียนเกิน 0.3 เปอร์เซ็นต์ คุณจะถูกถอดออกจากรายชื่อลูกค้าดีของผู้ให้บริการเป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ต่อครั้ง และไม่มีวิธีใดที่สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้
จัดเรียงให้ถูกต้อง
- เพิ่มทุกเครื่องมือใหม่ที่ส่งอีเมลไปยัง SPF และ DKIM ในวันที่ตั้งค่าเครื่องมือนั้น
- อ่านรายงานDMARC ทุกเดือน หรือให้คนอื่นอ่านแทนคุณ
- เก็บอีเมลด้านการตลาดและอีเมลธุรกรรมไว้ในซับโดเมนแยกต่างหาก
- ติดตามอัตราการร้องเรียนในGoogle Postmaster Tools และเครื่องมือผู้ส่งของ Microsoft
- ตรวจสอบว่าใครสามารถสร้างกฎกล่องจดหมายเข้าและการส่งต่อได้ เพราะนั่นคือสิ่งแรกที่ผู้โจมตีจะเปลี่ยนแปลง
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่เราได้รับบ่อย
คำตอบสั้น ๆ สำหรับคำถามที่ผู้ก่อตั้งและผู้บริหารฝ่ายการเงินถามเราบ่อยที่สุด
ถามเราเรื่องอื่นโดยทั่วไปมีสี่สาเหตุหลัก: เครื่องมือใหม่เริ่มส่งอีเมลจากโดเมนของคุณโดยไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในSPF, บันทึกSPF เกินขีดจำกัดการค้นหา 10 ครั้ง, กล่องจดหมายถูกแฮ็ก, หรือผู้ให้บริการเพิ่มระดับการบังคับใช้กฎ เช่นที่ Google ได้ทำในช่วงปลายปี 2025 การตรวจสอบ 20 นาทีข้างต้นจะระบุสาเหตุที่ถูกต้อง
ใช่ Google ปัจจุบันต้องการให้ทุกผู้ส่งที่ส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลGmail มีบันทึกDMARC และOutlook.com ก็ต้องการให้ผู้ส่งที่มีปริมาณการส่งสูงมีบันทึกนี้เช่นกัน การตั้งค่าบันทึกที่ p=none ไม่ส่งผลต่ออะไรและไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ และนี่เป็นวิธีเดียวที่จะตรวจสอบได้ว่าใครกำลังส่งอีเมลในนามของคุณ
ไม่ปรากฏที่ p=none ปัญหาจะเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อคุณย้ายไปยังพื้นที่กักกันหรือปฏิเสธก่อนที่บริการที่ถูกต้องทั้งหมดจะผ่านการตรวจสอบ ซึ่งนี่คือเหตุผลที่เราอ่านรายงานเป็นเวลาหลายสัปดาห์ก่อน
ใช่ครับ บันทึกเหล่านี้ถูกเก็บไว้ใน DNS ของโดเมนของคุณ และใช้ได้กับทุกแพลตฟอร์มและเครื่องมือที่ใช้ส่งอีเมลของคุณ จุดที่ต่างกันคือเพียงสถานที่ที่คุณเปิดใช้งานDKIM เท่านั้น
เนื่องจากMicrosoft 365 อยู่ในSPF และDKIM ของคุณ แต่ CRM ไม่ได้อยู่ในนั้น หรือ CRM ใช้โดเมนของตัวเองในการลงนามแทนโดเมนของคุณ แต่ละเครื่องมือมีตั้งค่าDKIM ที่สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้
สำหรับโดเมนส่วนใหญ่ สามารถแก้ไขข้อมูลได้ภายในหนึ่งวัน การปรับDMARC ให้ถึงระดับปฏิเสธอย่างปลอดภัยต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการอ่านรายงาน และชื่อเสียงที่เสียหายจะฟื้นตัวได้ภายในหลายสัปดาห์จากการส่งอีเมลอย่างถูกต้อง
SF3 Technologies ช่วยได้อย่างไร
เราจะตรวจสอบทุกบริการที่ส่งอีเมลในชื่อโดเมนของคุณ, ซ่อมแซม SPF, เปิดใช้งาน DKIM ใน Microsoft 365 และ Google Workspace รวมถึงเครื่องมือแต่ละตัว, เผยแพร่ DMARC และปรับตั้งค่าให้ปฏิเสธการส่งอีเมลที่ไม่ถูกต้องขณะอ่านรายงาน เพื่อให้อีเมลของคุณส่งถึงผู้รับได้ และไม่มีใครสามารถส่งอีเมลในชื่อของคุณได้ บันทึกเหล่านี้จะยังคงอยู่ใน DNS และ tenant ของคุณ ภายใต้การควบคุมของคุณ
ข้อกำหนดสำหรับผู้ส่งเป็นไปตามที่ Google และ Microsoft ได้ประกาศในเดือนตุลาคม 2026 และอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามเวลา โปรดตรวจสอบแนวทางปฏิบัติสำหรับผู้ส่งล่าสุดของผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนที่จะใช้เกณฑ์ดังกล่าวเป็นพื้นฐาน