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Les données de Microsoft 365 ou de Google Workspace sont-elles sauvegardées ? Ce qui est conservé, pendant combien de temps, et ce qui ne l'est pas

Microsoft et Google assurent le bon fonctionnement de vos services et vous proposent des corbeilles ainsi qu'un historique des versions, mais aucun des deux ne constitue une sauvegarde au sens où l'entendent votre comptable ou votre assureur. Voici ce qu'ils conservent, pendant combien de temps, quelles sont les lacunes et comment déterminer si votre entreprise a besoin de davantage.

8 minutes de lectureMise à jour

En bref

Microsoft et Google assurent la continuité de leurs services. La récupération de vos données relève d'une responsabilité commune.

  1. Les e-mails et fichiers supprimés restent dans la corbeille et l'historique des versions pendant plusieurs jours, voire quelques mois, avant de disparaître définitivement.
  2. Rien ne vous protège contre une suppression que personne n'a remarquée à temps, une attaque par ransomware ayant chiffré des fichiers synchronisés, ou un compte fermé dont les données ont expiré.
  3. Les deux fournisseurs parlent de « responsabilité partagée » et vous orientent vers les politiques de conservation, Vault ou une sauvegarde distincte.

Prenez votre décision en fonction des conséquences, et non par peur : si la perte de trois mois d'e-mails ou du dossier « finances » vous causerait un préjudice, sauvegardez-les. Si cela ne vous pose pas de problème, les outils intégrés et une politique de conservation des données devraient suffire.

Ce que « sauvegardé » signifie pour Microsoft et Google

Ces deux entreprises gèrent vos e-mails et vos fichiers sur des systèmes redondants répartis dans plusieurs centres de données. Si un disque, un serveur ou même un bâtiment entier tombe en panne, vous ne vous en rendez même pas compte. C'est ce qu'on appelle la disponibilité, et ces deux fournisseurs excellent dans ce domaine.

Aucun des deux fournisseurs ne s'engage à restaurer les données que votre entreprise aurait perdues de son propre fait une fois leurs délais de conservation écoulés. Microsoft qualifie cela de « responsabilité partagée » : l'entreprise assure la sécurité de la plateforme, tandis que le client est propriétaire de ses données et décide de les sauvegarder ou non. La documentation de Google va dans le même sens, mais en utilisant d'autres termes. Ils s'occupent de la plateforme, vous vous occupez des données qu'elle contient.

Ce que Microsoft 365 conserve, et pendant combien de temps

Ce qui s'est passéCe qui vous sauveCombien de temps
Un e-mail suppriméDossier « Éléments supprimés », puis « Éléments récupérables »Jusqu'à ce que vous vidiez le dossier « Éléments supprimés », puis 14 jours par défaut, durée qu'un administrateur peut porter à 30 jours
Un fichier supprimé dans OneDrive ou SharePointCorbeille, puis la corbeille de deuxième niveau93 jours au total
Un fichier écraséHistorique des versions500 versions par défaut dans SharePoint et OneDrive
Un ransomware a chiffré des fichiers synchronisés« Restaurer votre OneDrive », et la même option « Restaurer cette bibliothèque » dans SharePoint, qui ramène tout à une date donnéeDans les 30 jours suivant l'attaque
Un compte utilisateur entier suppriméLe compte reste à l'état supprimé et peut être restauré avec sa boîte aux lettres et son OneDrive30 jours après la suppression
La boîte aux lettres d'un collaborateur parti, après le retrait de la licenceUn délai de grâce de 30 jours, sauf si la boîte aux lettres a été rendue inactive au préalable par une stratégie de conservation ou convertie en boîte aux lettres partagée30 jours après le retrait de la licence, puis suppression
Conversations Teams et messages de canauxConservés dans des dossiers cachés de la boîte aux lettres, récupérables uniquement par un administrateurSuit la politique de conservation ; une équipe supprimée peut être restaurée pendant 30 jours

Il y a deux choses à savoir. La durée de conservation par défaut de la boîte aux lettres est de 14 jours, et l’administrateur peut la porter à 30 jours en deux minutes. Par ailleurs, une stratégie de conservation, incluse dans les offres Business Premium, E3 et E5, permet de conserver tout ce qu’un utilisateur supprime pendant un, trois ou sept ans ; ces éléments restent invisibles pour l’utilisateur mais peuvent être recherchés par un administrateur. Il s’agit là d’une véritable protection contre la suppression, mais pas contre un tenant auquel vous ne pouvez pas vous connecter.

