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Werden Daten aus Microsoft 365 oder Google Workspace gesichert? Was wird wie lange aufbewahrt und was nicht

Microsoft und Google sorgen dafür, dass Ihr Dienst läuft, und bieten Ihnen Papierkörbe sowie einen Versionsverlauf an, aber keines der beiden Unternehmen bietet eine Datensicherung in dem Sinne, wie es Ihr Steuerberater oder Ihr Versicherer versteht. Hier erfahren Sie, welche Daten gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden, wo Lücken bestehen und wie Sie entscheiden können, ob Ihr Unternehmen mehr benötigt.

Lesezeit: 8 MinutenAktualisiert

Kurz gesagt

Microsoft und Google sorgen dafür, dass ihr Dienst weiterläuft. Die Wiederherstellung Ihrer Daten ist eine gemeinsame Aufgabe.

  1. Gelöschte E-Mails und Dateien bleiben noch Tage bis zu einigen Monaten im Papierkorb und im Versionsverlauf erhalten, dann sind sie endgültig weg.
  2. Nichts schützt Sie vor einer Löschung, die niemand rechtzeitig bemerkt hat, einem Ransomware-Angriff, bei dem synchronisierte Dateien verschlüsselt wurden, oder einem geschlossenen Konto, dessen Daten abgelaufen sind.
  3. Beide Anbieter bezeichnen dies als geteilte Verantwortung und verweisen auf Aufbewahrungsrichtlinien, Vault oder ein separates Backup.

Entscheiden Sie sich nach den Konsequenzen, nicht nach der Angst: Wenn der Verlust von drei Monaten E-Mails oder des Finanzordners schmerzhaft wäre, erstellen Sie ein Backup. Wenn es Ihnen egal wäre, reichen möglicherweise die integrierten Tools und eine Aufbewahrungsrichtlinie aus.

Was „gesichert“ für Microsoft und Google bedeutet

Beide Unternehmen betreiben Ihre E-Mails und Dateien auf redundanten Systemen in mehreren Rechenzentren. Sollte eine Festplatte, ein Server oder ein ganzes Gebäude ausfallen, merken Sie davon nichts. Das ist Verfügbarkeit, und beide Anbieter sind darin hervorragend.

Keiner der beiden Anbieter verspricht, Daten wiederherzustellen, die Ihr Unternehmen durch eigene Handlungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen verloren hat. Microsoft bezeichnet dies als „gemeinsame Verantwortung“: Das Unternehmen sorgt für die Sicherheit der Plattform, während der Kunde Eigentümer seiner Daten ist und selbst über deren Sicherung entscheidet. Die Dokumentation von Google drückt denselben Sachverhalt mit anderen Worten aus: Google kümmert sich um die Plattform, Sie kümmern sich um die darin enthaltenen Daten.

Was Microsoft 365 aufbewahrt und wie lange

Was passiert istWas Sie rettetWie lange
E-Mail gelöschtOrdner „Gelöschte Objekte“, dann „Wiederherstellbare Objekte“Bis Sie den Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren, danach standardmäßig 14 Tage; ein Administrator kann die Frist auf 30 Tage verlängern
Datei in OneDrive oder SharePoint gelöschtPapierkorb, dann der Papierkorb der zweiten StufeInsgesamt 93 Tage
Datei überschriebenVersionsverlaufStandardmäßig 500 Versionen in SharePoint und OneDrive
Ransomware hat synchronisierte Dateien verschlüsselt„OneDrive wiederherstellen“ und die gleiche Option „Diese Bibliothek wiederherstellen“ in SharePoint, die alles auf einen bestimmten Zeitpunkt zurücksetztInnerhalb von 30 Tagen nach dem Angriff
Ein ganzes Benutzerkonto gelöschtDas Konto bleibt im gelöschten Zustand und kann samt Postfach und OneDrive wiederhergestellt werden30 Tage nach der Löschung
Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters, nachdem die Lizenz entfernt wurdeEine Nachfrist von 30 Tagen, es sei denn, das Postfach wurde zuvor mit einer Aufbewahrungsrichtlinie inaktiv gesetzt oder in ein freigegebenes Postfach umgewandelt30 Tage nach dem Entfernen der Lizenz, danach wird es gelöscht
Teams-Chats und KanalnachrichtenWerden in versteckten Postfachordnern gespeichert und können nur von einem Administrator wiederhergestellt werdenEntspricht der Aufbewahrungsrichtlinie; ein gelöschtes Team kann innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden

