गाइडगाइड · AI तैयारी

छोटी कंपनी में ChatGPT, Claude और Copilot को सुरक्षित रूप से लागू करना

अपनी टीम को निजी AI खातों से कंपनी के खातों पर कैसे लाएँ, AI टूल को विरासत में मिलने वाली फ़ाइल अनुमतियाँ कैसे ठीक करें, और एक पन्ने की ऐसी नीति कैसे लिखें जिसका लोग वाकई पालन करें।

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संक्षिप्त जवाब

आपकी टीम जो भी AI टूल इस्तेमाल करती है, उसे सिंगल साइन-ऑन वाले कंपनी खातों पर लाएँ, Copilot या Gemini के आपकी फ़ाइलें पढ़ पाने से पहले फ़ाइल साझाकरण को व्यवस्थित करें, और स्वीकृत टूल की छोटी सूची के साथ एक पन्ने की नीति जारी करें। फिर एक पायलट समूह से शुरुआत करें। इसी क्रम में करने पर AI ऐसी चीज़ बन जाता है जिसे आपकी कंपनी नियंत्रित करती है, न कि ऐसी चीज़ जो उन निजी खातों पर होती है जिन्हें कोई देख नहीं सकता।

असली जोखिम रोज़मर्रा का है

छोटी कंपनी में सबसे आम AI जोखिम कोई सनसनीखेज़ सेंधमारी नहीं है। यह है किसी कर्मचारी का ग्राहक सूची, अनुबंध या सोर्स कोड किसी निजी ChatGPT खाते में पेस्ट कर देना, जहाँ कंपनी को कुछ दिखाई नहीं देता, अवधारण पर कोई नियंत्रण नहीं होता, और उस व्यक्ति के जाने पर उसे हटाने का कोई तरीका नहीं होता।

दूसरा जोखिम कम दिखाई देता है। Microsoft 365 और Google Workspace में बने असिस्टेंट वह सब पढ़ सकते हैं जिसे उनका उपयोग करने वाला व्यक्ति पहले से खोल सकता है। अगर सालों पहले कोई HR फ़ोल्डर "सभी" के साथ साझा किया गया था, तो असिस्टेंट उसे ढूँढ लेगा। यह समस्या AI पैदा नहीं करता, लेकिन उस तक अनजाने में पहुँचना बहुत आसान बना देता है।

चरण 1: पता करें कि पहले से क्या इस्तेमाल हो रहा है

ज़्यादातर कंपनियाँ जवाब देखकर हैरान रह जाती हैं। कुछ भी चुनने से पहले:

  • बिना किसी पर दोष डाले अपनी टीम से पूछें कि वे कौन से AI टूल और किस काम के लिए इस्तेमाल करते हैं
  • देखें कि लोगों ने अपने कार्य खातों से कौन से AI ऐप जोड़े हैं (Microsoft Entra में Enterprise applications के अंतर्गत, या Google Admin कंसोल में ऐप एक्सेस कंट्रोल के अंतर्गत)
  • ख़र्च रिपोर्टों और कंपनी कार्डों में AI सब्सक्रिप्शन खोजें
  • नोट करें कि उनमें किस तरह का डेटा डाला जा रहा है: ग्राहक डेटा, वित्तीय डेटा, व्यक्तिगत डेटा, कोड या अनुबंध

चरण 2: टूल चुनें और कंपनी खातों पर जाएँ

सिर्फ़ एक ही टूल चुनना ज़रूरी नहीं है। कई कंपनियाँ दो चलाती हैं, जैसे Microsoft 365 के भीतर Copilot, और लिखने व विश्लेषण के लिए ChatGPT या Claude। ज़रूरी यह है कि हर टूल एक कंपनी वर्कस्पेस हो जिसका कोई स्वामी हो।