Ce que Google Workspace conserve, et pendant combien de temps

Ce qui s'est passéCe qui vous sauveCombien de temps
Un e-mail suppriméCorbeille, puis l'outil de restauration de l'administrateur30 jours dans la corbeille, puis jusqu'à 25 jours supplémentaires pour un administrateur
Un fichier supprimé dans DriveCorbeille, puis l'outil de restauration de l'administrateur30 jours dans la corbeille, puis jusqu'à 25 jours supplémentaires pour un administrateur
Un fichier écraséHistorique des versions pour Google Docs, Sheets et Slides ; jusqu'à 100 versions ou 30 jours pour les autres fichiersDocs, Sheets et Slides : pratiquement illimité ; fichiers importés : 30 jours, sauf si vous épinglez une version
Un compte utilisateur entier suppriméL'administrateur peut restaurer l'utilisateur avec ses e-mails et son Drive20 jours après la suppression
Les fichiers d'un collaborateur partiTransférer la propriété lors de la suppression de l'utilisateur, ou déplacer d'abord les fichiers vers un Drive partagéSupprimés avec le compte s'ils n'ont pas été transférés
Un ransomware a chiffré des fichiers synchronisésPas de restauration complète du Drive ; restaurez les fichiers un par un à partir de l'historique des versions30 jours pour les fichiers importés
Messages de chatSuit les règles de conservation de Vault si vous disposez de VaultInclus dans les formules Business Plus et Enterprise ; module complémentaire dans les formules Starter et Standard

Google Vault, inclus dans les formules Business Plus et Enterprise et proposé en option pour les formules Business Starter et Standard, est l'équivalent des politiques de conservation de Microsoft : il conserve les e-mails, les fichiers et les discussions tant que la règle le prévoit, quoi que l'utilisateur supprime. Il s'agit d'un outil de conservation et de conservation à des fins juridiques, et non d'un bouton de restauration pour corriger une erreur courante ; il n'offre aucune protection si l'abonnement Workspace lui-même est résilié.

Les lacunes que les outils intégrés ne comblent pas

  • Des suppressions que personne n'a remarquées à temps. Un dossier supprimé en mars et que quelqu'un réclame en juillet dépasse tous les délais mentionnés ci-dessus. La plupart des pertes de données dans les petites entreprises sont précisément de ce type : lentes et discrètes.
  • Les ransomwares et les comptes piratés. Un pirate qui se connecte en se faisant passer pour un utilisateur peut vider les corbeilles, supprimer des versions et effacer les éléments récupérables. La fonctionnalité de restauration d'OneDrive permet de remédier à la situation si vous intervenez dans un délai de 30 jours et si le pirate ne disposait pas de droits d'administrateur. Google ne propose pas de fonctionnalité de restauration équivalente.
  • Les erreurs lors du départ d'un collaborateur. Retirer la licence d'un collaborateur parti avant d'avoir préservé sa boîte aux lettres, ou supprimer un utilisateur Google sans transférer ses fichiers, entraîne la perte des données à l'issue du délai de grâce. C'est une erreur très courante, mais entièrement évitable grâce à une liste de contrôle.
  • Perdre l'accès au tenant lui-même. Un compte administrateur piraté, un abonnement impayé ou un litige avec le revendeur peuvent vous priver d'un seul coup de l'accès à l'ensemble de vos données. Les politiques de conservation et Vault se trouvent au sein du tenant ; elles sont donc verrouillées en même temps que vous.
  • Les documents que vous devez conserver pendant des années. La législation fiscale, la loi SOX, la loi HIPAA, les obligations de responsabilité prévues par le RGPD ou encore un contrat client peuvent exiger la conservation des e-mails ou des fichiers financiers pendant sept ans. Les politiques de conservation permettent de le faire au sein du tenant, une sauvegarde permet de le faire en dehors, et les auditeurs préfèrent disposer des deux.
  • Tout ce qui ne concerne ni les e-mails ni les fichiers. Tableaux Planner, Forms, paramètres Teams, stratégies Intune, Google Sites, paramètres de partage de calendrier. Certains logiciels de sauvegarde prennent en charge ces éléments, mais la plupart ne couvrent que les e-mails, les fichiers, les calendriers et les contacts.

Avez-vous besoin d'une sauvegarde distincte ? Un petit test

Répondez honnêtement à ces questions pour votre propre entreprise.

  1. La perte des e-mails des trois derniers mois d'une personne poserait-elle un problème ? Si la réponse est « oui » pour toute personne travaillant dans la vente, la finance ou la direction, cela compte pour un point.
  2. Êtes-vous tenu de conserver des documents ? Secteur réglementé, société cotée en bourse ou en passe de le devenir, clients publics ou grands comptes ayant des clauses contractuelles relatives aux documents, ou toute administration fiscale. Un point.
  3. Quelqu'un a-t-il déjà demandé un fichier ou un e-mail qui avait déjà disparu ? Un point. Cela se reproduira.
  4. Les gens partent-ils et leur départ est-il traité à la hâte ? Si la procédure de départ est gérée par la personne qui a du temps plutôt que selon une liste de contrôle, un point.
  5. Une journée sans accès à votre tenant mettrait-elle votre activité à l'arrêt ? Un point, et une raison de conserver une copie des données en dehors du tenant.

