SF3TECHNOLOGIES
GidsenGidsen · Back-up en herstel

Wordt er een back-up gemaakt van Microsoft 365 of Google Workspace? Wat wordt bewaard, hoe lang, en wat niet

Microsoft en Google zorgen ervoor dat je dienst blijft draaien en bieden je prullenbakken en een versiegeschiedenis, maar geen van beide vormt een back-up in de zin zoals je accountant of verzekeraar dat bedoelt. Hieronder lees je wat ze bewaren, hoe lang, waar de hiaten zitten en hoe je kunt bepalen of je bedrijf meer nodig heeft.

Leestijd: 8 minutenBijgewerkt

Kort gezegd

Microsoft en Google zorgen ervoor dat hun dienst blijft draaien. Het terugkrijgen van je gegevens is een gezamenlijke taak.

  1. Verwijderde e-mails en bestanden blijven dagen tot enkele maanden bewaard in de prullenbak en in de versiegeschiedenis, waarna ze verdwijnen.
  2. Niets beschermt je tegen een verwijdering die niemand op tijd heeft opgemerkt, een ransomware-aanval waarbij gesynchroniseerde bestanden zijn versleuteld, of een gesloten account waarvan de gegevens zijn verlopen.
  3. Beide leveranciers omschrijven dit als een gedeelde verantwoordelijkheid en verwijzen je naar bewaarbeleid, Vault of een aparte back-up.

Beslis op basis van de gevolgen, niet uit angst: als het verlies van drie maanden aan e-mails of de map ‘financiën’ een probleem zou zijn, maak er dan een back-up van. Als je er je schouders over kunt ophalen, volstaan de ingebouwde tools en een bewaarbeleid wellicht.

Wat ‘back-up’ voor Microsoft en Google betekent

Beide bedrijven beheren je e-mail en bestanden op redundante systemen in verschillende datacenters. Als er een schijf, een server of een heel gebouw uitvalt, merk je daar niets van. Dat is beschikbaarheid, en beide leveranciers blinken daarin uit.

Geen van beide aanbieders belooft gegevens te herstellen die je bedrijf door eigen toedoen is kwijtgeraakt nadat de bewaartermijnen zijn verstreken. Microsoft omschrijft dit als gedeelde verantwoordelijkheid: het bedrijf beveiligt het platform, terwijl de klant eigenaar is van zijn gegevens en zelf beslist of hij daarvan een back-up maakt. In de documentatie van Google wordt hetzelfde punt in andere bewoordingen naar voren gebracht. Zij zorgen voor het platform, jij zorgt voor de gegevens die erop staan.

Wat Microsoft 365 bewaart, en hoe lang

Wat er is gebeurdWat je redtHoe lang
Een e-mail verwijderdDe map ‘Verwijderde items’ en vervolgens ‘Herstelbare items’Totdat je de map ‘Verwijderde items’ leegmaakt; daarna geldt standaard een termijn van 14 dagen, die een beheerder kan verlengen tot 30 dagen
Een bestand verwijderd in OneDrive of SharePointPrullenbak, en vervolgens de prullenbak van de tweede faseIn totaal 93 dagen
Een bestand overschrevenVersiegeschiedenisStandaard 500 versies in SharePoint en OneDrive
Ransomware heeft gesynchroniseerde bestanden versleuteld‘Je OneDrive herstellen’, en dezelfde optie ‘Deze bibliotheek herstellen’ in SharePoint, waarmee alles wordt teruggezet naar een bepaalde datumBinnen 30 dagen na de aanval
Een volledig gebruikersaccount verwijderdHet account heeft de status ‘verwijderd’ en kan worden hersteld samen met de mailbox en OneDrive30 dagen na verwijdering
De mailbox van een vertrokken medewerker nadat de licentie is verwijderdEen respijtperiode van 30 dagen, tenzij de mailbox eerder via een bewaarbeleid inactief is gemaakt of is omgezet naar een gedeelde mailbox30 dagen nadat de licentie is verwijderd, daarna wordt de mailbox verwijderd
Teams-chats en kanaalberichtenOpgeslagen in verborgen mappen in de mailbox, die alleen door een beheerder kunnen worden teruggehaaldVolgt het bewaarbeleid; een verwijderd team kan gedurende 30 dagen worden hersteld

Er zijn twee dingen die je moet weten. De termijn van 14 dagen voor de mailbox is een standaardinstelling, en het kost een beheerder slechts twee minuten om deze te verlengen tot 30 dagen. Bovendien kan een bewaarbeleid, inbegrepen in de Business Premium- en E3- of E5-abonnementen, ervoor zorgen dat alles wat een gebruiker verwijdert één, drie of zeven jaar wordt bewaard, onzichtbaar voor de gebruiker en doorzoekbaar voor een beheerder. Dat is echte bescherming tegen verwijdering, maar niet tegen een tenant waar je je niet bij kunt aanmelden.

