आपके लोग पहले से ही ChatGPT, Claude, Gemini और Copilot का उपयोग कर रहे हैं, आमतौर पर निजी खातों पर, जहाँ कोई नहीं देख सकता कि कंपनी का कौन सा डेटा उनमें जा रहा है। अपनी मैनेज्ड IT सेवाओं के हिस्से के रूप में हम उन्हें एडमिन नियंत्रणों वाले व्यावसायिक खातों पर ले जाते हैं, उन अनुमतियों को ठीक करते हैं जो इन टूल को विरासत में मिलती हैं, और आपकी टीम को एक छोटी-सी नीति देते हैं जिसका वे वास्तव में पालन करेंगे।
आपकी टीम का हर AI टूल, आपके नियंत्रण वाले खातों पर।
SF3 Technologies, Microsoft AI Cloud Partner Program की सदस्य है, हर दिन Google Workspace का प्रबंधन करती है, और Anthropic के Cyber Verification Program की सदस्य है। हम नीचे दिए हर प्लेटफ़ॉर्म पर बिना किसी पक्षपात के सलाह देते हैं।
SSO, एडमिन भूमिकाओं और अवधारण सेटिंग्स के साथ ChatGPT Business या Enterprise वर्कस्पेस सेटअप, और उपभोक्ता खातों को बंद करना
उन्हीं नियंत्रणों के साथ Claude Team या Enterprise सेटअप, उन कंपनियों के लिए जिन्होंने Claude चुना है या दोनों चलाती हैं
Google Workspace के लिए Gemini की तैयारी: लाइव होने से पहले Drive अनुमतियों, साझा ड्राइव और बाहरी साझाकरण की समीक्षा
Microsoft 365 Copilot तैयारी आकलन, SharePoint ओवरशेयरिंग की सफ़ाई, Purview संवेदनशीलता लेबल और डेटा लॉस प्रिवेंशन
आपकी कंपनी में Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat और Grok के उपयोग की समीक्षा, और जहाँ उचित हो वहाँ व्यावसायिक खाते
एक व्यावहारिक AI उपयोग नीति, जिसमें स्वीकृत टूल की छोटी सूची हो और यह भी कि उनमें क्या कभी नहीं डालना चाहिए
कानूनी, वित्त, स्वास्थ्य और इंजीनियरिंग के ऐसे काम के लिए निजी या सेल्फ़-होस्टेड AI विकल्प जो कभी आपके नियंत्रण से बाहर नहीं जाना चाहिए
पहले एक पायलट समूह के लिए और फिर पूरी कंपनी के लिए प्रशिक्षण
यह कैसे काम करता है
पता लगाना, व्यवस्थित करना, व्यवस्थित रखना।
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हम यह पता लगाते हैं कि क्या उपयोग में है
आपके लोग पहले से कौन से AI टूल इस्तेमाल करते हैं, किसके खातों पर, और उनमें किस तरह का डेटा जाता है। अधिकांश कंपनियाँ जवाब से हैरान रह जाती हैं।
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हम कार्य को कंपनी खातों पर स्थानांतरित करते हैं
हर टूल के लिए एक कंपनी वर्कस्पेस, एक साइन-इन, एक अवधारण नियम, एक स्वामी, और किसी के जाने के दिन उसका एक्सेस हटाने का तरीका।
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हम वह ठीक करते हैं जो टूल को विरासत में मिलता है
Copilot और Gemini वह सब पढ़ते हैं जो कोई व्यक्ति पहले से खोल सकता है, इसलिए HR, वित्त और कानूनी विभाग से शुरू करते हुए, लाइव होने से पहले साझाकरण और अनुमतियों को साफ़ किया जाता है।
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फिर एक संक्षिप्त नीति और एक पायलट
एक पन्ने की नीति जिसे आपकी टीम वास्तव में पढ़ेगी, पहले एक पायलट समूह के लिए प्रशिक्षण, और टूल बदलने के साथ समीक्षा।
आपका टेनेंट आपका ही रहता है
हम आपके Microsoft 365 या Google Workspace की देखभाल करते हैं। पूर्ण स्वामित्व आपके पास ही रहता है।
