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क्या Microsoft 365 या Google Workspace का बैकअप लिया जाता है? क्या रखा जाता है, कितने समय के लिए, और क्या नहीं

Microsoft और Google आपकी सेवा को चालू रखते हैं और आपको रीसायकल बिन तथा संस्करण इतिहास प्रदान करते हैं, लेकिन ये दोनों आपके लेखाकार या बीमाकर्ता के अर्थ में बैकअप नहीं हैं। यहाँ बताया गया है कि वे क्या रखते हैं, कितनी देर तक रखते हैं, कहाँ कमी है, और कैसे तय करें कि आपकी कंपनी को और अधिक की आवश्यकता है।

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संक्षिप्त जवाब

Microsoft और Google अपनी सेवा चालू रखते हैं। आपका डेटा वापस पाना एक साझा काम है।

  1. मिटाए गए ईमेल और फ़ाइलें रीसायकल बिन और संस्करण इतिहास में दिनों से लेकर कुछ महीनों तक बनी रहती हैं, फिर वे गायब हो जाती हैं।
  2. कुछ भी आपको उस हटाने से नहीं बचा सकता जिसे समय पर किसी ने नहीं देखा, एक रैनसमवेयर हमले से जिसने सिंक की गई फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट कर दिया, या एक बंद खाते से जिसका डेटा समाप्त हो गया।
  3. दोनों विक्रेता इसे साझा जिम्मेदारी के रूप में वर्णित करते हैं और आपको प्रतिधारण नीतियों, Vault या एक अलग बैकअप की ओर निर्देशित करते हैं।

परिणाम के आधार पर निर्णय लें, डर के आधार पर नहीं: यदि तीन महीने के ईमेल या वित्त फ़ोल्डर खो जाने से आपको नुकसान होगा, तो उसका बैकअप लें। यदि आप इसे सहन कर सकते हैं, तो अंतर्निहित उपकरण और एक प्रतिधारण नीति पर्याप्त हो सकती हैं।

Microsoft और Google के लिए "बैकअप" का क्या मतलब है

दोनों कंपनियाँ आपके ईमेल और फ़ाइलों को कई डेटा सेंटरों में रिडंडेंट सिस्टम पर चलाती हैं। अगर कोई डिस्क, कोई सर्वर या पूरी इमारत ही फेल हो जाए, तो आपको कभी पता नहीं चलता। यही उपलब्धता है, और दोनों विक्रेता इसमें उत्कृष्ट हैं।

कोई भी विक्रेता यह वादा नहीं करता कि वह आपके उस डेटा को, जिसे आपकी कंपनी ने अपनी कार्रवाई के कारण खो दिया है, उनकी रिटेंशन अवधि समाप्त होने के बाद पुनर्स्थापित करेगा। Microsoft इसे साझा जिम्मेदारी के रूप में वर्णित करता है: यह प्लेटफ़ॉर्म को सुरक्षित करता है, और ग्राहक अपने डेटा का मालिक होता है तथा उसका बैकअप लेने का निर्णय ग्राहक का होता है। Google का दस्तावेज़ीकरण भी यही बात दूसरे शब्दों में कहता है। वे प्लेटफ़ॉर्म की देखभाल करते हैं, आप उसमें मौजूद डेटा की देखभाल करते हैं।

