SF3TECHNOLOGIES
GidsenGidsen · AI-readiness

ChatGPT, Claude en Copilot veilig invoeren in een klein bedrijf

Hoe u uw team van persoonlijke AI-accounts naar bedrijfsaccounts overzet, de bestandsrechten herstelt die AI-tools overnemen, en een beleid van één pagina schrijft waar mensen zich echt aan houden.

Leestijd: 8 minutenBijgewerkt

Kort gezegd

Zet elke AI-tool die uw team gebruikt op bedrijfsaccounts met single sign-on, ruim het delen van bestanden op voordat Copilot of Gemini uw bestanden kunnen lezen, en publiceer een beleid van één pagina met een korte lijst goedgekeurde tools. Begin daarna met een pilotgroep. Als u het in die volgorde doet, wordt AI iets wat uw bedrijf in de hand heeft, in plaats van iets wat zich afspeelt op persoonlijke accounts waar niemand zicht op heeft.

Het echte risico is alledaags

Het meest voorkomende AI-risico in een klein bedrijf is geen spectaculair datalek. Het is iemand die een klantenlijst, een contract of broncode in een persoonlijk ChatGPT-account plakt, waar het bedrijf geen zicht op heeft, de bewaring niet kan regelen en niets kan verwijderen als die persoon vertrekt.

Het tweede risico is stiller. Assistenten die in Microsoft 365 en Google Workspace zijn ingebouwd, kunnen alles lezen wat de persoon die ze gebruikt al kan openen. Als een HR-map jaren geleden met ‘iedereen’ is gedeeld, vindt de assistent die. AI veroorzaakt dat probleem niet, maar maakt het wel veel makkelijker om erop te stuiten.

Stap 1: Breng in kaart wat al wordt gebruikt

De meeste bedrijven zijn verrast door het antwoord. Voordat u iets kiest:

  • Vraag uw team, zonder verwijten, welke AI-tools ze gebruiken en waarvoor
  • Controleer welke AI-apps mensen aan hun werkaccounts hebben gekoppeld (in Microsoft Entra onder Bedrijfstoepassingen, of in de Google Beheerdersconsole onder toegangsbeheer voor apps)
  • Loop onkostendeclaraties en bedrijfscreditcards na op AI-abonnementen
  • Noteer welk soort gegevens erin gaat: klantgegevens, financiële gegevens, persoonsgegevens, code of contracten

Stap 2: Kies de tools en stap over op bedrijfsaccounts

U hoeft er niet maar één te kiezen. Veel bedrijven gebruiken er twee, bijvoorbeeld Copilot in Microsoft 365 plus ChatGPT of Claude voor schrijven en analyse. Waar het om gaat, is dat elke tool een zakelijke werkruimte is met een eigenaar.

ToolZakelijke abonnementenGeschikt voorControleren vóór de uitrol
ChatGPTBusiness (voorheen Team), EnterpriseAlgemeen schrijfwerk, analyse en onderzoekSSO, bewaarinstellingen van de werkruimte, welke connectoren en aangepaste GPT’s zijn toegestaan
ClaudeTeam, EnterpriseLange documenten, zorgvuldige analyse, programmerenSSO, bewaring, welke connectoren en integraties zijn toegestaan
Microsoft 365 CopilotAdd-on voor zakelijke Microsoft 365-abonnementenWerken in Outlook, Word, Excel, Teams en SharePointBestandsdeling en machtigingen in SharePoint en OneDrive
Gemini voor Google WorkspaceInbegrepen bij of toe te voegen aan Workspace-abonnementenWerken in Gmail, Documenten, Spreadsheets en DriveDelen in Drive, gedeelde schijven en extern delen

OpenAI, Anthropic, Microsoft en Google geven allemaal aan dat zakelijke gegevens op deze abonnementen standaard niet worden gebruikt om hun modellen te trainen. Dat is de belangrijkste reden om van persoonlijke accounts af te stappen. Lees de actuele voorwaarden van elke leverancier voordat u tekent, want abonnementen en namen veranderen vaak.

