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Déployer ChatGPT, Claude et Copilot en toute sécurité dans une petite entreprise

Comment faire passer votre équipe de comptes d’IA personnels à des comptes d’entreprise, corriger les autorisations de fichiers dont héritent les outils d’IA et rédiger une politique d’une page que chacun suivra vraiment.

8 minutes de lectureMise à jour

En bref

Placez chaque outil d’IA utilisé par votre équipe sur des comptes d’entreprise avec authentification unique, faites le ménage dans le partage de fichiers avant que Copilot ou Gemini puissent lire vos fichiers, et publiez une politique d’une page avec une courte liste d’outils approuvés. Commencez ensuite par un groupe pilote. Dans cet ordre, l’IA devient quelque chose que votre entreprise maîtrise, et non quelque chose qui se passe sur des comptes personnels que personne ne voit.

Le vrai risque est banal

Le risque lié à l’IA le plus courant dans une petite entreprise n’est pas une fuite spectaculaire. C’est quelqu’un qui colle une liste de clients, un contrat ou du code source dans un compte ChatGPT personnel, sur lequel l’entreprise n’a aucune visibilité, aucun contrôle de la conservation et aucun moyen de supprimer ces données quand cette personne s’en va.

Le second risque est plus discret. Les assistants intégrés à Microsoft 365 et à Google Workspace peuvent lire tout ce que la personne qui les utilise peut déjà ouvrir. Si un dossier RH a été partagé avec « tout le monde » il y a des années, l’assistant le trouvera. L’IA ne crée pas ce problème, mais elle permet de tomber dessus beaucoup plus facilement.

Étape 1 : savoir ce qui est déjà utilisé

La plupart des entreprises sont surprises par la réponse. Avant de choisir quoi que ce soit :

  • Demandez à votre équipe, sans chercher de coupable, quels outils d’IA elle utilise et pour quoi faire
  • Vérifiez quelles applications d’IA les collaborateurs ont connectées à leurs comptes professionnels (dans Microsoft Entra, sous Applications d’entreprise, ou dans la console d’administration Google, dans le contrôle des accès aux applications)
  • Passez en revue les notes de frais et les cartes d’entreprise pour repérer les abonnements à des services d’IA
  • Notez le type de données concernées : données clients, données financières, données personnelles, code ou contrats

Étape 2 : choisir les outils et passer aux comptes d’entreprise

Vous n’êtes pas obligé de n’en choisir qu’un. Beaucoup d’entreprises en utilisent deux, par exemple Copilot dans Microsoft 365 et ChatGPT ou Claude pour la rédaction et l’analyse. L’essentiel est que chaque outil soit un espace de travail d’entreprise avec un responsable.

OutilOffres professionnellesIdéal pourÀ vérifier avant le déploiement
ChatGPTBusiness (anciennement Team), EnterpriseRédaction générale, analyse et rechercheSSO, paramètres de conservation de l’espace de travail, connecteurs et GPT personnalisés autorisés
ClaudeTeam, EnterpriseDocuments longs, analyse approfondie, programmationSSO, conservation, connecteurs et intégrations autorisés
Microsoft 365 CopilotModule complémentaire des offres Microsoft 365 pour les entreprisesTravail dans Outlook, Word, Excel, Teams et SharePointPartage de fichiers et autorisations dans SharePoint et OneDrive
Gemini pour Google WorkspaceInclus dans les offres Workspace ou en optionTravail dans Gmail, Docs, Sheets et DrivePartage dans Drive, Drive partagés et partage externe

OpenAI, Anthropic, Microsoft et Google indiquent tous que les données professionnelles de ces offres ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner leurs modèles. C’est la principale raison de quitter les comptes personnels. Lisez les conditions en vigueur de chaque fournisseur avant de signer, car les offres et leurs noms changent souvent.