Microsoft 365 क्या रखता है, और कितने समय तक

क्या हुआआपको क्या बचाता हैकितनी देर तक
एक ईमेल हटायाहटाए गए आइटम फ़ोल्डर, फिर पुनर्प्राप्त करने योग्य आइटमजब तक आप हटाए गए आइटम खाली नहीं करते, फिर डिफ़ॉल्ट रूप से 14 दिन, जिसे एक एडमिन 30 दिन तक बढ़ा सकता है
OneDrive या SharePoint में कोई फ़ाइल हटाईरीसायकल बिन, फिर दूसरे चरण का रीसायकल बिनकुल 93 दिन
एक फ़ाइल को ओवरराइट कर दियासंस्करण इतिहासSharePoint और OneDrive में डिफ़ॉल्ट रूप से 500 संस्करण
रैनसमवेयर ने सिंक की गई फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट कर दियाअपने OneDrive को पुनर्स्थापित करें, और SharePoint में वही 'इस लाइब्रेरी को पुनर्स्थापित करें' विकल्प, जो सब कुछ एक तारीख तक वापस ले जाता हैहमले के 30 दिनों के भीतर
पूरा उपयोगकर्ता खाता हटा दियाखाता हटाई गई स्थिति में रहता है और इसे मेलबॉक्स और OneDrive के साथ पुनर्स्थापित किया जा सकता हैहटाने के 30 दिन बाद
लाइसेंस हटाए जाने के बाद नौकरी छोड़ने वाले व्यक्ति का मेलबॉक्स30 दिन की छूट अवधि, जब तक कि मेलबॉक्स को पहले रिटेंशन नीति से निष्क्रिय न किया गया हो या साझा मेलबॉक्स में परिवर्तित न किया गया होलाइसेंस हटाए जाने के 30 दिन बाद, फिर हटा दिया जाता है
Teams चैट और चैनल संदेशछिपे हुए मेलबॉक्स फ़ोल्डरों में रखे जाते हैं, केवल एक एडमिन द्वारा पुनः प्राप्त किए जा सकते हैंरिटेंशन नीति का पालन करता है; हटाई गई टीम को 30 दिनों तक पुनर्स्थापित किया जा सकता है

दो बातें जानना महत्वपूर्ण हैं। 14-दिन की मेलबॉक्स विंडो डिफ़ॉल्ट है, और इसे 30 दिनों तक बढ़ाने में एक एडमिन को केवल दो मिनट लगते हैं। और एक रिटेंशन पॉलिसी, जो Business Premium और E3 या E5 प्लान में शामिल है, उपयोगकर्ता द्वारा हटाई गई सभी चीज़ों को एक, तीन या सात साल तक रख सकती है, उपयोगकर्ता के लिए अदृश्य और एडमिन द्वारा खोजने योग्य। यह हटाए जाने के खिलाफ वास्तविक सुरक्षा है, हालांकि उस टेनेंट के खिलाफ नहीं जिसमें आप साइन इन नहीं कर सकते।

Google Workspace क्या रखता है, और कितने समय तक

क्या हुआआपको क्या बचाता हैकितनी देर तक
एक ईमेल हटायाट्रैश, फिर एडमिन का रिस्टोर टूलट्रैश में 30 दिन, फिर एडमिन के लिए 25 दिन और
Drive में एक फ़ाइल हटाईट्रैश, फिर एडमिन का रिस्टोर टूलट्रैश में 30 दिन, फिर एडमिन के लिए 25 दिन और
एक फ़ाइल को ओवरराइट कर दियाGoogle Docs, Sheets और Slides के लिए संस्करण इतिहास; अन्य फ़ाइलों के लिए 100 संस्करण या 30 दिन तकDocs, Sheets और Slides: व्यावहारिक रूप से असीमित; अपलोड की गई फ़ाइलें: 30 दिन, जब तक आप किसी संस्करण को पिन न करें
पूरा उपयोगकर्ता खाता हटा दियाएडमिन मेल और Drive सहित उपयोगकर्ता को पुनर्स्थापित कर सकता हैहटाए जाने के 20 दिन बाद
कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारी की फ़ाइलेंउपयोगकर्ता को हटाते समय स्वामित्व स्थानांतरित करें, या पहले साझा ड्राइव में ले जाएँयदि स्थानांतरित नहीं किया गया तो खाते के साथ हटा दी जाती हैं
रैनसमवेयर ने सिंक की गई फ़ाइलें एन्क्रिप्ट कर दींपूरी ड्राइव का रोलबैक नहीं; संस्करण इतिहास से फ़ाइलों को एक-एक करके पुनर्स्थापित करेंअपलोड की गई फ़ाइलों के लिए 30 दिन
चैट संदेशयदि आपके पास Vault है तो Vault प्रतिधारण का पालन करता हैBusiness Plus और Enterprise में शामिल; Starter और Standard पर ऐड-ऑन