Voor elke tool:

  • Maak één zakelijke werkruimte aan met een eigenaar binnen uw bedrijf
  • Koppel de aanmelding aan Microsoft Entra ID of Google Workspace, zodat de toegang stopt op de dag dat iemand vertrekt
  • Stel een bewaarregel in voor chats en geüploade bestanden
  • Bepaal welke connectoren, plug-ins en agents bij bedrijfsgegevens mogen, en zet de rest uit
  • Sluit persoonlijke accounts ordelijk af: zet over wat mensen nodig hebben en verwijder de rest

Stap 3: Herstel wat de tools overnemen

Copilot en Gemini respecteren uw bestaande machtigingen. Dat is goed nieuws en slecht nieuws tegelijk. Voordat ze live gaan:

  • Zoek bestanden en sites die met het hele bedrijf of met ‘iedereen met de link’ zijn gedeeld
  • Begin bij HR, financiën en juridische zaken en werk van daaruit verder
  • Trek de toegang in van mensen die die niet meer nodig hebben
  • Voeg in Microsoft 365 vertrouwelijkheidslabels en regels voor preventie van gegevensverlies toe voor de gevoeligste bestanden, en gebruik de SharePoint-rapporten over te breed delen
  • Controleer in Google Workspace de gedeelde schijven en de instellingen voor extern delen

Deze opschoning is ook zonder AI de moeite waard. Het is hetzelfde werk dat de schade beperkt als er ooit een account wordt gehackt.

Stap 4: Een beleid van één pagina en een pilot

Een beleid dat niemand leest, beschermt niemand. Houd het bij één pagina:

  • Goedgekeurde tools. De korte lijst, en hoe u een nieuwe tool aanvraagt.
  • Nooit invoeren. Wachtwoorden, persoonsgegevens van klanten buiten goedgekeurde tools, gezondheids- of salarisgegevens, en alles wat onder een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) valt, tenzij de tool daarvoor is goedgekeurd.
  • Controleer de uitkomst. AI maakt fouten met grote stelligheid. Wie het resultaat verstuurt, is ervoor verantwoordelijk.
  • Meld het als het ertoe doet. Laat klanten of collega’s weten wanneer AI iets heeft gemaakt waarop zij gaan vertrouwen.
  • Bij wie u terechtkunt. Eén naam of één mailbox voor vragen.

Train daarna een pilotgroep van vijf tot tien mensen uit verschillende teams. Verzamel wat werkte en wat verwarring gaf, pas de instellingen en het beleid aan, en stel het pas dan open voor het hele bedrijf.

Houd het op orde

  • Trek AI-toegang in tijdens dezelfde offboardingstap als e-mail en bestanden
  • Beoordeel elk kwartaal nieuwe AI-tools en connectoren, want de markt verandert snel
  • Controleer de bewaar- en deelinstellingen na elke grote update van een leverancier
  • Houd kort bij wie welke tool heeft goedgekeurd en waarom

Gereguleerd of gevoelig werk

Voor juridisch, financieel, medisch en engineeringwerk dat nooit buiten uw controle mag komen, kunt u private opties overwegen: enterprise-abonnementen met strengere gegevenscontroles, of AI-modellen die in uw eigen omgeving draaien. Die vragen meer beheer, dus bewaar ze voor het werk dat ze echt nodig heeft.

Als u medewerkers in de Europese Unie hebt, verwacht de Europese AI-verordening (EU AI Act) nu al van bedrijven die AI gebruiken dat hun mensen over voldoende AI-geletterdheid beschikken. Een korte training en het beleid van één pagina helpen veel om dat aan te tonen.

Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen

Korte antwoorden op de vragen die oprichters en financieel verantwoordelijken ons het vaakst stellen.

Stel ons nog een vraag

Op een zakelijk abonnement is het veel veiliger dan op persoonlijke accounts. ChatGPT Business en Enterprise geven het bedrijf beheerderscontroles, single sign-on en bewaarinstellingen, en OpenAI verklaart dat zakelijke gegevens op die abonnementen standaard niet worden gebruikt om zijn modellen te trainen.

Hoe SF3 Technologies helpt

Wij richten ChatGPT, Claude, Copilot en Gemini in op bedrijfsaccounts met beheerderscontroles, schonen de machtigingen op die deze tools overnemen, en geven uw team een kort beleid waar het zich ook aan zal houden. SF3 Technologies is lid van het Microsoft AI Cloud Partner Program en adviseert over alle platforms zonder voorkeur voor een van deze. Elke werkruimte wordt aangemaakt op naam van uw bedrijf en beheerd vanuit uw eigen Microsoft 365 of Google Workspace via speciale beheerdersaccounts.

Vraag een AI-readinesscheck aanAI-readiness

Deze gids bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Abonnementen en voorwaarden van leveranciers veranderen vaak, dus controleer vóór aankoop de actuele voorwaarden van elke leverancier.