Wat Google Workspace bewaart, en hoe lang

Wat er is gebeurdWat je redtHoe lang
Een e-mail verwijderdPrullenbak, en daarna de hersteltool van de beheerder30 dagen in de prullenbak, daarna nog maximaal 25 dagen voor een beheerder
Een bestand in Drive verwijderdPrullenbak, en daarna de hersteltool van de beheerder30 dagen in de prullenbak, daarna nog maximaal 25 dagen voor een beheerder
Een bestand overschrevenVersiegeschiedenis voor Google Docs, Sheets en Slides; maximaal 100 versies of 30 dagen voor andere bestandenDocs, Sheets en Slides: vrijwel onbeperkt; geüploade bestanden: 30 dagen, tenzij je een versie vastzet
Een volledig gebruikersaccount verwijderdDe beheerder kan de gebruiker met e-mail en Drive herstellen20 dagen na verwijdering
De bestanden van een vertrokken medewerkerDraag het eigendom over bij het verwijderen van de gebruiker, of verplaats de bestanden eerst naar een gedeelde DriveWordt samen met het account verwijderd indien niet overgedragen
Ransomware heeft gesynchroniseerde bestanden versleuteldGeen terugdraaien van de volledige Drive; herstel bestanden één voor één vanuit de versiegeschiedenis30 dagen voor geüploade bestanden
ChatberichtenVolgt het bewaarbeleid van Vault, als je Vault hebtInbegrepen bij Business Plus en Enterprise; een add-on bij Starter en Standard

Google Vault, dat is inbegrepen in de Business Plus- en Enterprise-abonnementen en als add-on wordt aangeboden voor Business Starter en Standard, is het equivalent van het bewaarbeleid van Microsoft: het bewaart e-mails, bestanden en chatberichten zo lang als de regel voorschrijft, ongeacht wat de gebruiker verwijdert. Het is een hulpmiddel voor het bewaren van gegevens en juridische bewaring, geen herstelknop voor alledaagse fouten, en het biedt geen bescherming als het Workspace-abonnement zelf wordt opgezegd.

De hiaten die de ingebouwde tools niet opvullen

  • Verwijderingen die niemand op tijd heeft opgemerkt. Een map die in maart is verwijderd en waar iemand in juli naar vraagt, valt buiten alle hierboven genoemde termijnen. Het grootste deel van het gegevensverlies bij kleine bedrijven verloopt precies zo: langzaam en onopgemerkt.
  • Ransomware en gehackte accounts. Een aanvaller die zich als gebruiker aanmeldt, kan prullenbakken leegmaken, versies verwijderen en ‘Herstelbare items’ wissen. De terugdraaifunctie van OneDrive biedt uitkomst als je binnen 30 dagen actie onderneemt en de aanvaller geen beheerdersrechten had. Google heeft geen vergelijkbare terugdraaifunctie.
  • Fouten bij offboarding. Als je de licentie van een vertrekkende medewerker verwijdert voordat je de mailbox hebt veiliggesteld, of een Google-gebruiker verwijdert zonder bestanden over te dragen, gaan de gegevens verloren zodra de respijtperiode afloopt. Dit komt heel vaak voor, maar is volledig te voorkomen met een checklist.
  • De toegang tot de tenant zelf verliezen. Een gehackt beheerdersaccount, een onbetaald abonnement of een geschil met de reseller kan ervoor zorgen dat je in één klap nergens meer toegang toe hebt. Het bewaarbeleid en Vault bevinden zich binnen de tenant, dus die worden samen met jou buitengesloten.
  • Documenten die je jarenlang moet bewaren. Belastingwetgeving, SOX, HIPAA, de verantwoordingsplicht onder de AVG of een klantcontract kunnen vereisen dat e-mails of financiële bestanden zeven jaar lang worden bewaard. Dit kan via het bewaarbeleid binnen de tenant, via een back-up buiten de tenant, en auditors geven de voorkeur aan beide.
  • Zaken buiten e-mail en bestanden. Planner-borden, Forms, Teams-instellingen, Intune-beleidsregels, Google Sites, instellingen voor het delen van agenda’s. Sommige back-upproducten dekken deze, maar de meeste beperken zich tot e-mail, bestanden, agenda’s en contactpersonen.

Heb je een aparte back-up nodig? Een korte test

Beantwoord deze vragen eerlijk voor je eigen bedrijf.

  1. Zou het erg zijn als de e-mails van de afgelopen drie maanden van één persoon verloren zouden gaan? Als het antwoord ‘ja’ is voor iemand in sales, financiën of de directie, is dat één punt.
  2. Ben je verplicht om gegevens te bewaren? Gereguleerde sector, beursgenoteerd of van plan dat te worden, overheids- of enterpriseklanten met contractbepalingen over documenten, of een belastingdienst. Eén punt.
  3. Heeft iemand ooit om een bestand of e-mail gevraagd dat al verdwenen was? Eén punt. Het zal weer gebeuren.
  4. Vertrekken mensen en wordt hun offboarding in haast gedaan? Als het offboarden wordt gedaan door wie er toevallig tijd voor heeft, in plaats van aan de hand van een checklist, is dat één punt.
  5. Zou een dag zonder toegang tot je tenant het bedrijf stilleggen? Eén punt, en een reden om een kopie van de gegevens buiten de tenant te bewaren.