Google Vault, जो Business Plus और Enterprise योजनाओं में शामिल है और Business Starter तथा Standard के लिए ऐड-ऑन के रूप में बेचा जाता है, Microsoft की प्रतिधारण नीतियों के समकक्ष है: यह नियम में बताई गई अवधि तक मेल, फ़ाइलें और चैट रखता है, चाहे उपयोगकर्ता कुछ भी हटाए। यह एक प्रतिधारण और कानूनी होल्ड उपकरण है, रोज़मर्रा की गलती के लिए पुनर्स्थापना बटन नहीं, और यदि Workspace सदस्यता स्वयं रद्द हो जाती है तो यह कुछ भी सुरक्षित नहीं रखता।

वे कमियाँ जिन्हें अंतर्निहित उपकरण कवर नहीं करते

  • ऐसे मिटाव जिन्हें किसी ने समय पर नहीं देखा। मार्च में हटाया गया फ़ोल्डर, जिसे कोई जुलाई में माँगता है, ऊपर दी गई हर अवधि से बाहर हो चुका होता है। छोटी कंपनियों में अधिकांश डेटा हानि ठीक इसी तरह की होती है: धीमी और चुपचाप।
  • रैनसमवेयर और समझौता किए गए खाते। उपयोगकर्ता के रूप में साइन इन करने वाला हमलावर रीसायकल बिन खाली कर सकता है, संस्करणों को हटा सकता है और पुनर्प्राप्त करने योग्य आइटम मिटा सकता है। यदि आप 30 दिनों के भीतर कार्रवाई करते हैं और हमलावर के पास एडमिन अधिकार नहीं थे, तो OneDrive का रोलबैक मदद करता है। Google के पास कोई समकक्ष रोलबैक नहीं है।
  • ऑफबोर्डिंग की गलतियाँ। मेलबॉक्स को सुरक्षित करने से पहले कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारी का लाइसेंस हटाने या फ़ाइलें स्थानांतरित किए बिना Google उपयोगकर्ता को हटाने पर, रियायती अवधि समाप्त होते ही डेटा खो जाता है। यह बहुत आम है, और एक चेकलिस्ट से पूरी तरह टाला जा सकता है।
  • टेनेंट तक ही पहुँच खो देना। हैक किया गया एडमिन खाता, बिना भुगतान वाली सदस्यता, या रीसेलर के साथ विवाद आपको एक ही बार में सब कुछ से लॉक आउट कर सकता है। प्रतिधारण नीतियाँ और Vault टेनेंट के भीतर रहते हैं, इसलिए वे भी आपके साथ लॉक आउट हो जाते हैं।
  • ऐसे रिकॉर्ड जिन्हें आपको वर्षों तक रखना होता है। कर कानून, SOX, HIPAA, GDPR की जवाबदेही या किसी क्लाइंट अनुबंध के लिए सात वर्षों के ईमेल या वित्तीय फ़ाइलों की आवश्यकता हो सकती है। प्रतिधारण नीतियाँ इसे टेनेंट के भीतर कर सकती हैं, बैकअप इसे बाहर कर सकता है, और ऑडिटर दोनों का होना पसंद करते हैं।
  • मेल और फ़ाइलों के अलावा की चीज़ें। Planner बोर्ड, Forms, Teams सेटिंग्स, Intune नीतियाँ, Google Sites, कैलेंडर साझाकरण सेटिंग्स। कुछ बैकअप उत्पाद इन्हें कवर करते हैं, अधिकांश केवल मेल, फ़ाइलें, कैलेंडर और संपर्क कवर करते हैं।