हमारा सेट किया हर वर्कस्पेस, ChatGPT Business से लेकर Copilot तक, आपकी कंपनी के नाम पर बनाया जाता है और आपके अपने Microsoft 365 या Google Workspace के भीतर से, आपके नाम के समर्पित एडमिन खातों के माध्यम से प्रशासित होता है, जो MFA से सुरक्षित हैं और केवल आपके निर्देश पर उपयोग होते हैं। SF3 Technologies के सिस्टम में कुछ भी नहीं जाता।
यदि आप कभी आगे बढ़ते हैं, तो हम वर्कस्पेस, नीति और दस्तावेज़ीकरण आपकी नई टीम को सौंपते हैं, बदलाव के दौरान सहायता करते हैं, और फिर अपने खाते हटा देते हैं, ताकि सब कुछ आपके पास रहे।
ChatGPT और Claude
निजी खातों के बजाय कंपनी के खाते
छोटी कंपनी में सबसे आम AI जोखिम कोई डेटा उल्लंघन नहीं है। यह किसी कर्मचारी द्वारा ग्राहक सूची, अनुबंध या सोर्स कोड को निजी ChatGPT खाते में पेस्ट करना है, जहाँ कंपनी को कुछ दिखाई नहीं देता, अवधारण पर कोई नियंत्रण नहीं होता और उस व्यक्ति के जाने पर उसे हटाने का कोई तरीका नहीं होता।
ChatGPT Business, जो प्लान पहले ChatGPT Team के नाम से बिकता था, और ChatGPT Enterprise इनमें से अधिकांश समस्याओं को हल करते हैं। OpenAI का कहना है कि इन प्लान पर व्यावसायिक डेटा का उपयोग डिफ़ॉल्ट रूप से उसके मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए नहीं किया जाता। एडमिन को एक कंसोल मिलता है जिसमें वर्कस्पेस एनालिटिक्स, पहचान और एक्सेस सेटिंग्स, अनुमतियाँ और भूमिकाएँ, अवधारण नियंत्रण और SAML सिंगल साइन-ऑन शामिल हैं, और Enterprise में डोमेन सत्यापन, SCIM प्रोविज़निंग और ऑडिट लॉग के लिए Compliance API भी जुड़ते हैं। हम वर्कस्पेस सेट करते हैं, उसे आपकी Microsoft Entra या Google पहचान से जोड़ते हैं, तय करते हैं कि किसे सीट मिलेगी, और फिर निजी खातों को व्यवस्थित तरीके से बंद करते हैं: जिस डेटा की लोगों को ज़रूरत है वह स्थानांतरित होता है, बाकी हटा दिया जाता है।
Anthropic के Claude Team और Enterprise प्लान भी इसी तरह काम करते हैं। सामग्री का उपयोग डिफ़ॉल्ट रूप से मॉडल प्रशिक्षण के लिए नहीं होता, दोनों प्लान सिंगल साइन-ऑन का समर्थन करते हैं, और Enterprise में SCIM, डोमेन कैप्चर, ऑडिट लॉग, भूमिका-आधारित एक्सेस और एक कम्प्लायंस API भी जुड़ते हैं। यदि आपके इंजीनियर, वकील या विश्लेषक Claude पसंद करते हैं, तो हम उसे चुपचाप चलने देने के बजाय उसी अनुशासन के साथ सेट करते हैं।
Gemini और Copilot
आपके मौजूदा डेटा के भीतर AI
Gemini for Google Workspace और Microsoft 365 Copilot एक चैट विंडो से अलग हैं। वे वह मेल, फ़ाइलें और चैट पढ़ते हैं जिन्हें खोलने की अनुमति किसी व्यक्ति के पास पहले से है, जिसका अर्थ है कि वे वह सब भी सामने ले आते हैं जो वर्षों में ज़रूरत से ज़्यादा लोगों के साथ साझा किया गया।
Google की ओर, किसी के Gemini चालू करने से पहले हम Drive अनुमतियों, बेकाबू हो चुकी साझा ड्राइव, लिंक साझाकरण डिफ़ॉल्ट और बाहरी साझाकरण की समीक्षा करते हैं, और पहले एक छोटे समूह के साथ पायलट चलाते हैं।