Zéro ou un point : activez les protections intégrées indiquées ci-dessous et réévaluez la situation dans un an. Deux points ou plus : ajoutez une sauvegarde. Le service coûte quelques dollars par utilisateur et par mois, bien moins qu’un après-midi passé à reconstituer un dossier financier à partir de pièces jointes.

Ce qu'il faut activer dès aujourd'hui, avec ou sans sauvegarde

Microsoft 365

  • Porter la durée de conservation des éléments récupérables de la boîte aux lettres de 14 à 30 jours
  • Mettre en place une politique de conservation d'au moins un an pour Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams
  • Configurer OneDrive pour conserver les fichiers d'un utilisateur supprimé pendant 365 jours au lieu de 30
  • Rendre inactives ou partagées les boîtes aux lettres des collaborateurs partis avant de retirer la licence
  • Exiger l'authentification multifacteur pour tous, car la plupart des pertes de données commencent par un mot de passe volé

Google Workspace

  • Configurer les règles de conservation Vault pour Gmail, Drive et Chat si votre forfait inclut Vault
  • Déplacer les documents d'équipe depuis « Mon Drive » vers des Drive partagés, qui subsistent lorsque leur créateur quitte l'entreprise
  • Utilisez l'option de transfert chaque fois qu'un utilisateur est supprimé
  • Activez l'application obligatoire de la validation en deux étapes pour toute l'organisation
  • Vérifiez les paramètres d'exportation des données et de Takeout afin que seuls les administrateurs puissent extraire des données

À quoi ressemble une bonne sauvegarde

  • Stockée en dehors du tenant. Dans le cloud du fournisseur de sauvegarde ou dans un compte de stockage que vous contrôlez, pour qu'un tenant bloqué ne signifie pas des sauvegardes bloquées.
  • Automatique et au moins quotidienne. Les sauvegardes dont quelqu'un doit se souvenir ne sont pas des sauvegardes.
  • Restaure un seul élément. Un e-mail, un fichier, une version, à l'emplacement d'origine ou dans un dossier, en quelques minutes. Les restaurations de tout le tenant sont rares ; les restaurations d'un seul élément ont lieu tous les mois.
  • Couvre la messagerie, les agendas, les contacts, OneDrive ou Drive, SharePoint ou les Drive partagés, et Teams ou Chat. Vérifiez la liste : plusieurs produits ignorent discrètement Teams ou les Drive partagés.
  • La durée de conservation que vous choisissez. Sept ans pour la finance et le juridique, un an pour tous les autres : c'est un schéma courant.
  • Testée. Restaurez un élément au hasard chaque trimestre et notez que vous l'avez fait. C'est exactement ce que demandent les auditeurs, et nous aussi.

Microsoft vend désormais son propre service de sauvegarde pour Microsoft 365, facturé au volume de données, et les partenaires Google proposent la même chose pour Workspace. Les deux conviennent à une entreprise qui veut un seul fournisseur. Un service de sauvegarde indépendant, que nous fournissons et exploitons pour nos clients, ajoute la séparation d'avec le tenant qui est, pour la plupart des entreprises, la raison d'être d'une sauvegarde.

FAQ

Questions fréquentes

De courtes réponses aux questions que les fondateurs et les responsables financiers nous posent le plus souvent.

Posez-nous une autre question

Microsoft protège le service contre les pannes de son côté et vous donne des corbeilles, un historique des versions et 30 jours pour restaurer un compte supprimé. Il ne promet pas de récupérer les données que votre entreprise a supprimées une fois ces délais passés, décrit la protection des données comme une responsabilité partagée et vend désormais son propre service de sauvegarde. Les politiques de conservation, incluses dans Business Premium, comblent une grande partie de l'écart à l'intérieur du tenant.

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Comment SF3 Technologies vous aide

Nous configurons les politiques de conservation, les délais des corbeilles et les étapes de départ des collaborateurs dans votre propre Microsoft 365 ou Google Workspace, pour que la protection intégrée soit aussi bonne que possible. Là où une sauvegarde a du sens, nous fournissons le service de sauvegarde pour votre environnement, stocké en dehors de votre tenant, avec une durée de conservation choisie par équipe et un test de restauration trimestriel que nous réalisons avec vous. Votre tenant et vos comptes restent les vôtres, gérés via un accès administrateur dédié.

Parlez-nous de sauvegarde et de conservationGestion de Microsoft 365

Les durées de conservation sont les valeurs par défaut publiées par Microsoft et Google en octobre 2026 et peuvent différer dans votre tenant. Vérifiez vos propres paramètres avant de vous y fier.