क्या आपको अलग बैकअप की आवश्यकता है? एक छोटा परीक्षण

इन सवालों का अपनी कंपनी के लिए ईमानदारी से जवाब दें।

  1. क्या किसी एक व्यक्ति के पिछले तीन महीनों के ईमेल खो जाने से नुकसान होगा? यदि बिक्री, वित्त या नेतृत्व में किसी के लिए भी उत्तर हाँ है, तो यह एक अंक है।
  2. क्या आपके लिए रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है? विनियमित उद्योग, सार्वजनिक कंपनी या ऐसी बनने की योजना, सरकारी या बड़े कॉर्पोरेट ग्राहक जिनके अनुबंध में रिकॉर्ड संबंधी शर्तें हैं, या कोई कर प्राधिकरण। एक अंक।
  3. क्या किसी ने कभी ऐसी फ़ाइल या ईमेल माँगी है जो पहले ही जा चुकी थी? एक अंक। यह फिर से होगा।
  4. क्या लोग कंपनी छोड़ते हैं और उनकी ऑफबोर्डिंग जल्दबाज़ी में होती है? यदि ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट के बजाय जिसके पास समय हो, वही करता है, तो एक अंक।
  5. क्या आपके टेनेंट तक एक दिन पहुँच न होने से व्यवसाय रुक जाएगा? एक अंक, और टेनेंट के बाहर डेटा की एक प्रति रखने का एक कारण।

शून्य या एक अंक: नीचे दी गई अंतर्निहित सुरक्षा सुविधाएँ चालू करें और एक साल बाद फिर से देखें। दो या अधिक अंक: बैकअप जोड़ें। इस सेवा की लागत प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह कुछ डॉलर है, जो अटैचमेंट से वित्त फ़ोल्डर को फिर से बनाने में लगने वाली एक दोपहर से कहीं कम है।

आज क्या चालू करें, बैकअप हो या न हो

Microsoft 365

  • मेलबॉक्स की पुनर्प्राप्त करने योग्य आइटम अवधि 14 दिनों से बढ़ाकर 30 दिन करें
  • Exchange, OneDrive, SharePoint और Teams के लिए कम से कम एक वर्ष की प्रतिधारण नीति बनाएँ
  • OneDrive को हटाए गए उपयोगकर्ता की फ़ाइलें 30 के बजाय 365 दिनों तक रखने के लिए सेट करें
  • लाइसेंस हटाने से पहले कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारियों के मेलबॉक्स निष्क्रिय या साझा कर दें
  • सभी के लिए बहु-कारक प्रमाणीकरण अनिवार्य करें, क्योंकि अधिकांश डेटा हानि चोरी हुए पासवर्ड से शुरू होती है

Google Workspace

  • यदि आपके प्लान में Vault शामिल है, तो Mail, Drive और Chat के लिए Vault प्रतिधारण नियम सेट करें
  • टीम दस्तावेज़ों को My Drive से साझा ड्राइव में ले जाएँ, जो निर्माता के जाने पर भी बनी रहती हैं
  • हर बार जब कोई उपयोगकर्ता हटाया जाए, स्थानांतरण विकल्प का उपयोग करें
  • पूरे संगठन के लिए 2-चरणीय सत्यापन लागू करना चालू करें
  • डेटा निर्यात और Takeout सेटिंग्स की समीक्षा करें ताकि केवल एडमिन ही डेटा बाहर निकाल सकें