Microsoft की ओर, हम Copilot तैयारी आकलन करते हैं: आपका डेटा कहाँ है, उसे कौन खोल सकता है, और पहले दिन क्या सामने आएगा। फिर हम HR, वित्त और कानूनी विभाग से शुरू करते हुए SharePoint और OneDrive की ओवरशेयरिंग साफ़ करते हैं, Microsoft Purview संवेदनशीलता लेबल लागू करते हैं ताकि गोपनीय सामग्री गोपनीय बनी रहे, भले ही Copilot उसे देख सके, और डेटा लॉस प्रिवेंशन सेट करते हैं ताकि लोग वह पेस्ट या भेज न सकें जिसकी नीति मनाही करती है। जिस टेनेंट में अनुमतियाँ सही हों, वह ज़्यादा सुरक्षित है, चाहे आप कभी Copilot लाइसेंस खरीदें या नहीं।
आपका स्टाफ़ चार टूल पर नहीं रुकेगा, इसलिए हम भी नहीं रुकते। हर टूल के लिए हम वही तीन सवालों के जवाब देते हैं: क्या एडमिन नियंत्रणों वाला व्यावसायिक खाता मौजूद है, क्या आपको उसकी ज़रूरत है, और जो कर्मचारी मुफ़्त संस्करण का उपयोग जारी रखते हैं उन्हें क्या जानना चाहिए।
Perplexity: बिक्री और रिसर्च टीमों में लोकप्रिय। Perplexity Enterprise Pro और Enterprise Max में SSO और SCIM, उपयोगकर्ता प्रबंधन, ऑडिट लॉग और कॉन्फ़िगर करने योग्य फ़ाइल अवधारण जुड़ते हैं, और Perplexity का कहना है कि वह एंटरप्राइज़ ग्राहकों के डेटा पर अपने मॉडल को प्रशिक्षित नहीं करता। हम भारी उपयोगकर्ताओं को एंटरप्राइज़ वर्कस्पेस पर ले जाते हैं और सामान्य उपयोगकर्ताओं को नीति के दायरे में रखते हैं।
Meta AI: WhatsApp, Instagram और Facebook में अंतर्निहित। निजी WhatsApp चैट एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड रहती हैं और Meta AI उन्हें नहीं देखता, लेकिन कोई व्यक्ति Meta AI को जो कुछ भेजता है, वह Meta को मिलता है। जिन कंपनियों में WhatsApp मुख्य ग्राहक चैनल है, वहाँ हम एक स्पष्ट नियम तय करते हैं: Meta AI ग्राहक डेटा, अनुबंधों या वित्तीय जानकारी के लिए नहीं है, और काम की चैट आपकी कंपनी के नियंत्रण वाले WhatsApp Business टूल पर चलती हैं।
Mistral Le Chat: Mistral एक फ़्रांसीसी कंपनी है, जो जर्मनी और बाकी EU के खरीदारों के लिए मायने रखता है। Le Chat के Free, Pro, Team और Enterprise संस्करण हैं; Team में भूमिका-आधारित एक्सेस और केंद्रीय बिलिंग जुड़ती है, और Enterprise में SAML सिंगल साइन-ऑन, ऑडिट लॉग, केंद्रीय उपयोगकर्ता प्रबंधन और इसे सेल्फ़-होस्टेड या निजी क्लाउड में चलाने का विकल्प जुड़ता है। जो कंपनियाँ यूरोपीय कानून के तहत एक यूरोपीय प्रदाता चाहती हैं, उनके लिए यह एक गंभीर विकल्प है और हम इसे उसी के अनुसार सेट करते हैं।
Grok: xAI का असिस्टेंट, जो X में अंतर्निहित है। उपभोक्ता संस्करण एक निजी X खाते से जुड़ा होता है, इसलिए यह "कंपनी के डेटा के लिए नहीं" वाली सूची में आता है, जब तक कि आपकी कंपनी ने लाइसेंस और संगठन नियंत्रणों के साथ xAI का कोई व्यावसायिक या एंटरप्राइज़ वर्कस्पेस सेट न किया हो।
नीति और निजी AI
एक AI उपयोग नीति जिसका लोग पालन करें, और जब ज़रूरी हो तब निजी AI
ज़्यादातर AI नीतियाँ तीन पन्नों की होती हैं और उन्हें कोई नहीं पढ़ता। हमारी एक पन्ने में आ जाती है: स्वीकृत टूल और खाते, वह डेटा जो किसी भी AI टूल में कभी नहीं जाता, ग्राहक तक पहुँचने से पहले AI आउटपुट की जाँच कैसे होती है, और किससे पूछना है। हम इसे आपके साथ मिलकर लिखते हैं, यूरोप में GDPR और कोलंबिया के Ley 1581 जैसे स्थानीय डेटा सुरक्षा कानूनों के अनुसार ढालते हैं, और टूल बदलने के साथ इसे अद्यतन रखते हैं।