टूलबिज़नेस प्लानकिसके लिए उपयुक्तलागू करने से पहले जाँचें
ChatGPTBusiness (पहले Team), Enterpriseसामान्य लेखन, विश्लेषण और रिसर्चSSO, वर्कस्पेस की अवधारण सेटिंग्स, किन कनेक्टर और कस्टम GPT की अनुमति है
ClaudeTeam, Enterpriseलंबे दस्तावेज़, सावधानी भरा विश्लेषण, कोडिंगSSO, अवधारण, किन कनेक्टर और इंटीग्रेशन की अनुमति है
Microsoft 365 CopilotMicrosoft 365 बिज़नेस प्लान के लिए ऐड-ऑनOutlook, Word, Excel, Teams और SharePoint के भीतर कामSharePoint और OneDrive में फ़ाइल साझाकरण और अनुमतियाँ
Gemini for Google WorkspaceWorkspace प्लान में शामिल या अलग से जोड़ा गयाGmail, Docs, Sheets और Drive के भीतर कामDrive साझाकरण, साझा ड्राइव और बाहरी साझाकरण

OpenAI, Anthropic, Microsoft और Google, चारों कहते हैं कि इन प्लान पर व्यावसायिक डेटा का उपयोग डिफ़ॉल्ट रूप से उनके मॉडल प्रशिक्षित करने के लिए नहीं होता। निजी खातों से हटने की यही मुख्य वजह है। हस्ताक्षर करने से पहले हर वेंडर की मौजूदा शर्तें पढ़ें, क्योंकि प्लान और उनके नाम अक्सर बदलते रहते हैं।

हर टूल के लिए:

  • एक कंपनी वर्कस्पेस बनाएँ, जिसका स्वामी आपकी कंपनी का कोई व्यक्ति हो
  • साइन-इन को Microsoft Entra ID या Google Workspace से जोड़ें, ताकि जिस दिन कोई कंपनी छोड़े, उसी दिन उसका एक्सेस खत्म हो जाए
  • चैट और अपलोड की गई फ़ाइलों के लिए अवधारण नियम तय करें
  • तय करें कि कौन से कनेक्टर, प्लगइन और एजेंट कंपनी के डेटा तक पहुँच सकते हैं, और बाकी को बंद कर दें
  • निजी खातों को व्यवस्थित तरीके से बंद करें: लोगों को जो चाहिए उसे स्थानांतरित करें, बाकी हटा दें

चरण 3: वह ठीक करें जो टूल को विरासत में मिलता है

Copilot और Gemini आपकी मौजूदा अनुमतियों का पालन करते हैं। यह अच्छी खबर भी है और बुरी भी। इनके लाइव होने से पहले:

  • ऐसी फ़ाइलें और साइटें खोजें जो पूरी कंपनी के साथ या "लिंक वाले किसी भी व्यक्ति" के साथ साझा हैं
  • HR, वित्त और कानूनी विभाग से शुरू करें, फिर बाकी हिस्सों की ओर बढ़ें
  • जिन लोगों को अब एक्सेस की ज़रूरत नहीं है, उनका एक्सेस हटाएँ
  • Microsoft 365 में सबसे संवेदनशील फ़ाइलों के लिए संवेदनशीलता लेबल और डेटा लॉस प्रिवेंशन नियम जोड़ें, और SharePoint की ओवरशेयरिंग रिपोर्टों का उपयोग करें
  • Google Workspace में साझा ड्राइव और बाहरी साझाकरण सेटिंग्स की समीक्षा करें

यह सफ़ाई AI के बिना भी करने लायक है। यही काम उस नुकसान को भी कम करता है जो किसी खाते के कभी हैक होने पर हो सकता है।

चरण 4: एक पन्ने की नीति और एक पायलट

जिस नीति को कोई नहीं पढ़ता, वह किसी की रक्षा नहीं करती। इसे एक पन्ने तक रखें:

  • स्वीकृत टूल। छोटी सूची, और नया टूल माँगने का तरीका।
  • कभी पेस्ट न करें। पासवर्ड, स्वीकृत टूल के बाहर ग्राहकों का व्यक्तिगत डेटा, स्वास्थ्य या पेरोल डेटा, और NDA के तहत आने वाली कोई भी चीज़, जब तक टूल उसके लिए स्वीकृत न हो।
  • आउटपुट जाँचें। AI पूरे आत्मविश्वास से गलतियाँ करता है। जो व्यक्ति आउटपुट भेजता है, ज़िम्मेदारी उसी की है।
  • जब ज़रूरी हो, बताएँ। जब AI ने कोई ऐसी चीज़ तैयार की हो जिस पर ग्राहक या सहकर्मी भरोसा करेंगे, तो उन्हें बताएँ।
  • किससे पूछें। सवालों के लिए एक नाम या एक मेलबॉक्स।