एक अच्छा बैकअप कैसा दिखता है

  • टेनेंट के बाहर संग्रहीत। बैकअप विक्रेता के अपने क्लाउड में या आपके नियंत्रण वाले स्टोरेज खाते में, ताकि लॉक-आउट टेनेंट का मतलब लॉक-आउट बैकअप न हो।
  • स्वचालित और कम से कम दैनिक। जिन बैकअप को याद रखने के लिए किसी की ज़रूरत हो, वे बैकअप नहीं हैं।
  • एक अकेला आइटम पुनर्स्थापित करता है। एक ईमेल, एक फ़ाइल, एक संस्करण, मिनटों में मूल स्थान पर या किसी फ़ोल्डर में वापस। पूरे टेनेंट की पुनर्स्थापना दुर्लभ है; एकल-आइटम पुनर्स्थापना हर महीने होती है।
  • मेल, कैलेंडर, संपर्क, OneDrive या Drive, SharePoint या साझा ड्राइव, और Teams या Chat को कवर करता है। सूची देखें; कई उत्पाद चुपचाप Teams या साझा ड्राइव छोड़ देते हैं।
  • प्रतिधारण अवधि आप चुनते हैं। वित्त और कानूनी के लिए सात साल, बाकी सभी के लिए एक साल एक सामान्य पैटर्न है।
  • परीक्षित। हर तिमाही एक यादृच्छिक आइटम पुनर्स्थापित करें और लिख लें कि आपने ऐसा किया। ऑडिटर ठीक यही माँगते हैं, और हम भी।

Microsoft अब Microsoft 365 के लिए अपनी बैकअप सेवा बेचता है, जिसका बिल डेटा की मात्रा के आधार पर बनता है, और Google के पार्टनर Workspace के लिए यही सेवा देते हैं। जो कंपनी एक ही विक्रेता चाहती है, उसके लिए दोनों ठीक हैं। एक स्वतंत्र बैकअप सेवा, जिसे हम अपने ग्राहकों के लिए प्रदान और संचालित करते हैं, टेनेंट से अलगाव जोड़ती है, जो अधिकांश कंपनियों के लिए बैकअप का असली उद्देश्य है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

लोग हमसे क्या पूछते हैं

संस्थापक और वित्त प्रमुख हमसे सबसे ज़्यादा जो पूछते हैं, उनके संक्षिप्त जवाब।

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Microsoft अपनी ओर से होने वाली विफलताओं से सेवा की रक्षा करता है और आपको रीसायकल बिन, संस्करण इतिहास और हटाए गए खाते को पुनर्स्थापित करने के लिए 30 दिन देता है। वह इन अवधियों के बीत जाने के बाद आपकी कंपनी द्वारा हटाए गए डेटा को वापस लाने का वादा नहीं करता, डेटा सुरक्षा को साझा ज़िम्मेदारी बताता है, और अब अपनी बैकअप सेवा बेचता है। Business Premium में शामिल प्रतिधारण नीतियाँ टेनेंट के भीतर की अधिकांश कमी पूरी कर देती हैं।

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SF3 Technologies कैसे मदद करती है

हम आपके अपने Microsoft 365 या Google Workspace में प्रतिधारण नीतियाँ, रीसायकल बिन की अवधि और ऑफबोर्डिंग के चरण सेट करते हैं, ताकि अंतर्निहित सुरक्षा जितनी अच्छी हो सकती है उतनी हो। जहाँ बैकअप उचित हो, हम आपके वातावरण के लिए बैकअप सेवा प्रदान करते हैं, जो आपके टेनेंट के बाहर संग्रहीत होती है, जिसमें प्रत्येक टीम के लिए चुनी गई प्रतिधारण अवधि होती है और एक त्रैमासिक पुनर्स्थापना परीक्षण जो हम आपके साथ चलाते हैं। आपका टेनेंट और आपके खाते आपके ही रहते हैं, जिन्हें समर्पित एडमिन एक्सेस के माध्यम से प्रबंधित किया जाता है।

बैकअप और प्रतिधारण के बारे में हमसे बात करेंMicrosoft 365 प्रबंधन

प्रतिधारण अवधियाँ अक्टूबर 2026 तक Microsoft और Google द्वारा प्रकाशित डिफ़ॉल्ट हैं और आपके टेनेंट में भिन्न हो सकती हैं। उन पर भरोसा करने से पहले अपनी सेटिंग्स जाँच लें।