Nul of één punt: schakel de onderstaande ingebouwde beveiligingsmaatregelen in en bekijk de situatie over een jaar opnieuw. Twee of meer: voeg een back-up toe. De dienst kost een paar dollar per gebruiker per maand, veel minder dan een middag werk om een financiële map te reconstrueren aan de hand van bijlagen.

Wat je vandaag aanzet, met of zonder back-up

Microsoft 365

  • Verleng de termijn van ‘Herstelbare items’ in de mailbox van 14 naar 30 dagen
  • Stel een bewaarbeleid van ten minste één jaar in voor Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams
  • Stel OneDrive zo in dat de bestanden van een verwijderde gebruiker 365 dagen worden bewaard in plaats van 30
  • Zet de mailboxen van vertrekkende medewerkers op inactief of gedeeld voordat je de licentie verwijdert
  • Verplicht meervoudige authenticatie voor iedereen, aangezien het meeste gegevensverlies begint met een gestolen wachtwoord

Google Workspace

  • Stel Vault-bewaarregels in voor Gmail, Drive en Chat als je abonnement Vault omvat
  • Verplaats teamdocumenten van ‘Mijn Drive’ naar gedeelde Drives, die behouden blijven wanneer de maker vertrekt
  • Gebruik de overdrachtsoptie telkens wanneer een gebruiker wordt verwijderd
  • Schakel verplichte tweestapsverificatie in voor de hele organisatie
  • Controleer de instellingen voor gegevensexport en Takeout, zodat alleen beheerders gegevens kunnen exporteren

Hoe een goede back-up eruitziet

  • Opgeslagen buiten de tenant. In de eigen cloud van de back-upleverancier of in een opslagaccount waarover je de controle hebt, zodat een geblokkeerde tenant niet betekent dat de back-ups ook geblokkeerd zijn.
  • Automatisch en ten minste dagelijks. Back-ups waar iemand aan moet denken, zijn geen back-ups.
  • Herstelt één item. Eén e-mail, één bestand, één versie, terug naar de oorspronkelijke locatie of naar een map, binnen enkele minuten. Herstel van een volledige tenant komt zelden voor; het herstellen van afzonderlijke items gebeurt elke maand.
  • Dekt e-mail, agenda’s, contacten, OneDrive of Drive, SharePoint of gedeelde drives, en Teams of Chat. Bekijk de lijst; verschillende producten slaan Teams of gedeelde drives stilletjes over.
  • De bewaartermijn die je kiest. Zeven jaar voor financiën en juridische zaken, één jaar voor alle anderen: dat is een veelvoorkomend patroon.
  • Getest. Herstel elk kwartaal één willekeurig item en noteer dat je dit hebt gedaan. Auditors vragen hier precies om, en wij ook.

Microsoft biedt nu een eigen back-upservice voor Microsoft 365 aan, afgerekend op basis van de hoeveelheid gegevens, en Google-partners bieden hetzelfde voor Workspace. Beide zijn prima voor een bedrijf dat één leverancier wil. Een onafhankelijke back-upservice, die wij voor onze klanten leveren en beheren, zorgt voor de scheiding van de tenant, en dat is voor de meeste bedrijven juist het doel van een back-up.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen

Korte antwoorden op de vragen die oprichters en financieel verantwoordelijken ons het vaakst stellen.

Stel ons nog een vraag

Microsoft beschermt de dienst tegen storingen aan zijn kant en geeft je prullenbakken, versiegeschiedenis en 30 dagen om een verwijderd account te herstellen. Het belooft niet dat gegevens die je bedrijf heeft verwijderd, worden hersteld zodra die termijnen zijn verstreken, beschrijft gegevensbescherming als een gedeelde verantwoordelijkheid en verkoopt nu zijn eigen back-upservice. Bewaarbeleid, inbegrepen in Business Premium, dicht een groot deel van het gat binnen de tenant.

Uw feedback

Was deze gids nuttig?

Hoe SF3 Technologies helpt

Wij stellen het bewaarbeleid, de prullenbaktermijnen en de offboardingstappen in je eigen Microsoft 365 of Google Workspace in, zodat de ingebouwde bescherming zo goed mogelijk is. Waar een back-up zinvol is, leveren wij de back-upservice voor je omgeving, opgeslagen buiten je tenant, met een per team gekozen bewaartermijn en een driemaandelijkse hersteltest die we samen met je uitvoeren. Je tenant en je accounts blijven van jou, beheerd via speciale beheerderstoegang.

Praat met ons over back-up en bewaartermijnenBeheer van Microsoft 365

De bewaartermijnen zijn de door Microsoft en Google gepubliceerde standaardwaarden per oktober 2026 en kunnen in je tenant afwijken. Controleer je eigen instellingen voordat je erop vertrouwt.