Microsoft 365 や Google Workspace のデータはバックアップされていますか？何が、どのくらいの期間保存され、何が保存されないのか

両社とも、複数のデータセンターにある冗長化されたシステム上で、お客様のメールやファイルを運用しています。ディスクやサーバー、あるいは建物全体に障害が発生しても、お客様には全く気づかれないでしょう。これこそが「可用性」であり、両社ともこの点において非常に優れています。

いずれのベンダーも、保存期間が終了した後、貴社が自らの行為によって失ったデータを復元することを約束していません。マイクロソフトはこれを「責任の分担」と説明しています。つまり、マイクロソフトはプラットフォームのセキュリティを確保し、顧客は自身のデータと、そのバックアップに関する決定権を保有するということです。Googleのドキュメントでも、別の言葉で同様の点が述べられています。つまり、Googleはプラットフォームを管理し、顧客はその中のデータを管理するということです。

Google Vaultは、Business PlusおよびEnterpriseプランに含まれており、Business StarterおよびStandardプランではアドオンとして販売されています。これはMicrosoftの保持ポリシーに相当する機能であり、ユーザーが何を削除しても、ルールで定められた期間、メール、ファイル、チャットを保持し続けます。これは保持および訴訟ホールドのためのツールであり、日常的なミスに対する復元ボタンではありません。また、Workspaceのサブスクリプション自体が解約された場合、何も保護しません。

御社について、以下の質問に正直にお答えください。

1. ある人の過去3か月分のメールを失ったら、困りますか？営業、財務、または経営陣の誰かについて答えが「はい」なら、1点です。
2. 記録を保管する義務はありますか？規制対象業界、上場企業または上場予定の企業、記録に関する契約条項を持つ政府機関や大企業の顧客、あるいは税務当局。1点。
3. すでに消えてしまったファイルやメールを、誰かに求められたことはありますか？1点。また同じことが起こります。
4. 退職者が出て、急いでオフボーディングすることはありますか？チェックリストに基づいてではなく、たまたま時間のある人がオフボーディングを行っている場合は、1点。
5. テナントにアクセスできない日が1日あれば、事業は停止しますか？1点。そして、テナント外にデータのコピーを保管しておくべき理由です。

0点または1点：以下の組み込み保護機能を有効にし、1年後に再度確認してください。2点以上：バックアップを追加してください。このサービスの利用料はユーザー1人あたり月額数ドルで、添付ファイルから財務フォルダを復元するのにかかる半日分の労力に比べれば、はるかに安価です。

• テナント外に保存。バックアップベンダー自身のクラウド、またはお客様が管理するストレージアカウントに保存されるため、テナントがロックアウトされてもバックアップまでロックアウトされることはありません。
• 自動的かつ少なくとも1日1回。誰かが覚えておかなければならないバックアップは、バックアップとは言えません。
• 1つのアイテムを復元できる。1通のメール、1つのファイル、1つのバージョンを、元の場所またはフォルダへ、数分で復元できます。テナント全体の復元はめったにありませんが、単一アイテムの復元は毎月発生します。
• メール、カレンダー、連絡先、OneDriveまたはドライブ、SharePointまたは共有ドライブ、Teamsまたはチャットを対象とする。リストを確認してください。いくつかの製品はTeamsや共有ドライブをこっそり除外しています。
• 保持期間はお客様が選択。財務・法務は7年、その他は1年というのがよくあるパターンです。
• テスト済み。四半期ごとにランダムに1つのアイテムを復元し、実施したことを記録してください。監査人はまさにこれを求めますし、私たちも同様です。

Microsoftは現在、Microsoft 365向けに独自のバックアップサービスをデータ量に応じた課金で提供しており、GoogleのパートナーもWorkspace向けに同様のサービスを提供しています。単一のベンダーを望む企業にはどちらも問題ありません。当社がお客様向けに提供・運用する独立したバックアップサービスは、テナントからの分離を加えます。多くの企業にとって、それこそがバックアップの目的です。