फिर अलग-अलग टीमों के पाँच से दस लोगों के पायलट समूह को प्रशिक्षित करें। जानें कि क्या काम आया और किस बात ने उन्हें उलझाया, सेटिंग्स और नीति में बदलाव करें, और उसके बाद ही इसे पूरी कंपनी के लिए खोलें।

व्यवस्था बनाए रखें

  • ऑफ़बोर्डिंग के उसी चरण में AI एक्सेस हटाएँ जिसमें ईमेल और फ़ाइलों का एक्सेस हटाया जाता है
  • हर तिमाही नए AI टूल और कनेक्टर की समीक्षा करें, क्योंकि बाज़ार तेज़ी से बदलता है
  • वेंडर के हर बड़े अपडेट के बाद अवधारण और साझाकरण सेटिंग्स जाँचें
  • संक्षिप्त रिकॉर्ड रखें कि किस टूल को किसने और क्यों मंज़ूरी दी

विनियमित या संवेदनशील काम

कानूनी, वित्त, स्वास्थ्य और इंजीनियरिंग के ऐसे काम के लिए जो कभी आपके नियंत्रण से बाहर नहीं जाना चाहिए, निजी विकल्पों पर विचार करें: ज़्यादा सख्त डेटा नियंत्रण वाले एंटरप्राइज़ प्लान, या आपके अपने वातावरण में होस्ट किए गए AI मॉडल। इन्हें चलाने में ज़्यादा मेहनत लगती है, इसलिए इन्हें उसी काम के लिए रखें जिसे वाकई इनकी ज़रूरत है।

अगर आपके कर्मचारी यूरोपीय संघ में हैं, तो EU AI Act पहले से ही AI का उपयोग करने वाली कंपनियों से अपेक्षा करता है कि वे सुनिश्चित करें कि उनके लोगों में AI की पर्याप्त समझ हो। एक छोटा प्रशिक्षण सत्र और एक पन्ने की नीति यह दिखाने में काफ़ी मदद करते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

लोग हमसे क्या पूछते हैं

संस्थापक और वित्त प्रमुख हमसे सबसे ज़्यादा जो पूछते हैं, उनके संक्षिप्त जवाब।

हमसे कुछ और पूछें

निजी खातों की तुलना में बिज़नेस प्लान पर यह कहीं ज़्यादा सुरक्षित है। ChatGPT Business और Enterprise कंपनी को एडमिन नियंत्रण, सिंगल साइन-ऑन और अवधारण सेटिंग्स देते हैं, और OpenAI का कहना है कि इन प्लान पर व्यावसायिक डेटा का उपयोग डिफ़ॉल्ट रूप से उसके मॉडल प्रशिक्षित करने के लिए नहीं होता।

SF3 Technologies कैसे मदद करती है

हम ChatGPT, Claude, Copilot और Gemini को एडमिन नियंत्रणों के साथ कंपनी खातों पर सेट करते हैं, उन अनुमतियों को व्यवस्थित करते हैं जो इन टूल को विरासत में मिलती हैं, और आपकी टीम को एक छोटी नीति देते हैं जिसका वे पालन करेंगे। SF3 Technologies, Microsoft AI Cloud Partner Program की सदस्य है और हर प्लेटफ़ॉर्म पर बिना किसी पक्षपात के सलाह देती है। हर वर्कस्पेस आपकी कंपनी के नाम पर बनाया जाता है और समर्पित एडमिन खातों के ज़रिए आपके अपने Microsoft 365 या Google Workspace के भीतर से प्रबंधित होता है।

यह गाइड सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। वेंडर के प्लान और शर्तें अक्सर बदलती हैं, इसलिए खरीदने से पहले हर वेंडर की मौजूदा शर्तें जाँच लें।