Zwei Dinge sollten Sie wissen: Das 14-tägige Aufbewahrungsfenster für Postfächer ist die Standardeinstellung, und die Verlängerung auf 30 Tage dauert für einen Administrator nur zwei Minuten. Außerdem kann eine Aufbewahrungsrichtlinie, die in den Tarifen „Business Premium“ sowie „E3“ und „E5“ enthalten ist, alle von einem Benutzer gelöschten Daten für ein, drei oder sieben Jahre aufbewahren, für den Benutzer unsichtbar, für einen Administrator jedoch durchsuchbar. Das ist ein echter Schutz vor dem Löschen, allerdings nicht vor einem Tenant, bei dem Sie sich nicht anmelden können.

Was Google Workspace aufbewahrt und wie lange

Was passiert istWas Sie rettetWie lange
E-Mail gelöschtPapierkorb, dann das Wiederherstellungstool des Administrators30 Tage im Papierkorb, danach bis zu 25 weitere Tage für einen Administrator
Datei in Drive gelöschtPapierkorb, dann das Wiederherstellungstool des Administrators30 Tage im Papierkorb, danach bis zu 25 weitere Tage für einen Administrator
Datei überschriebenVersionsverlauf für Google Docs, Tabellen und Präsentationen; bis zu 100 Versionen oder 30 Tage für andere DateienDocs, Tabellen und Präsentationen: praktisch unbegrenzt; hochgeladene Dateien: 30 Tage, sofern Sie keine Version anheften
Ein ganzes Benutzerkonto gelöschtDer Administrator kann den Nutzer samt E-Mails und Drive wiederherstellen20 Tage nach der Löschung
Die Dateien eines ausgeschiedenen MitarbeitersBeim Löschen des Benutzers die Eigentumsrechte übertragen oder die Dateien zunächst in eine geteilte Ablage verschiebenWird zusammen mit dem Konto gelöscht, sofern keine Übertragung erfolgt
Ransomware hat synchronisierte Dateien verschlüsseltKein Rollback des gesamten Laufwerks; Dateien einzeln aus dem Versionsverlauf wiederherstellen30 Tage für hochgeladene Dateien
Chat-NachrichtenEs gelten die Aufbewahrungsregeln von Vault, sofern Sie über Vault verfügenIn den Tarifen „Business Plus“ und „Enterprise“ enthalten; als Zusatzoption in den Tarifen „Starter“ und „Standard“

Google Vault, das in den Tarifen „Business Plus“ und „Enterprise“ enthalten ist und als Zusatzmodul für die Tarife „Business Starter“ und „Standard“ angeboten wird, entspricht den Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft: Es bewahrt E-Mails, Dateien und Chats so lange auf, wie es die Regel vorsieht, unabhängig davon, was der Nutzer löscht. Es handelt sich um ein Tool zur Aufbewahrung und für rechtliche Aufbewahrungspflichten, nicht um eine Wiederherstellungsfunktion für alltägliche Fehler, und es bietet keinen Schutz, wenn das Workspace-Abonnement selbst gekündigt wird.

