Zet AI op zakelijke accounts, niet op persoonlijke.

Bedrijfsaccounts in plaats van persoonlijke accounts

Het meest voorkomende AI-risico in een klein bedrijf is geen datalek. Het is een medewerker die een klantenlijst, een contract of broncode in een persoonlijk ChatGPT-account plakt, waar het bedrijf geen zicht op heeft, geen controle over de bewaartermijn heeft en geen manier heeft om het te verwijderen wanneer die persoon vertrekt.

ChatGPT Business, het abonnement dat voorheen als ChatGPT Team werd aangeboden, en ChatGPT Enterprise bieden hiervoor een oplossing. OpenAI verklaart dat bedrijfsgegevens binnen deze abonnementen standaard niet worden gebruikt om de modellen te trainen. Beheerders beschikken over een console met werkruimteanalyses, identiteits- en toegangsinstellingen, machtigingen en rollen, bewaartermijnen en SAML-single sign-on; Enterprise voegt daar domeinverificatie, SCIM-provisioning en een Compliance API voor auditlogboeken aan toe. Wij richten de werkruimte in, koppelen deze aan uw Microsoft Entra- of Google-identiteit, bepalen wie een account krijgt en sluiten vervolgens de persoonlijke accounts op een ordelijke manier af: de gegevens die mensen nodig hebben, worden verplaatst; de rest wordt verwijderd.

De Team- en Enterprise-abonnementen van Claude van Anthropic werken op dezelfde manier. Inhoud wordt standaard niet gebruikt voor modeltraining, beide abonnementen ondersteunen single sign-on, en Enterprise voegt SCIM, domain capture, auditlogboeken, rolgebaseerde toegang en een compliance-API toe. Als uw engineers, juristen of analisten de voorkeur geven aan Claude, richten wij het met dezelfde discipline in in plaats van het in de schaduw te gedogen.

AI in de gegevens waarover u al beschikt

Gemini voor Google Workspace en Microsoft 365 Copilot zijn anders dan een chatvenster. Ze lezen de e-mail, bestanden en chats die iemand al mag openen, wat betekent dat ze ook alles naar boven halen wat in de loop der jaren te breed is gedeeld.

Aan de Google-kant controleren wij Drive-machtigingen, gedeelde schijven die uit de hand zijn gelopen, standaardinstellingen voor delen via links en extern delen voordat iemand Gemini inschakelt, en wij draaien eerst een pilot met een kleine groep.

Aan de Microsoft-kant voeren wij een Copilot-readinessbeoordeling uit: waar uw gegevens staan, wie ze kan openen en wat er op dag één zou verschijnen. Daarna ruimen wij te breed gedeelde gegevens in SharePoint en OneDrive op, te beginnen bij HR, financiën en juridische zaken, passen wij Microsoft Purview-vertrouwelijkheidslabels toe zodat vertrouwelijke inhoud vertrouwelijk blijft, ook wanneer Copilot die kan zien, en richten wij preventie van gegevensverlies in zodat mensen niet kunnen plakken of versturen wat het beleid verbiedt. Een tenant waarin de machtigingen kloppen, is veiliger, of u nu ooit een Copilot-licentie koopt of niet.

Perplexity, Meta AI, Mistral Le Chat en Grok

Uw medewerkers houden het niet bij vier tools, dus wij ook niet. Voor elke tool beantwoorden wij dezelfde drie vragen: bestaat er een zakelijk account met beheerderscontroles, heeft u er een nodig, en wat moeten medewerkers weten die de gratis versie blijven gebruiken?

• Perplexity: populair bij verkoop- en researchteams. Perplexity Enterprise Pro en Enterprise Max voegen SSO en SCIM, gebruikersbeheer, auditlogboeken en instelbare bestandsbewaring toe, en Perplexity verklaart dat het zijn modellen niet traint op gegevens van zakelijke klanten. Wij zetten intensieve gebruikers over naar de enterprise-werkruimte en laten incidentele gebruikers onder het beleid vallen.
• Meta AI: geïntegreerd in WhatsApp, Instagram en Facebook. Persoonlijke WhatsApp-chats blijven end-to-end versleuteld en worden niet door Meta AI ingezien, maar alles wat iemand naar Meta AI verstuurt, wordt door Meta ontvangen. Bij bedrijven waar WhatsApp het belangrijkste klantkanaal is, hanteren wij een duidelijke regel: Meta AI is niet bedoeld voor klantgegevens, contracten of financiële informatie, en zakelijke chats vinden plaats via de WhatsApp Business-tools waarover uw bedrijf de controle heeft.
• Mistral Le Chat: Mistral is een Frans bedrijf, wat telt voor kopers in Duitsland en de rest van de EU. Le Chat is er in de versies Free, Pro, Team en Enterprise; Team voegt rolgebaseerde toegang en centrale facturering toe, en Enterprise voegt SAML single sign-on, auditlogboeken, centraal gebruikersbeheer en de optie toe om het zelfgehost of in een private cloud te draaien. Voor bedrijven die een Europese aanbieder onder Europees recht willen, is het een serieuze optie, en wij richten het dienovereenkomstig in.
• Grok: de assistent van xAI, ingebouwd in X. De consumentenversie is gekoppeld aan een persoonlijk X-account en hoort daarom thuis op de lijst ‘niet voor bedrijfsgegevens’, tenzij uw bedrijf een van de zakelijke of enterprise-werkruimten van xAI heeft ingericht met licenties en organisatiecontroles.

Een AI-beleid dat mensen naleven, en privé-AI wanneer het ertoe doet

De meeste AI-beleidsdocumenten zijn drie pagina’s lang en niemand leest ze. Het onze past op één pagina: de goedgekeurde tools en accounts, de gegevens die nooit in een AI-tool terechtkomen, hoe AI-output wordt gecontroleerd voordat deze de klant bereikt, en bij wie u terecht kunt. Wij stellen het samen met u op, passen het aan aan de AVG in Europa en lokale wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Colombiaanse Ley 1581, en houden het actueel naarmate de tools veranderen.

Sommig werk hoort in geen enkele openbare AI-dienst thuis: vertrouwelijke juridische zaken, nog niet gepubliceerde financiële cijfers, patiëntgegevens, broncode onder contract. Voor die gevallen richten wij private of zelfgehoste AI in, ofwel een open model op hardware of in een cloud die u beheert, ofwel een enterprise-implementatie zonder gegevensbewaring, en wij documenteren waar de gegevens worden verwerkt, zodat u dat aan een functionaris voor gegevensbescherming of een klant kunt laten zien.