कुछ काम किसी भी सार्वजनिक AI सेवा में बिल्कुल नहीं जाना चाहिए: विशेषाधिकार प्राप्त कानूनी मामले, अप्रकाशित वित्तीय विवरण, मरीज़ों का डेटा, अनुबंध के तहत सोर्स कोड। ऐसे मामलों के लिए हम निजी या सेल्फ़-होस्टेड AI सेट करते हैं, या तो आपके नियंत्रण वाले हार्डवेयर या क्लाउड पर चलने वाला एक ओपन मॉडल, या बिना डेटा अवधारण वाला एंटरप्राइज़ डिप्लॉयमेंट, और हम दस्तावेज़ में दर्ज करते हैं कि डेटा कहाँ प्रोसेस होता है, ताकि आप इसे किसी डेटा सुरक्षा अधिकारी या ग्राहक को दिखा सकें।
लगभग 150 से कम लोगों वाली अधिकांश कंपनियों के लिए ChatGPT Business पर्याप्त है, क्योंकि यह पहले से ही डिफ़ॉल्ट रूप से आपके डेटा को मॉडल प्रशिक्षण से बाहर रखता है और एडमिन को SSO, भूमिकाएँ, एनालिटिक्स और अवधारण नियंत्रण देता है। Enterprise में डोमेन सत्यापन, SCIM प्रोविज़निंग और ऑडिट लॉग के लिए Compliance API जुड़ते हैं, जो तब मायने रखते हैं जब कोई ऑडिटर, नियामक या बड़ा ग्राहक इनकी माँग करे।
उन्हें निजी खाते से बेहतर एक कंपनी खाता दें, फिर नियम स्पष्ट करें और जो हिस्से लागू किए जा सकते हैं उन्हें लागू करें। हम व्यावसायिक वर्कस्पेस सेट करते हैं, निजी खाते बंद करते हैं, सबसे संवेदनशील सामग्री के लिए Microsoft 365 या Google Workspace में डेटा लॉस प्रिवेंशन जोड़ते हैं, और एक पन्ने की नीति लिखते हैं जो ठीक-ठीक बताती है कि कौन से टूल और डेटा की अनुमति है।
हाँ, Anthropic ऐसे Claude Team और Enterprise प्लान देता है जो डिफ़ॉल्ट रूप से आपकी सामग्री का उपयोग मॉडल प्रशिक्षण के लिए नहीं करते और सिंगल साइन-ऑन का समर्थन करते हैं, और Enterprise में SCIM, डोमेन कैप्चर, ऑडिट लॉग और भूमिका-आधारित एक्सेस भी जुड़ते हैं। हम इसे ChatGPT, Copilot और Gemini के साथ-साथ सेट और प्रबंधित करते हैं, बजाय इसके कि अपनी सुविधा के लिए आपकी टीम को इनमें से एक चुनने पर मजबूर करें।
Copilot उतना ही सुरक्षित है जितनी आपकी मौजूदा अनुमतियाँ, इसलिए SharePoint और OneDrive साझाकरण की समीक्षा करें, Purview संवेदनशीलता लेबल लागू करें और व्यापक रोलआउट से पहले एक छोटे समूह के साथ पायलट करें। इसी क्रम में किया जाए तो यह सुरक्षित है; आँख मूँदकर चालू करने पर यह ऐसी फ़ाइलें सामने ले आएगा जिन्हें लोग कभी खोल ही नहीं पाने चाहिए थे।
निजी WhatsApp चैट एंड-टू-एंड एन्क्रिप्टेड रहती हैं, लेकिन कोई व्यक्ति Meta AI को जो कुछ भेजता है वह Meta को मिलता है, इसलिए ग्राहक डेटा, अनुबंध और वित्तीय विवरण उसमें कभी नहीं जाने चाहिए। हम Meta AI, Grok और अन्य उपभोक्ता असिस्टेंट के लिए एक स्पष्ट नियम तय करते हैं और असली काम को कंपनी के नियंत्रण वाले खातों पर ले जाते हैं।
हाँ, यदि हर टूल डेटा प्रोसेसिंग समझौते से कवर किए गए व्यावसायिक खाते पर चलता है, आपका डेटा प्रशिक्षण से बाहर रखा जाता है, और जो सामग्री दायरे से बाहर रहनी चाहिए उसे लेबल और ब्लॉक किया जाता है। हम दर्ज करते हैं कि हर टूल डेटा कहाँ प्रोसेस करता है, और यहीं पर Mistral जैसा यूरोपीय प्रदाता या एक निजी डिप्लॉयमेंट सही जवाब हो सकता है।
पक्का नहीं कि आपकी टीम पहले से कौन से AI टूल इस्तेमाल करती है, या किसके खातों पर?