Die Lücken, die die integrierten Tools nicht abdecken

  • Löschungen, die niemand rechtzeitig bemerkt hat. Ein Ordner, der im März gelöscht wurde und nach dem jemand im Juli fragt, liegt bereits außerhalb aller oben genannten Zeitfenster. Die meisten Datenverluste in kleinen Unternehmen verlaufen genau so: langsam und unbemerkt.
  • Ransomware und gehackte Konten. Ein Angreifer, der sich als Benutzer anmeldet, kann Papierkörbe leeren, Versionen löschen und wiederherstellbare Elemente entfernen. Die Rollback-Funktion von OneDrive hilft, sofern Sie innerhalb von 30 Tagen handeln und der Angreifer keine Administratorrechte hatte. Google verfügt über keine vergleichbare Rollback-Funktion.
  • Fehler beim Offboarding. Wird die Lizenz eines ausscheidenden Mitarbeiters entfernt, bevor das Postfach gesichert wurde, oder ein Google-Nutzer gelöscht, ohne dass zuvor Dateien übertragen wurden, gehen die Daten nach Ablauf der Nachfrist verloren. Das kommt sehr häufig vor, lässt sich aber mit einer Checkliste vollständig vermeiden.
  • Der Verlust des Zugriffs auf den Tenant selbst. Ein gehacktes Administratorkonto, ein nicht bezahltes Abonnement oder ein Streit mit dem Wiederverkäufer können dazu führen, dass Sie auf einmal keinen Zugriff mehr auf irgendetwas haben. Die Aufbewahrungsrichtlinien und Vault befinden sich innerhalb des Tenants, sodass sie zusammen mit Ihnen ausgesperrt werden.
  • Unterlagen, die Sie über Jahre hinweg aufbewahren müssen. Steuerrecht, SOX, HIPAA, die Rechenschaftspflicht gemäß DSGVO oder ein Kundenvertrag können eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für E-Mails oder Finanzunterlagen vorschreiben. Aufbewahrungsrichtlinien können dies innerhalb des Tenants gewährleisten, ein Backup kann dies außerhalb gewährleisten, und Wirtschaftsprüfer bevorzugen beides.
  • Dinge außerhalb von E-Mails und Dateien. Planner-Boards, Forms, Teams-Einstellungen, Intune-Richtlinien, Google Sites, Einstellungen zur Kalenderfreigabe. Einige Backup-Produkte decken diese Bereiche ab, die meisten beschränken sich jedoch auf E-Mails, Dateien, Kalender und Kontakte.

Benötigen Sie ein separates Backup? Ein kurzer Test

Beantworten Sie diese Fragen ehrlich für Ihr eigenes Unternehmen.

  1. Wäre es schlimm, wenn die E-Mails einer Person aus den letzten drei Monaten verloren gingen? Wenn die Antwort für jemanden aus den Bereichen Vertrieb, Finanzen oder Führung „Ja“ lautet, gibt es dafür einen Punkt.
  2. Sind Sie verpflichtet, Aufzeichnungen aufzubewahren? Regulierte Branche, börsennotiertes Unternehmen oder eines, das es werden will, Behörden- oder Großkunden mit vertraglichen Bestimmungen zu Unterlagen oder eine Steuerbehörde. Ein Punkt.
  3. Hat schon einmal jemand nach einer Datei oder einer E-Mail gefragt, die bereits gelöscht war? Ein Punkt. Es wird wieder passieren.
  4. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen und wird ihr Offboarding in Eile erledigt? Wenn das Offboarding nicht anhand einer Checkliste, sondern von demjenigen durchgeführt wird, der gerade Zeit hat, gibt es einen Punkt.
  5. Würde ein Tag ohne Zugang zu Ihrem Tenant den Geschäftsbetrieb zum Erliegen bringen? Ein Punkt, und ein Grund, eine Kopie der Daten außerhalb des Tenants aufzubewahren.

Null oder ein Punkt: Aktivieren Sie die unten aufgeführten integrierten Schutzmaßnahmen und überprüfen Sie die Situation in einem Jahr erneut. Zwei oder mehr Punkte: Richten Sie ein Backup ein. Der Dienst kostet ein paar Dollar pro Nutzer und Monat, weit weniger als ein Nachmittag, den Sie für die Wiederherstellung eines Finanzordners anhand von Anhängen aufwenden müssten.

Was Sie heute aktivieren sollten, mit oder ohne Backup

Microsoft 365

  • Das Zeitfenster für wiederherstellbare Elemente im Postfach von 14 auf 30 Tage verlängern
  • Für Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams eine Aufbewahrungsrichtlinie von mindestens einem Jahr anlegen
  • OneDrive so einstellen, dass die Dateien eines gelöschten Benutzers 365 Tage statt 30 Tage lang aufbewahrt werden
  • Die Postfächer ausscheidender Mitarbeiter inaktiv setzen oder in freigegebene Postfächer umwandeln, bevor die Lizenz entfernt wird
  • Multi-Faktor-Authentifizierung für alle verlangen, da die meisten Datenverluste mit einem gestohlenen Passwort beginnen