Pour chaque outil :

  • Créez un espace de travail d’entreprise avec un responsable au sein de votre entreprise
  • Reliez la connexion à Microsoft Entra ID ou à Google Workspace, pour que l’accès prenne fin le jour où une personne quitte l’entreprise
  • Définissez une règle de conservation pour les conversations et les fichiers importés
  • Décidez quels connecteurs, plug-ins et agents peuvent accéder aux données de l’entreprise, et désactivez les autres
  • Fermez les comptes personnels de façon ordonnée : transférez ce dont les gens ont besoin, supprimez le reste

Étape 3 : corriger ce dont les outils héritent

Copilot et Gemini respectent vos autorisations existantes. C’est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. Avant leur mise en service :

  • Repérez les fichiers et sites partagés avec toute l’entreprise ou avec « toute personne disposant du lien »
  • Commencez par les RH, la finance et le juridique, puis élargissez progressivement
  • Retirez l’accès aux personnes qui n’en ont plus besoin
  • Dans Microsoft 365, ajoutez des étiquettes de sensibilité et des règles de prévention des pertes de données pour les fichiers les plus sensibles, et utilisez les rapports de SharePoint sur le partage excessif
  • Dans Google Workspace, vérifiez les Drive partagés et les paramètres de partage externe

Ce nettoyage vaut la peine même sans IA. C’est le même travail qui limite les dégâts si un compte est un jour compromis.

Étape 4 : une politique d’une page et un pilote

Une politique que personne ne lit ne protège personne. Tenez-vous-en à une page :

  • Outils approuvés. La liste courte, et comment en demander un nouveau.
  • Ne jamais coller. Mots de passe, données personnelles de clients en dehors des outils approuvés, données de santé ou de paie, tout ce qui est couvert par un accord de confidentialité (NDA), sauf si l’outil est approuvé pour cela.
  • Vérifier le résultat. L’IA se trompe avec aplomb. La personne qui envoie le contenu en est responsable.
  • Le dire quand c’est important. Prévenez vos clients ou collègues quand l’IA a produit quelque chose sur lequel ils vont s’appuyer.
  • À qui s’adresser. Un nom ou une boîte mail unique pour les questions.

Formez ensuite un groupe pilote de cinq à dix personnes issues de différentes équipes. Notez ce qui a fonctionné et ce qui les a déroutées, ajustez les paramètres et la politique, et seulement ensuite ouvrez l’accès à toute l’entreprise.

Garder les choses en ordre

  • Retirez l’accès à l’IA lors de la même étape de départ que la messagerie et les fichiers
  • Passez en revue les nouveaux outils et connecteurs d’IA chaque trimestre, car le marché évolue vite
  • Vérifiez les paramètres de conservation et de partage après chaque mise à jour majeure d’un fournisseur
  • Gardez une trace succincte de qui a approuvé quel outil et pourquoi

Travaux réglementés ou sensibles

Pour les travaux juridiques, financiers, médicaux et d’ingénierie qui ne doivent jamais échapper à votre contrôle, envisagez des options privées : des offres entreprise avec des contrôles de données plus stricts, ou des modèles d’IA hébergés dans votre propre environnement. Elles demandent plus d’efforts d’exploitation, réservez-les donc aux travaux qui en ont vraiment besoin.

Si vous avez des salariés dans l’Union européenne, le règlement européen sur l’IA (AI Act) attend déjà des entreprises qui utilisent l’IA qu’elles veillent à ce que leur personnel dispose d’un niveau suffisant de maîtrise de l’IA. Une courte session de formation et la politique d’une page contribuent largement à le démontrer.

FAQ

Questions fréquentes

De courtes réponses aux questions que les fondateurs et les responsables financiers nous posent le plus souvent.

Posez-nous une autre question

C’est beaucoup plus sûr avec une offre professionnelle qu’avec des comptes personnels. ChatGPT Business et Enterprise donnent à l’entreprise des contrôles d’administration, l’authentification unique et des paramètres de conservation, et OpenAI indique que les données professionnelles de ces offres ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner ses modèles.

Comment SF3 Technologies vous aide

Nous configurons ChatGPT, Claude, Copilot et Gemini sur des comptes d’entreprise avec des contrôles d’administration, nous nettoyons les autorisations dont ces outils héritent, et nous remettons à votre équipe une courte politique qu’elle appliquera. SF3 Technologies est membre du Microsoft AI Cloud Partner Program et conseille sur toutes les plateformes sans en privilégier aucune. Chaque espace de travail est créé au nom de votre entreprise et géré depuis votre propre Microsoft 365 ou Google Workspace, via des comptes d’administration dédiés.

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Ce guide fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Les offres et conditions des fournisseurs changent souvent : vérifiez les conditions en vigueur de chaque fournisseur avant d’acheter.