Google Workspace

  • Vault-Aufbewahrungsregeln für Gmail, Drive und Chat einrichten, sofern Ihr Tarif Vault umfasst
  • Teamdokumente aus „Meine Ablage“ in geteilte Ablagen verschieben, die auch dann erhalten bleiben, wenn der Ersteller das Unternehmen verlässt
  • Verwenden Sie die Übertragungsoption jedes Mal, wenn ein Benutzer gelöscht wird
  • Aktivieren Sie die verpflichtende Bestätigung in zwei Schritten für die gesamte Organisation
  • Überprüfen Sie die Einstellungen für Datenexport und Takeout, damit nur Administratoren Daten herausziehen können

So sieht eine gute Datensicherung aus

  • Außerhalb des Tenants gespeichert. In der Cloud des Backup-Anbieters oder in einem von Ihnen kontrollierten Speicherkonto, damit ein gesperrter Tenant nicht auch gesperrte Backups bedeutet.
  • Automatisch und mindestens täglich. Backups, an die sich jemand erinnern muss, sind keine Backups.
  • Stellt ein einzelnes Element wieder her. Eine E-Mail, eine Datei, eine Version, zurück an den ursprünglichen Ort oder in einen Ordner, innerhalb von Minuten. Wiederherstellungen des gesamten Tenants sind selten; einzelne Elemente werden jeden Monat wiederhergestellt.
  • Umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte, OneDrive oder Drive, SharePoint oder geteilte Ablagen sowie Teams oder Chat. Prüfen Sie die Liste; einige Produkte lassen Teams oder geteilte Ablagen stillschweigend aus.
  • Die Aufbewahrungsfrist bestimmen Sie. Sieben Jahre für Finanzen und Recht, ein Jahr für alle anderen, das ist ein gängiges Muster.
  • Getestet. Stellen Sie jedes Quartal ein zufällig ausgewähltes Element wieder her und halten Sie schriftlich fest, dass Sie es getan haben. Genau das verlangen Prüfer, und wir auch.

Microsoft bietet inzwischen einen eigenen Backup-Dienst für Microsoft 365 an, der nach Datenmenge abgerechnet wird, und Google-Partner bieten dasselbe für Workspace. Beides ist in Ordnung für ein Unternehmen, das einen einzigen Anbieter möchte. Ein unabhängiger Backup-Dienst, den wir für unsere Kunden bereitstellen und betreiben, sorgt für die Trennung vom Tenant, die für die meisten Unternehmen der eigentliche Sinn eines Backups ist.

Häufig gestellte Fragen

Was uns oft gefragt wird

Kurze Antworten auf die Fragen, die uns Gründer und Finanzverantwortliche am häufigsten stellen.

Stellen Sie uns eine andere Frage

Microsoft schützt den Dienst vor Ausfällen auf seiner Seite und stellt Ihnen Papierkörbe, einen Versionsverlauf und 30 Tage zur Wiederherstellung eines gelöschten Kontos zur Verfügung. Es verspricht nicht, Daten wiederherzustellen, die Ihr Unternehmen gelöscht hat, sobald diese Fristen abgelaufen sind, beschreibt den Datenschutz als geteilte Verantwortung und verkauft inzwischen einen eigenen Backup-Dienst. Aufbewahrungsrichtlinien, in Business Premium enthalten, schließen einen Großteil der Lücke innerhalb des Tenants.

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Wie SF3 Technologies hilft

Wir richten die Aufbewahrungsrichtlinien, die Papierkorbfristen und die Offboarding-Schritte in Ihrem eigenen Microsoft 365 oder Google Workspace ein, damit der integrierte Schutz so gut wie möglich ist. Wo ein Backup sinnvoll ist, stellen wir den Backup-Dienst für Ihre Umgebung bereit, gespeichert außerhalb Ihres Tenants, mit einer pro Team gewählten Aufbewahrungsdauer und einem vierteljährlichen Wiederherstellungstest, den wir gemeinsam mit Ihnen durchführen. Ihr Tenant und Ihre Konten bleiben Ihre, verwaltet über einen dedizierten Administratorzugang.

Sprechen Sie mit uns über Backup und AufbewahrungMicrosoft 365-Verwaltung

Die Aufbewahrungsfristen sind die von Microsoft und Google veröffentlichten Standardwerte mit Stand Oktober 2026 und können in Ihrem Tenant abweichen. Prüfen Sie Ihre eigenen Einstellungen, bevor Sie sich darauf verlassen.